Різними науковцями розглядаються різні аспекти документаційного забезпечення. Зокрема, Г.І. Балібардіною розкривається поняття нормативної бази документаційного забезпечення управління.

Що ж до поняття документа, а зокрема управлінського документа, то воно вивчається багатьма авторами. Н.М. Кушнаренко розглядає визначення документа як складової різних галузей діяльності. В.Т. Савицький наводить ґрунтовну класифікацію функцій документа. Поняття управлінського документа розглядається в ряді електронних публікацій, зокрема у проекті закону «Про діловодство», а їх детальна класифікація подається Г.Беспянською.

В українській науці суттєва увага приділяється аналізу правового статусу органів державного управління, проблемам організації і функціонування органів виконавчої влади, співвідношенню функцій місцевого самоврядування та його органів з функціями держави (слід назвати таких учених, як В.Авер’янов, В.Борденюк, М.Селівон, В.Шаповал). Але в роботах названих авторів основна увага приділялася конституційно-правовим аспектам діяльності зазначених органів, водночас питання стосовно реалізації ними державної політики у сфері документаційного забезпечення органів місцевого самоврядування не аналізувались.

Окремі аспекти організаційно-правових засад документаційного забезпечення державного управління сфери соціального захисту населення висвітлювались у дослідженнях таких авторів, як Савицький В.Т. та ін.

Гіпотеза дослідження базується на припущенні, що впровадження рекомендацій, сформульованих у дослідженні, матимуть практичне значення для вдосконалення роботи зі службовими документами в органах місцевого самоврядування, зокрема зі зверненнями громадян, а також для розроблення нормативних та методичних документів з організації документаційного забезпечення в цих органах, використання яких забезпечить належну якість складу їх документаційних фондів.

Об’єктом даного дослідження є система документаційного забезпечення державного управління, що розглядається на прикладі виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради.

Предметом дослідження є організація ефективної системи методів оптимізації документаційного забезпечення органів місцевого самоврядування та особливості документообігу в апараті виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради.

У дипломній роботі ставиться за мету науково-теоретично обґрунтувати формування та реалізацію документаційного забезпечення державного управління України на рівні виконавчих органів місцевого самоврядування та розробити шляхи оптимізації організації ефективної роботи з документами та документообігом на основі комплексного аналізу діяльності апарату виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради, зокрема, який здійснює організаційне, інформаційне, аналітичне, матеріально-технічне та інше забезпечення діяльності головного управління та його відділів.

Реалізація поставленої мети дипломної роботи вимагає вирішення ряду конкретних завдань, а саме:

Ш проаналізувати сутність документаційного забезпечення процесу управління, з’ясувати зміст його складових та дати обґрунтоване визначення поняттю “документаційне забезпечення”;

Ш дослідити систему документаційного забезпечення органів державного управління, її місце та роль у формуванні та реалізації державної політики України;

Ш дати оцінку сучасному стану документаційного забезпечення та організації роботи з документами в органах виконавчої влади, а також рівень їхньої автоматизації, нормативного і методичного забезпечення як складових діловодства;

Ш дослідити роль органів місцевого самоврядування у виконанні повноважень;

Ш охарактеризувати зміст заходів щодо підвищення ефективності документаційного забезпечення в державного управління;

Ш просистематизувати документи, що перебувають в обігу управління промисловості виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради та проаналізувати етапи роботи з ними;

Ш відстежити особливості документаційного забезпечення в Івано-Франківській міській раді;

Ш описати переваги реєстрації вхідної та вихідної документації за допомогою комп'ютера;

Ш охарактеризувати ефективність організації документаційного забезпечення управлінської діяльності виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради;

Ш порівняти переваги і недоліки паперового та безпаперового опрацювання інформації та методів її зберігання;

Ш на основі аналізу існуючої системи документаційного забезпечення органів державного управління розробити оптимальну модель її управління, запропонувати методи підвищення ефективності функціонування систем документаційного забезпечення в апараті виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради.

Методологія дослідження. Під час дослідження були використані такі дослідницькі методи: метод синтезу та поняттєвого аналізу, історико-порівняльний, системного аналізу, метод порівняльного та компетентного аналізу законодавства державного управління та місцевого самоврядування, метод обробки кількісних даних, а також візуальні методи дослідження – графи, схеми, діаграми, котрі дали змогу отримати синтезоване уявлення про досліджувальний об’єкт.

Проведено дослідження правового, організаційного, фінансового та кадрового забезпечення виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради. Методом спостереження вивчено потреби населення в підтримці держави та соціальних послугах, рівень їх надання.

Наукова новизна роботи полягає в тому, що в ній вперше в українському документознавстві та державному управлінні документаційне забезпечення установи розглянуто як комплексне явище, від рівня якого залежить ефективність виконання установою її профільних завдань. Виокремлено складові системи документаційного забезпечення установи, науково обґрунтовано чинники, що забезпечують досконалий рівень організації діловодних процесів у сучасних установах. Розроблено модель організації служби діловодства на прикладі конкретної установи. Розглянуто шляхи оптимізації документаційного забезпечення управлінського апарату установи з точки зору функціонування високо кваліфікованої діловодної служби.

Теоретичну джерельну базу дослідження складають напрацьовані концептуальні положення, що стосуються теми дипломного дослідження, а саме: Концепція формування та функціонування інтегрованої інформаційно-аналітичної системи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, нормативно-правові акти в галузі діловодства та документознавства сфери соціального захисту сучасної України з часу проголошення її незалежності, Закони України «Про державну службу», «Про місцеве самоврядування», «Про боротьбу з корупцією», «Про звернення громадян», «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про обов’язковий примірник документів»; ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять; ДСТУ 4163:2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів; «Примірна інструкція