Загальними вимогами під час використання будь-якого методу є максимальна швидкість і оперативність за найменших витрат на виконання оперативних замовлень оптових покупців. Вибір же методу постачання залежить від особливостей товарів та умов роботи торговельних підприємств.

Продаж товарів з особистим відбиранням представником роздрібного підприємства застосовується, як правило, під час продажу товарів складного асортименту (більшості непродовольчих товарів, кондитерських виробів, консервів тощо), а також маловідомих товарів. При особистому відбиранні товарів представники роздрібних підприємств мають можливість детально ознайомитися з їх асортиментом, одержати кваліфіковану консультацію щодо якості і властивостей товарів, підібрати товари відповідно до попиту населення.

Ознайомлення з асортиментом і відбір товарів провадиться безпосередньо на складах чи в спеціальних залах товарних зразків.

Відбирання товарів безпосередньо на складах створює певні незручності як для покупців, так і для працівників складу, тому що тут нерідко одночасно ведеться робота з приймання товарів, розміщення їх на зберігання, комплектування і відправлення партій товарів. До того ж багато товарів зберігаються на складі в упакованому виді, і немає можливості оглянути весь наявний асортимент. Щоб вибрати необхідні товари, покупцям доводиться затрачати багато часу, особливо коли склади розташовані в різних місцях. При такому способі відбирання товарів товарознавці оптових баз відсторонюються від організації продажу товарів і від обслуговування покупців, що також є небажаним.

Для кращого обслуговування покупців оптові підприємства влаштовують зали (на невеликих базах – кімнати) товарних зразків, де організовується виставка всіх наявних на складах оптового підприємства товарів, приймаються й оформляються замовлення покупців. Зал товарних зразків зазвичай розміщують в адміністративній частині будинку бази. Він обладнується у вигляді виставки, на якій експонуються зразки всього наявного на оптовій базі асортименту товарів. Тут також розміщуються робочі місця товарознавців-реалізаторів і фактористів, які залежно від спеціалізації складів формуються у відповідні відділи (групи). Очолює роботу залу товарних зразків заступник директора бази.

Планування залу товарних зразків має забезпечувати зручне розміщення робочих місць персоналу, добрий огляд товарів і вільний доступ до них покупців. Обладнання, як правило, виставляється рядами перпендикулярно проходу, утворююча секції, в кожній з яких розміщуються зразки товарів однієї або кількох споріднених комплексністю попиту товарних груп, а також робочі місця товарознавців. Зразки товарів розміщуються по групах, а всередині груп – по видах, матеріалу виготовлення та інших товарних ознаках. При цьому бажано, щоб розміщення товарів здійснювалося в такому самому порядку, як і на складах. Для полегшення особистого відбирання товарів під час розміщення товарних зразків керуються такими основними принципами:

- кожен зразок розміщується тільки в одному місці. До нього прикріплюється ярлик з вказанням назви товару, номенклатурного номера, ціни, ґатунку тощо;

- зразки розміщуються за товарними групами з урахуванням спорідненості попиту з метою полегшення підбору потрібного асортименту товарів;

- за товарами закріплюють постійні місця і викладають на них зразки так, щоб забезпечити наглядність і привабливість виставки;

- зразки нових товарів негайно доставляють на виставку, а після завершення продажу товарів – відразу ж знімають з виставки.

Організація показу товарів, поновлення і поповнення їх у залі товарних зразків, інформування покупців про наявність товарів, їх споживчі властивості і методи продажу здійснюється товарознавцями-реалізаторами. Приїзд покупців для особистого відбирання товарів у залі товарних зразків здійснюється відповідно до затвердженого графіка.

У залі товарних зразків покупці відбирають товари відповідно до попиту покупців за окремими найменуваннями, сортами, видами і різновидами товарів.

Перед відбиранням товарів на складі представники роздрібних торговельних підприємств аналізують стан товарних запасів на своїх підприємствах, зіставляють їх кількість з установленими нормативами та строками реалізації. Це значно підвищує ступінь достовірності разових замовлень на поточне завезення товарів

Товарознавець-реалізатор разом з представником покупця уточнює й оформляє в трьох примірниках замовлення на відбирання товарів на складі, яке підписує представник покупця і товарознавець-реалізатор (один примірник передається покупцю для контролю, другий – для виписування рахунка-фактури, третій – на склад для підготовки товарів до відпуску). Під час уточнення замовлення товарознавці повинні боротися з неправильними тенденціями, які зводяться до відбору тільки найбільш ходових товарів і небажання торгувати новими, більш трудомісткими і малорентабельними товарами, які також потрібні покупцям.

Торгові працівники відділу продажу здійснюють приймання й обробку замов-лень, розраховують їхню вартість, визначають розміри знижок і надбавок, оформ-ляють документи (накладні, чеки), контролюють виконання замовлень. Для поліп-шення якості обслуговування клієнтів вони беруть участь у формуванні торгового асортименту, стежать за станом товарних запасів на складі, ведуть журнал обліку товарів, що користуються попитом, але їх немає у товарній номенклатурі оптового торгового підприємства чи на складі.

Для прискорення оформлення замовлень застосовується уніфікована форма замовлення чи типових договорів на постачання товарів з зазначенням всіх постійних реквізитів, а також використовується система передачі даних по каналах зв'язку в головну комп'ютерну систему оптового підприємства, де здійснюється підготовка необхідних документів для проведення торгової операції. Використання автоматизованих карток, що містять найрізноманітнішу інформацію про покупця, дозволяє скоротити час оформлення замовлень. На обслуговування одного клієнта у відділі продажу затрачається не більш 8 хвилин. Таким чином, працівники можуть обслужити приблизно 50 покупців у день.

Найбільш складним завданням для працівників відділу продажу є робота з претензіями, що виникають після доставки товару клієнту і документальному оформленню приймання. У цьому разі необхідно встановити відповідальність сторони, з вини якої відбулося те чи інше порушення умов постачання чи ушкодження товарів.