Відпуск матеріалів зі складу здійснюють на підставі відповід-них документів, оформлених належним чином і затверджених (підписаних) керівником установи. Усі видаткові документи на відпуск матеріалів зі складу об'єднують у дві групи: разові та нако-пичувальні. Разові документи після використання (видачі матері-алів) у той же день відображають у регістрах складського обліку. Накопичувальні документи заносять до облікових регістрів тільки після їх закриття, але не пізніше останнього дня звітного місяця. Кількість виданих матеріалів з накопичувальних документів пере-носиться до регістрів складського обліку загальною сумою після їх повного оформлення і закриття.

Кількісний облік продуктів і матеріалів на складі ведуть мате-ріально відповідальні особи у розрізі найменувань, сортів, категорій, профілів, типорозмірів або інших якісних відмінностей (оз-нак) за номенклатурними номерами у «Книзі складського обліку запасів» (т. ф. № 3-9). При значній кількості цінностей їх облік мож-на вести у «Картках складського обліку матеріалів» (т. ф. № М-12).

Картки складського обліку відкривають у бухгалтерії і запи-сують в них номер складу, найменування та якісні ознаки матері-алів, одиницю вимірювання, номенклатурний номер, облікову ціну, ліміт запасу, залишок на початок року (залишок повинен підтвер-дити підписом бухгалтер матеріального відділу). Після цього кар-тку реєструють у спеціальному журналі, присвоюють їй порядко-вий номер і передають на склад під розписку матеріально відпові-дальної особи у цьому журналі (реєстрі).

На складі картки зберігають у спеціальних ящиках-картоте-ках, де їх розміщують за номенклатурними номерами у розрізі об-лікових груп матеріальних цінностей. Картотеки повинні бути об-ладнані спеціальними пристроями, що полегшують використання карток: опорними пластинками для підтримання карток у верти-кальному положенні, розподілювачами для відокремлення одно-рідних груп карток, індикаторами з позначенням шифрів, кодів, номенклатурних номерів або букв, за якими згруповано картки. Усе це забезпечує можливість легко знайти необхідну картку, швид-ко зареєструвати господарську операцію, згрупувати об'єкти об-ліку за певною ознакою, звірити облікові дані карток з даними ана-літичного обліку в бухгалтерії, скласти звіт про рух матеріалів.

На підставі первинних документів матеріально відповідальна особа щоденно робить відповідні записи у книзі або у картках складського обліку про надходження і відпуск товарно-матеріаль-них цінностей і визначає залишок на кінець дня. Записи у книгу або картки здійснюються за кожним документом зокрема. Підсум-ки накопичувальних документів (забірних карток, відомостей на видачу матеріалів) заносяться в книгу або картку складсько-го обліку один раз після їх закриття, але не пізніше останнього дня місяця. Матеріально відповідальні особи повинні контролювати щодня дотримання норм запасів і при істотних відхиленнях фак-тичних запасів від встановлених норм повідомляти у відділ поста-чання та керівництву установи.

Періодично завідувач складом на підставі первинних докумен-тів складає «Реєстр приймання-здавання документів» (т. ф. № М-18) і разом з доданими до нього документами здає у бухгалтерію під розписку бухгалтера на другому примірнику реєстру. Бухгалтер перевіряє правильність оформлення документів для складання реєстру, ведення книги (карток) складського обліку і використовує документи для бухгалтерського обліку руху товарно-матеріальних цінностей та фактичних видатків установи.

За рішенням головного бухгалтера матеріально відповідальні особи можуть складати замість реєстру приймання-здавання доку-ментів «Звіт про рух матеріальних цінностей на складі», до якого записувати лише ті цінності, за якими відбувалися надходження та відпуск протягом звітного місяця. До такого звіту заносять кожен документ про надходження та відпуск матеріалів, вказують зали-шок цінностей на початок і кінець місяця, тому він може виконува-ти роль регістра аналітичного обліку.

3.8. Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії

Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії можна вести трьо-ма різними способами: паралельно-картковим (книжковим), в обо-ротних відомостях, оперативно-бухгалтерським (сальдовим). Ос-танній метод вважають найбільш раціональним. Зупинимося ко-ротко на характеристиці особливостей кожного з цих методів.

Паралельно-картковий (або паралельно-книжковий) метод передбачає, що в бухгалтерії ведеться кількісно-сумовий облік за всіма номенклатурними номерами товарно-матеріальних ціннос-тей, для чого для кожного виду (облікової групи) відкривають карт-ку кількісно-сумового обліку (т. ф. № 3-7) або відповідну кількість сторінок у «Книзі кількісно-сумового обліку» (т. ф. № 3-6). Записи у ці регістри аналітичного обліку здійснюють на підставі первин-них документів, що надійшли від матеріально відповідальних осіб. Укінці місяця визначають обороти і залишки з кожного аналітич-ного рахунка і складають «Оборотні відомості» (т. ф. № 3-11), підсумки яких звіряють з даними синтетичного обліку. Таким чи-ном, при цьому методі кількісний облік матеріалів у бухгалтерії і на складі дублюється, що значно підвищує його трудомісткість та вартість і викликає часте відставання аналітичного обліку від син-тетичного. Але він забезпечує подвійний контроль за рухом та збе-реженням матеріалів, постійне порівняння даних обох видів обліку (складського й аналітичного), своєчасне виявлення помилок, підви-щення достовірності облікових даних. Тому в невеликих бюджет-них установах цей метод застосовують досить часто і успішно.

Метод оборотних відомостей передбачає, що в бухгалтерії ве-дуться лише «Оборотні відомості» (т. ф. № 3-11) кількісно-сумово-го обліку за матеріально-відповідальними особами і видами цінно-стей (залишок на початок місяця, надійшло, вибуло, залишок на кінець місяця — кількість і сума). Записи в такі оборотні відомості виконують на підставі первинних документів та їх реєстру за місяць (окремо з надходження і видатку), який складають для кожної ма-теріально відповідальної особи у розрізі номенклатурних номерів. Дані такого реєстру звіряють з картками складського обліку. Замість реєстру можна використовувати