Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструкціями Національної академії наук України. Кошти на експедиції видаються відповідно до затвердженого кошторису.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення про відряд-ження з відмітками про дати прибуття і вибуття, а також в оригіна-лі інші документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квит-ки, рахунки, чеки, квитанції). Залишок невикористаних коштів підлягає поверненню до каси у тій валюті, в якій був виданий аванс, не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

Працівники бухгалтерії перевіряють правильність оформлен-ня звіту та законність витрачання коштів за призначенням. Перевірений і підписаний бухгалтером звіт подають на затвердження керівникові установи, який зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення про затвердження звіту.

У разі неподання в строк авансового звіту або неповернення в касу невикористаної суми авансу бухгалтерія має право відрахува-ти суму заборгованості із заробітної плати підзвітної особи з до-триманням вимог чинного законодавства.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахун-ку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» до синтетичного ра-хунка 36 «Розрахунки з різними дебіторами». На цьому ж субра-хунку обліковують видані в підзвіт талони на бензин, талони на проїзд у міському транспорті та інші грошові документи, а також кошти на виплату зарплати (в окремих випадках).

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформ-ляються такими бухгалтерськими проведеннями (табл. 4.2).

Зазначені господарські операції відображають у «Меморіаль-ному ордері № 8 — Накопичувальна відомість за розрахунками з * підзвітними особами» т. ф. № 386 (бюджет) (Додаток Є) записи в якому здійсню-ють лінійно-позиційним методом, поєднуючи синтетичний та ана-літичний облік. При цьому методі в одному рядку записують як суму виданого авансу окремій підзвітній особі, так і суму витрат згідно із затвердженим авансовим звітом, виводять залишок на кінець звітного періоду за підзвітною особою або за установою. При видачі одній особі декілька разів авансів протягом місяця її прізвище буде повторюватися у накопичувальній відомості відпо-відно до кількості отриманих авансів. Загальні підсумки накопи-чувальної відомості (за вирахуванням операцій з руху коштів у касі) переносять до книги Журнал-головна.

Таблиця 4.2.

Кореспонденція субрахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами

Зміст господарської операції | Кореспондуючі

субрахунки

Дт | Кт

1. В вдано з каси під звіт готівкою:

у національній валюті | 362 | 301

в іноземній валюті | 362 | 302

2. Подано авансовий звіт про витрачені підзвітні

суми:

а) на придбання матеріалів, продуктів харчування,

малоцінних та швидкозношуваних предметів

купівельна вартість (без ПДВ) | 231–39,221 | 362

сума ПДВ при використанні коштів загального фонду | 801, 802 | 362

сума ПДВ при використанні коштів спеціального фонду

включена до податкового кредиту | 641 | 362

не включена до податкового кредиту | 811—813 | 362

одночасно другий запис на купівельну | 801,802, | 411

вартість МШП | 811—813

б) на відрядження

за рахунок коштів загального фонду | 801,802 | 362

за рахунок коштів спеціального фонду | 811—813 | 362

пов'язане з виробництвом продукції, | 821—823 | 362

виконанням науково-дослідних робіт за договорами із замовниками пов'язане із заготівлею і переробкою матеріалів

825 | 362

3 . Повернено в касу невикористаний залишок авансу | 301,302 | 362

4. Видано під звіт талони на бензин | 362 | 331

5. Подано авансовий звіт про витрачання галонів на бензин | 801,802, | 362

811—813

6. Подано авансовий звіт про виплачену через | 661,662 | 362

підзвітну особу заробітну плату, стипендію

7. Відраховано суму невикористаного авансу із зарплати підзвітної особи | 661 | 362

2.4. Облік розрахунків з відшкодування завданих збитків

У діяльності бюджетних установ можуть бути випадки, коди в результаті проведених перевірок, ревізій, інвентаризацій вияв-лені нестачі, розкрадання, втрати від псування матеріальних цінно-стей, які повинні бути відшкодовані за рахунок винних осіб. Розмір збитків, що підлягають відрахуванню з винних осіб, визначається відповідно до затвердженого постановою КМУ від 22.01.1996 р. № 116 «Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей» (з подальшими до-повненнями) та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних мета-лів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» № 217/95-ВР.

Згідно з названим Порядком розмір збитків визначається ви-ходячи з балансової вартості відсутніх (знищених, зіпсованих) цінностей (з вирахуванням зносу), але не нижче 50% балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Держкомстат України, відповідного розміру податку на додану вартість і акцизного збо-ру за формулою:

Рз=[(Бв-А) • Іінф + Азб + ПДВ] • К

де Рз —розмір відшкодування збитків, грн;

Бв — балансова вартість на момент встановлення факту завда-них збитків, грн;

А — сума нарахованого зносу (амортизації) за час використан-ня об'єкта, грн;

Іінф — загальний індекс інфляції, що розраховується на підставі щомісячно визначених індексів інфляції;

Азб — сума акцизного збору, грн;

ПДВ — сума податку на додану вартість, грн;

К — коефіцієнт відшкодування суми збитків винною особою.

Для більшості матеріальних цінностей коефіцієнт відшкодуван-ня К = 2. Проте для деяких видів цінностей він дещо інший (табл. 4.3). З визначеної суми збитку бюджетній установі відшкодовується лише облікова вартість втрачених цінностей (пер-винна вартість за мінусом зносу), а решта перераховується до дер-жавного бюджету.

Таблиця 4.3

Коефіцієнти для розрахунку суми відшкодування завданих збитків

Вид матеріальних цінностей | База розрахунку