Управління архівною справою й діловодством у регіонах здійснюють місцеві державні архівні установи, підзвітні й підконтрольні відповідному органу виконавчої влади та Державному комітету архівів України. Державний архів в Автономній республіці Крим, державні архіви областей України, міст Києва і Севастополя поряд із управлінськими функціями реалізують своє пріоритетне призначення – постійно зберігають документи Національного архівного фонду, що мають регіональне значення.

Центральні державні архіви і місцеві архівні установи як галузеві й регіональні науково-методичні центри працюють над створенням документального літопису історії архівної справи, впровадженням результатів наукових досліджень, організовують наукові конференції, проводять публікаторську й консультативну діяльність. Дедалі більшу популярність здобувають періодичні видання, засновані архівами або з їхньою участю: альманах "Константи" (Херсон), журнал "Кримський архів" (Сімферополь), інформаційний вісник "Архівіст" (Суми), "Праці Державного архіву Одеської області" (Одеса). Регіональні архіви беруть активну участь у реалізації затвердженої 2000 р. програми "Архівні зібрання України", що передбачає видання архівних довідників, які сприяють розширенню доступу до архівної інформації і висвітлюють склад і зміст НАФ. У рамках цієї програми вийшли путівники ЦДАГО України, ЦДІАЛ України, ЦДАМЛМ України, державних архівів Чернігівської, Сумської, Херсонської областей, "Кінолітопис: Анотований каталог кіножурналів, документальних фільмів і кіносюжетів (червень 1945- 1955)" ЦДКФФА України. З метою стимулювання архівознавчих досліджень в регіонах 2000 р. було запроваджено галузеву премію імені Василя Веретенникова за кращі наукові дослідження в галузі архівної справи та документознавства.

Ще однією ланкою системи архівних установ є архівні відділи районних державних адміністрацій, підзвітні й підконтрольні головам районних державних адміністрацій і Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державним архівам областей, міст Києва і Севастополя, а також Держкомархіву України. Вони здійснюють управління архівною справою та діловодством на території району і тимчасове/постійне зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення.

Окрему групу архівних установ складають спеціалізовані архівні установи – трудові архіви. Вони створюються місцевими органами виконавчої влади й органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не відносяться до НАФ.

Державне зберігання НАФ здійснюють також галузеві державні архіви та архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв і бібліотек.

У 1990-х роках – на початку 2000-х років статус галузевих архівів одержали архіви Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державного комітету України з питань гідрометеорології, Фонду державного майна, Департаменту з питань виконання покарань України, Державний картографо-геодезичний фонд України, Державний інформаційний геологічний фонд України, Міністерство закордонних справ, документи яких мають визначену специфіку. Найважливіша новація цих архівів складається у відкритті доступу до їхніх фондів для дослідників. З цією метою уніфіковано відповідно до загальних нормативів опису фондів, створено довідковий апарат [14].

Найбагатші фонди серед архівних підрозділів державних наукових установ, музеїв і бібліотек мають інститути рукопису й архівознавства Національної бібліотеки України імені В. Вернадського, відділи рукописів Львівської наукової бібліотеки імені В. Стефаника, Інституту мистецтвознавства, фольклористики й етнології імені М. Рильського НАН України, Відділ рукописних фондів і текстології Інституту літератури імені Т. Шевченко НАН України, наукові архіви Інституту історії України й Інституту археології НАН України, Відділ колекцій рідкісних видань і рукописів ЦНБ Харківського національного університету ім. В. Каразіна, Національний музей історії України, Музей мистецтв ім. Б. і В. Ханенко.

Для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі і територіальним громадам, створюються також архіви й архівні підрозділи об'єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, установ і організацій, засновані на колективній і приватній формах власності. Чисельність цих установ має тенденцію до зростання в міру здійснення економічних реформ, розвитку приватного підприємництва, утворення нових громадських об'єднань, політичних партій.

У перспективі систему архівних установ можуть поповнити архіви, засновані фізичними особами на приватній формі власності. Ст. 33 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" дозволяє створення таких архівних установ з наданням права зберігати архівні документи, що не належать державі та територіальним громадам.

Фактично модель організації архівної справи, орієнтована на злагоджене функціонування чітко структурованої ієрархічної мережі архівних установ і громадських об'єднань архівістів, апробована впродовж десятиліття незалежності України, не є догмою. З одного боку, сучасні тенденції децентралізації архівної справи на рівні держави, що виявляються в розширенні повноважень державних архівів областей, які стали органами регіонального управління, та утворенні нових галузевих державних архівних архівів, свідчать про необхідність пошуків шляхів її удосконалення. З другого боку – трансформаційні процеси в архівних службах зарубіжних держав, поглиблення міжнародного співробітництва й поінформованості завдяки мережі Інтернет щодо архівних ресурсів спричиняє необхідність узагальнення світових тенденцій архівістики й реалізації результатів такого аналізу в архівній практиці України.

Загалом формування системи архівних установ за доби незалежності України характеризується яскраво вираженими інтеграційними тенденціями в діяльності архівних установ, виробленням і реалізацією державної політики в галузі архівної справи, формуванням Національного архівного фонду як складової частини вітчизняної і світової історико-культурної спадщини, чітким структуруванням