Крім того, слід було б передплачувати деякі спеціалізовані видання не тільки для загального відділу, але й для інших підрозділів організації.

Як бачимо, в Івано-Франківській міській раді далеко не досконалими залишаються як процеси документаційного забезпечення, так і сама довідкова база цієї сфери. Впровадивши новітні технології, зокрема системи електронного документообігу, а пізніше і електронного урядування, та забезпечивши працівників у їхній діяльності необхідною інформацією, можна значно покращити процеси документаційного забезпечення та підвищити їх ефективність.

ВИСНОВКИ

У дипломній роботі отримані результати, які в сукупності дають змогу розв’язати важливу проблему організації документаційного забезпечення у державному управлінні. Проведене дослідження свідчить, що вихідна методологія правильна, поставлені завдання реалізовані, покладена в основу дослідження наукова позиція автора в основному себе виправдала. На підставі здійсненого дослідження зроблені такі висновки та пропозиції:

1. Розбудова власної нормативно-правової бази, системи органів державного керування, намагання демократизувати буття українського суспільства, з одного боку, і підвищення рівня громадської активності – з другого, посилили роль органів місцевого самоврядування у розв’язанні проблем територіальної громади, захисту соціальних прав її членів.

2. Зміст основної профільної діяльності органів місцевого самоврядування полягає у його документаційних відносинах з державними органами та громадянами. Водночас характер цих відносин, а також документування внутрішньообігової управлінської інформації, організування роботи зі службовими документами (обсяги потоків яких у зазначених органах мають сталу тенденцію до збільшення) залишаються невивченими.

3. Актуальність такого дослідження зумовлюється впровадженням нових інформаційних технологій у діяльність державних органів, методів інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень, нових підходів до організування діловодних процесів. Ці напрями діяльності у поєднанні із традиційною технологією діловодства в органах місцевого самоврядування у межах дослідження названо документаційним забезпеченням діяльності зазначених органів.

4. На сьогодні ДЗ діяльності органів місцевого самоврядування регламентується низкою законодавчих актів, нормативних та методичних документів, які розробляються як на державному рівні, так і на місцевому (зокрема державними архівами областей). Основним документом, який унормовує документування та організування роботи зі службовими документами у відповідних органах, є індивідуальна інструкція з діловодства. Незважаючи на те, що у цілому всі діловодні процеси, які здійснюються в органі місцевого самоврядування, регламентовані, низка питань, що стосуються організації ДЗ діяльності саме цих органів потребує вирішення шляхом видання загальнодержавних нормативно-методичних документів, зокрема із врахуванням специфіки прийняття ними рішень як колегіальними органами. Так, підвищенню рівня документування та роботи зі службовими документами в органах самоврядування сприяло б розроблення та впровадження інструкції з ДЗ в органах місцевого самоврядування, порядку документування сесій органу місцевого самоврядування та засідань його виконавчого комітету, примірної номенклатури справ апарату органу місцевого самоврядування.

5. Серед основних напрямів роботи Івано-Франківської міської ради, яка здійснює ДЗ є: розроблення організаційно-правових документів для регулювання документаційних процесів у виконавчих органах ради; підготовка, проведення та документальне оформлення сесій ради, засідань виконкому ради, колегій органу самоврядування, апаратних нарад, засідань постійно діючих комісій, семінарів з питань підвищення кваліфікації службовців; надання методичної допомоги з питань документування та організування роботи зі службовими документами завідувачам інших відділів та управлінь місцевої ради. Крім впровадження загальнодержавних документів з уніфікації організації ДЗ, удосконалення діяльності ІФМР вбачається в необхідності створення аналітично-інформаційного підрозділу, який здійснюватиме моніторинг та вивчення питань реалізації ДЗ, аналізування потоків документації, ефективності роботи органу із зверненнями громадян, реалізацію методів інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень. Необхідною є організація в структурі міської ради так званих «трудових архівів», де мають зберігатися документи з особового складу ліквідованих юридичних осіб.

6. Кожна установа має свої особливості документаційного забезпечення та ведення роботи з документами. Ці особливості були розглянуті нами на прикладі Івано-Франківської міської ради. Документуванням діяльності Івано-Франківської міської ради та її виконавчого комітету, а також організацією діловодства займається загальний відділ.

7. Процеси документаційного забезпечення в Івано-Франківській міській раді частково автоматизовані, тобто комп’ютеризовано процеси реєстрації та контролю за виконанням документів. Це значно зменшило затрати часу на пошук необхідної інформації та підвищило ефективність діловодних процесів. У діяльності ради використовується значна кількість джерел інформації, однак не вистачає спеціалізованих видань, які необхідні зокрема в процесі організації роботи з документами.

8. Забезпечити високий рівень документування управлінської інформації в такому органі місцевого самоврядування як виконавчий комітет Івано-Франківської міської ради дозволяє застосування норм національного стандарту на організаційно-розпорядчу документацію, збірників уніфікованих форм на цю та іншу управлінську документацію. Раціональним є застосування електронних шаблонів видів документів, які створюють у діяльності органів місцевого самоврядування, що дозволяє підвищити рівень складення текстів, оформлювання інших реквізитів документа, уніфікувати та прискорити процес підготовки службових документів. Важливим є вирішення питання щодо раціонального та оперативного проходження документів в апараті ради, оптимізації маршруту руху яких сприятиме чітке розмежування компетенції між головою органу самоврядування та його заступниками, керівниками й заступниками відділів, працівниками служби ДЗ. Одним з важливих напрямів діяльності в службі ДЗ органу місцевого самоврядування є контроль виконання документів, належне організування якого у кінцевому підсумку забезпечить реалізацію інтересів територіальної громади.

9. Основними перспективними напрямами ДЗ діяльності Івано-Франківської міської ради слід вважати: використання електронних інформаційних ресурсів, зокрема веб-ресурсів органів державної влади в діяльності органів місцевого самоврядування, а також засобів Інтернет, зокрема в роботі зі зверненнями громадян, забезпечення прозорості функціонування ради та її зв’язку з територіальною громадою шляхом розміщення на сайті ради необхідних організаційних