У заявках на видачу готівки розпорядники бюджетних коштів відмічають наявність чи відсутність заборгованості зі сплати по-датків.

На підставі перевіреної заявки органи ДКУ виписують на осіб, вказаних у заявці, грошові чеки на отримання готівки.

На підставі належно оформлених грошових чеків уповнова-жені особи розпорядників бюджетних коштів отримують готівку з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів ДКУ. Невикористана готівка повертається уповноваженими осо-бами розпорядників бюджетних коштів безпосередньо на цей са-мий рахунок за відповідними документами, при заповненні яких обов'язково вказується номер реєстраційного (спеціального реєст-раційного) рахунка, на який повинні бути зараховані кошти.

У разі прийняття рішень розпорядниками бюджетних коштів про придбання продуктів харчування та медикаментів за готівку ці розпорядники письмово повідомляють про це органи Державного казначейства України.

Здійснення видатків готівкою на придбання продуктів харчу-вання та медикаментів проводиться за тими самими документами, що й за перерахуванням, але за наявності на це дозволу головного розпорядника бюджетних коштів.

Після отримання готівки на продукти харчування, госпо-дарські товари і медикаменти до органів ДКУ подаються докумен-ти, які підтверджують здійснені видатки та взяття на облік (при потребі) матеріальних цінностей (акт придбання матеріальних цінностей, прибуткова накладна, роздавальна відомість з підписа-ми осіб, що отримали матеріальні цінності, тощо).

До каси можуть надходити гроші й з інших джерел. В усіх ви-падках при надходженні готівки бухгалтерією оформляється при-бутковий касовий ордер т. ф. № КО-1 з відривною квитанцією, яка після внесення необхідних записів видається на руки здавальнику грошей. Касові ордери дійсні лише в день їх оформлення.

Видача готівки з каси може проводитися, в першу чергу, в рахунок оплати праці, стипендій, допомоги за тимчасовою не-працездатністю, як аванс на господарські витрати та/або на відряд-ження, для зарахування на поточні (реєстраційні) рахунки. Оформляється видача готівки видатковим касовим ордером (т. ф. № КО-2), який підписують керівник і бухгалтер установи. Прибут-кові та видаткові касові ордери, перш ніж вони будуть передані касиру, реєструються у спеціальному журналі (т. ф. № КО-3). При цьому їм надаються порядкові номери. Нумерація касових ордерів наскрізна з початку року, окремо прибуткових і окремо видатко-вих. Оформлені касові ордери передаються бухгалтером особисто касиру. Видавати їх на руки особам, що отримують чи вносять кош-ти, заборонено.

Оплата праці, видача стипендій тощо може здійснюватися на основі розрахунково-платіжних відомостей, на кожній з яких по-винен бути дозвільний підпис керівника та головного бухгалте-ра. Після закриття таких відомостей на фактично виплачену суму складається видатковий касовий ордер (на кожну відомість окремо).

В установах, які мають велику кількість підрозділів або обслу-говуються централізованою бухгалтерією, виплата зарплати може здійснюватися за письмовим наказом керівника іншими, крім ка-сира, особами, з якими також укладають письмові договори про повну матеріальну відповідальність. Якщо через віддаленість об-слуговуючої установи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернена довіреною особою в касу протягом трьох днів, ви-плата зарплати оформляється через підзвітних осіб.

Видача грошей окремим особам відбувається за умови пред'яв-лення документа, що засвідчує особу одержувача (паспорта, по-свідчення). Касир у видатковому ордері фіксує відповідні дані цього документа: назву, номер, ким і коли виданий. Усі додат-ки до прибуткових та видаткових касових ордерів (акти, накладні, повідомлення) повинні гаситися спеціальним штампом або написом від руки («Оплачено», «Одержано» і т. ін.) для запобіган-ня можливості їх повторного використання.

Аналітичний облік і контроль руху грошових коштів касир веде у касовій книзі (т. ф. № КО-4). Записи у касову книгу виконуються у двох примірниках через копіювальний папір. При цьому другий примірник є відривним і слугує звітом касира, який щоденно разом з прибутковими і видатковими документами передається касиром під розписку бухгалтеру. Контроль за правильністю ведення касо-вої книги та здійсненням касових операцій покладено на головно-го бухгалтера установи.

Касова книга може вестись за допомогою технічних засобів. При цьому паралельно формуються дві ідентичні машинограми «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», реквізити яких повинні повністю відповідати т. ф. № КО-4. У кінці місяця всі при-мірники «Вкладних аркушів касової книги» брошуруються, підпи-суються керівником і головним бухгалтером і зберігаються як регістр аналітичного обліку.

У бухгалтерії звіти ретельно перевіряються, звіряються з пер-винними документами, після чого у звіті за кожною господарською операцією проставляється кореспонденція рахунків.

Для синтетичного обліку наявності та руху грошей у касі при-значений активний рахунок 30 «Каса», який має два субрахунки:

301 «Каса в національній валюті»; 302 «Каса в іноземній валюті».

Основні бухгалтерські проведення з обліку руху готівки у на-ціональній валюті України наведено в табл. 2.8.

На підставі касових звітів з указаною кореспонденцією ра-хунків здійснюють записи в «Накопичувальну відомість за касови-ми операціями — Меморіальний ордер № 1» т. ф. № 380 (бюджет) (Додаток Г) та в «Картку аналітичного обліку готівкових операцій», затверд-жену наказом ДКУ від 06.10.2000 р. № 100. В останній за кожним звітом касира записують надходження і видаток та виводять зали шок на кінець дня готівки

Таблиця 2.8

Кореспонденція рахунків за операціями обліку грошових коштів у касі в національній валюті

Зміст господарської операції | Кореспондуючі субрахунки

Дт | Кт

1 | 2 | 3

1 . Одержано в касу готівку за чеками з поточних, реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків