Ревізію операцій з товарно-матеріальними цінностями розпочинається з їх інвентаризації. Методика проведення інвентаризації, документальне оформлення її результатів є загальною і визначена "Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженою наказом Голови управління Державного казначейства України від 30 жовтня 1998р.№90.

Згідно цієї Інструкції результати інвентаризації виводяться шляхом співставлення фактичної наявності матеріальних цінностей з даними бухгалтерського обліку. Перевіряються записи господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку по відповідних рахунках з моменту проведення попередньої інвентаризації, при цьому слід впевнитись в реальності виведених бухгалтерією залишків, встановити кінцеві результати.

По фактах нестач і лишків матеріально відповідальні особи зобов'язані дати письмові пояснення працівнику контрольно-ревізійного органу, на основі яких встановлюється характер нестач, втрат, псування ТМЦ, а також лишків та визначається порядок регулювання різниць між даними інвентаризації і даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризація проведення в бюджетних установах має ряд особливостей, зокрема в частині регулювання інвентаризаційних різниць.

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками матеріальних цінностей і грошових коштів з даними бухгалтерського обліку регулюються установою в такому порядку:

1) матеріальні цінності виявлені в надлишку підлягають опри-буткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення доходів загального (бюджетного) фонду (кредит рахунку 702) з подальшим установленням причин виникнення надлишків і винних у цьому осіб;

2) втрата матеріальних цінностей в межах затверджених норм природних втрат списується за розпорядженням керівника установи на зменшення доходів загального фонду (дебет рахунку 702). Норми природних втрат можуть застосовуватися лише у разі виявлення фактичних недостач. За відсутності норм природних втрат втрата розглядається як нестача понад норму;

3) нестача цінностей понад норми природних втрат, а також втрати від псування цінностей відносяться на рахунок винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, нестач, знищення і псування матеріальних цінностей;

Витрати і нестачі понад норми природних втрат матеріальних цінностей, у тих випадках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, списуються з балансів лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат у подальшому в такому порядку:

1) за кошторисами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій, їхніх управлінь і відділів, виконавчих органів місцевих рад, незалежно від суми по кожному випадку нестач або псування матеріальних цінностей — відповідно з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, начальників управлінь (відділів), голів виконавчих органів місцевих рад;

2) за кошторисами установ, які утримуються за рахунок бюджету:

а) на суму до 2500 грн. включно за кожним випадком недостач або псувань матеріальних цінностей — з дозволу керівника установи;

б) на суму від 2500 грн. до 5000 грн. включно за кожним випадком нестач або псування матеріальних цінностей — з дозволу керівника вищестоящої установи;

в) на суму понад 5000 грн. за кожним випадком недостач або втрат — з дозволу керівника центрального органу виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій.

У документах, які установи подають для оформлення списання нестач понад норми природних втрат і втрат від псування матеріальних цінностей, слід вказати заходи, яких вжито задля попередження таких втрат.

При встановленні нестачі і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п'яти днів після встановлення недостач і втрат підлягають переданню до слідчих органів, а на суму виявлених недостач і втрат подасться цивільний позов.

Контролюючи повноту оприбуткування матеріалів потрібно перевірити первинні документи, записи в регістрах бухгалтерського обліку, а також провести зустрічні звірки шляхом співставлення окремих прибуткових документів з документами постачальника на предмет відповідності даних про назви постачальника, номера документа, дати, асортименту, ціни, кількості, вартості, ПДВ, суми до сплати.

Одночасно з перевіркою повноти оприбуткування матеріальних цінностей ревізор визначає правильність їхньої оцінки (договірні ціни, транспортно-заготівельні витрати на придбання матеріалів, їхній розподіл на групи, облік та розподіл відхилень від облікових цін) та переоцінки матеріальних запасів (до оцінки, уцінки).

При ревізії матеріальних цінностей необхідно перевірити, чи не допускались випадки придбання матеріальних цінностей за цінами, які вищі проти діючих ринкових чи рекомендованих цін за тендерними

угодами. Відповідно до Закону України " Про закупівлю товарів, робіт (послуг) за державні кошти " від 22 лютого 2000 року бюджетні організації повинні попередньо укладати з постачальником договори на закупівлю матеріальних цінностей на суму понад 5тис.євро на підставі тендерних торгів, які проводяться управліннями місцевих державних адміністрацій.

Перевірка умов зберігання і використання матеріалів у структурних підрозділах бюджетних установ досягається шляхом проведення інвентаризацій з одночасною перевіркою стану їхнього обліку в матеріально-відповідальних осіб.

При перевірці документів на витрачання товарно-матеріальних цінностей особлива увага звертається на обґрунтованість їх списання за цільовим призначенням та у відповідності з нормами і порядком оформлення документів.

При ревізії витрачання матеріалів ревізор повинен встановити чи супроводжується відпуск матеріалів зі складу відповідними документами:–

накладними (вимогами) форми №434 - на видачу матеріалів;–

забірною карткою форми №431- для щоденного відпуску матеріалів та палива;–

маршрутним листком - для списання паливно-мастильних матеріалів.

Перевірці також підлягають записи в нагромаджувальних відомостях по витрачанню матеріалів (меморіальний ордер № 13).

Контролюючи правильність списання матеріальних запасів ревізор керується "Інструкцією про порядок списання матеріальних цінностей