Облік касових видатків ведеться за кодами економічної кла-сифікації, тому в первинних документах на списання грошей з бюд-жетних (реєстраційних) рахунків обов'язково необхідно вказувати цільове призначення (код) видатків.

Фактичні видатки, на відміну від касових, це дійсні видатки установи для виконання кошторису, що підтверджені відповідни-ми первинними документами. Прикладом фактичних видатків мо-жуть бути операції нарахування заробітної плати працівникам, спи-сання витрачених медикаментів та продуктів харчування, списан-ня витрат на відрядження за поданим авансовим звітом, нараху-вання внесків до спеціальних фондів на соціальні заходи.

Такий розподіл видатків в обліку визначається необхідністю контролю з боку держави за використанням коштів. Облік касових видатків забезпечує інформацію про касове виконання кошторису

та залишки невикористаних асигнувань на кожну конкретну дату. Облік фактичних видатків дає можливість контролювати хід фак-тичного виконання кошторису видатків установи в цілому та дотри-мання встановлених норм за окремими статтями і структурними підрозділами. Облік фактичних видатків, як і касових, ведеться за кодами економічної класифікації видатків бюджету.

Касові та фактичні видатки на практиці найчастіше не збіга-ються у часі, оскільки в їх основу покладено різні принципи запису бухгалтерських операцій: для касових видатків — це касовий ме-тод, при якому запис доходів і видатків здійснюється в момент от-римання коштів, незалежно від періоду, до якого вони належать; для фактичних видатків — це метод нарахувань, за яким запис опе-рацій здійснюється в момент їх визначення (нарахування), а не в момент фактичного витрачання (виплати) коштів. Так, наприклад, фактичні видатки за кодами 1110 «Оплата праці працівників бюд-жетних установ», 1120 «Нарахування на заробітну плату» та деякі інші у часовому вимірі випереджають касові, тобто нарахування заробітної плати та внесків на соціальні заходи відбувається рані-ше, ніж отримання грошей в касу на виплату зарплати або перера-хування коштів у відповідні фонди. За іншими кодами, як правило, касові видатки випереджають фактичні. Наприклад, спочатку пе-рерахування коштів за продукти харчування (касові видатки за кодом 1133), а потім списання витрачених продуктів після їх отри-мання та використання (фактичні видатки за тим же кодом 1133). Якщо касові та фактичні видатки збігаються у часі (що буває до-сить рідко), їх називають прямими видатками.

Основні види касових і фактичних видатків у розрізі окремих ко-дів економічної класифікації видатків бюджету наведені в табл. 2.4.

Порядок обліку касових і фактичних видатків регулюється «Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ» та «Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ», затвердженими ДКУ 10.12.1999 р. № 114.

Облік касових видатків ведеться на синтетичних рахунках 31 «Рахунки в банках» та 32 «Рахунки в казначействі» у розрізі відпо-відних субрахунків. Ці рахунки є активними, грошовими. За дебе-том відображаються суми грошових коштів, що були отримані у вигляді фінансування і плати за надані послуги, а за кредитом — використання вказаних грошових коштів та повернення плати.

Облік операцій з руху грошових коштів при меморіально-ордерній формі обліку в бюджетних установах ведеться в «Накопичувальних відомостях руху грошових коштів загального

Таблиця 2.4.

Основні види касових і фактичних видатків бюджетних установ

Коди видатків | Касові видатки |

Фактичні видатки

1110 | Отримано кошти в касу установи для виплати заробітної плати | Нараховано заробітну плату

1120 |

Перераховано у Пенсійний фонд, Фонди соціального страхування нарахування на зарплату і відрахування із зарплати | Нараховано внески на соціальні заходи та відрахування із заробітної плати

1131 |

Перераховано кошти за канцелярське приладдя, інші господарські матеріали | Списано канцелярське приладдя та витрачені господарські матеріали

1132 |

Перераховано кошти постачальникам за медикаменти і перев'язувальні засоби | Списано витрачені медикаменти і перев'язувальні засоби

1133 | Перераховано кошти постачальникам за продукти харчування | Списано витрачені продукти харчування

1140 | Отримана готівка для видачі під звіт на відрядження | Списано на видатки суму авансового звіту про відрядження

1163 |

Перераховано кошти за використану електроенергію і т. ін. | Списано на видатки вартість використаної електроенергії на підставі документів електропостачальницької організації

(спеціального) фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)» т. ф. № 381 (бюджет) і № 382 (бюджет) — мемо-ріальні ордери № 2 і № 3, затверджених наказом ДКУ від 27.07.2000 р. № 68. Якщо в установі використовується журнально-ордерна форма обліку, то такий облік ведеться у журналі 1 типової форми, затвердженої наказом МФУ від 29.12.2000 р. № 356.

Аналітичний облік касових видатків у бюджетних установах і централізованих бухгалтеріях ведеться у «Картці аналітичного об-ліку касових видатків» типової форми, затвердженої наказом ДКУ одночасно з формою картки обліку касових видатків (06.10.2000р., наказ №100). Картка фактичних видатків ведеться щомісячно у розрізі кодів економічної класифікації видатків. При цьому для кожного коду функціональної класифікації видатків, для загального і спеціального фондів, для кожного виду коштів спеціального фонду складають окремі картки. Записи в картки про суми фактичних видатків здійснюють на підставі даних меморіальних ордерів і доданих до них первинних документів. Суми відшкодованих фактичних видатків записують на зворотному боці картки.

Розглянемо на умовному числовому прикладі, якими бухгалтерськими записами будуть відображені касові та фактичні видатки бюджетної установи і як зазначені операції будуть відображатися в регістрах аналітичного обліку. Для цього наведемо декілька господарських операцій з практики бюджетних установ