Організаційна структура готельного комплексу в його канонічному розумінні складає комплекс відділів (служб, департаментів), які умовно можна розділити на дві групи. Функція служб першої полягає в безпосередньому контакті з гостями та оперативному їх обслуговуванні. В англійському варіанті цю групу вдало називають “front-office”. Якщо подумки пройти за гостем, що прибуває, можна скласти уявлення про структуру цієї частини організаційної структури готелю. Першою точкою контакту є співробітник гаражної служби, що бере на себе обов’язки по паркові та консервації автомобіля гостя. Далі естафету приймає посильний у холі, приймаючи багаж. Гість реєструються у портьє, ідентифікуючи свою броню (якщо така є), заповнюючи картку гостя, одержуючи та сплачуючи за номер. Все. Чистоту і спокій тим часом підтримує служба номерного фонду і чергові на поверхах. Ланцюжок невеликий, але оскільки перші враження найважливіші, і виправити їх шансу не представиться, координація тут надзвичайно важлива. При приїзді гостя необхідно знати наперед, мати вільний і повністю підготовлений і функціонуючий житловий номер. Процедура ідентифікації і реєстрації провинна проходити швидко без помилок. Саме в спрощенні та прискорені цього процесу і полягає основна функція готельної АСУ.

Дещо інша ситуація має місце в групі відділів, робота яких присвячена функціонуванню внутрішніх механізмів готелю, а саме: відділі маркетингу, бухгалтерії (фінансовий відділ), адміністрації. Саме сюди стікається велика частина інформації, тут вона систематизується та аналізується. Це так званий back-office готелю.

Розглядаючи потоки інформації (а саме її отримання, зберігання, обробка, аналіз і відображення лежить на основі АСУ), виділимо наступні ланки в ланцюжку:

подача запиту з інформацією про бронювання (ім’я і координати гостя, терміни та параметри броні, її ідентифікатор);

пошук номера, що задовольняє запиту, його резервування;

приїзд клієнта, його ідентифікація та реєстрація (запитується ряд даних від імені клієнта до його місця проживання і роботи – останнє необхідне для пошуку боржників і підтримки контактів з постійними клієнтами);

контроль регулярного обслуговування (прибирання, доставка преси, сніданків та ін.);

інформація про оплату за проживання, послуг, внесених депозитів і так далі – баланс рахунку гостя;

попередження про закінчення терміну проживання і процедура виселення і розрахунку, або продовження терміну надання послуг розміщення.

Цей список далеко не повний, проте представляє основні функції системи,

більш ніж достатні для успішного функціонування готелю, такого як «Надія».

Типова система автоматизації діяльності готелю у своїй структурі об’єднує такі відділи, що знаходяться в оперативній взаємодії один з одним. Фізично вся інформація, що генерується, знаходиться на центральному сервері готелю і є базою даних, що об’єднує цілком стандартний набір базових таблиць: номери, клієнти, броня, рахунки, звіти.

За допомогою наборів форм і інструментів для відображення і зміни поточної інформації, що знаходяться на робочій станції кожного конкретного відділу, співробітник дістає можливість оперативно діставати доступ до віртуальної моделі готелю, що дозволяє реєструвати броню, заселяти та виселяти гостей, встановлювати та змінювати тарифи, вести архів подій і програмними засобами аналізувати поточний стан і динаміку роботи готелю.

Розглядаючи готель як сукупність функціональних відділів, одержимо таку структуру готелю (див. рис.11).

В даний момент далеко не кожна система об’єднує всі ці модулі в одне ціле. У зв’язку з широким розповсюдженням спеціалізованих програмних продуктів, складністю розробки власних конкурентноздатних проектів або незатребуваністю цих модулів великою кількістю клієнтів, деякі зі складових частин АСУ не входять в основний пакет і встановлюються окремо. Найчастіше це стосується модуля бухгалтерії, ресторану і забезпечення додаткових і часто нестандартних послуг, наприклад, тарифікації телефонних розмов, послуг платного телебачення, системи електронних платежів і т.п.

В якості бухгалтерської системи використовуються в основному продукти компанії 1:С, що зарекомендували себе як потужні, гнучкі та легкі у використанні інструменти ведення бухгалтерського обліку.

Серед АСУ ресторану найбільш популярні наступні розробки Tilly Pad, Магія, Компас, R-keeper, що мають солідний послужний список впровадження, зокрема а готелях. Ці системи ведуть облік пакетів послуг харчування, нараховують оплату за послуги ресторану на рахунок гостя, контролюють харчування гостей, що проживають за різними тарифами.

У разі надання готелем послуг зв’язку корисно буде встановити програмовані АТС (Alcatel, Ericsson, Siemens, NEC, Definity, Meridian, GDX, Bosh, Panasonic та ін.). За наявності в АТС спеціального програмного забезпечення для готелю система може підтримувати функції управління станцією: тарифікація дзвінків з одночасною проводкою відповідних сум на рахунок гостя в режимі реального часу, відключення телефону в номері у випадку перевищення депозиту, а також дистанційне встановлення поточного стану номера (н-д, прибраний чи ні) за допомогою набору відповідного цифрового коду на телефонному апараті.

Серед систем контролю доступу до платних телеканалів, популярністю користуються General Satellite і Guest Link. Інтегрувавши їх в АСУ готелю, можна автоматично нараховувати вартість перегляду платних телеканалів, встановлювати та виключати можливість доступу до них.

Основою будь-якої готельної АСУ є так звана РМS, або система управління номерним фондом. Вона зосереджує в собі інформацію про його поточний стан, проживаючих і очікуваних гостях і їх рахунках.

Умовно всю інформацію можна розділити на декілька функціональних груп (безпосереднє втілення їх в базах даних інформаційної структури кожної конкретної АСУ залежить від особливостей замовлення і образу мислення розробника): дані по клієнтах, по номерах, рахунках гостей і бронюванню.

Структура бази даних клієнтів (саме клієнтів, а не гостей, оскільки гість, що виїхав, більш гостем не є, але залишається клієнтом, якого пам’ятають і чекають) по суті повторює пункти використовуваної при реєстрації картки гостя, де постоялець, що