* збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад звітності за певні періоди часу за різними підрозділами або організаціями, яка задовольняє різні критерії відбору;

* збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.

Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв'язки, які дозволяють обмінюватись інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований. Специфіка інформаційного менеджменту в системі управ-ління вимагає системного підходу не тільки до аналізу пер-винної інформації, а й до її узагальнення у відповідності з циклічністю фаз (етапів) управлінського рішення, структурою органів управління, попереднім досвідом розв'язання про-блемних ситуацій та ін[11].

Діяльність у галузі інформаційного менеджменту пов'язана з проведенням таких видів робіт:

1. Виявлення кола управлінських завдань, які розв'я-зуються як на рівні всієї організації, так і в кожному з її підрозділів.

2. Оцінка значущості окремих напрямів діяльності орга-нізації на певних етапах її розвитку.

3. Уточнення складу і структури інформаційних мате-ріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.

Інформаційну складову управлінської праці становить зби-рання, зберігання, опрацювання і передача інформації. Через органи управління проходить велика за обсягом, різнома-нітністю і динамікою інформація. Одна її частина має безпосе-редньо управлінський характер, інша виражає взаємозв'язки державного апарату із суспільством, з його численними проявами і потребами, інтересами громадян. Інформацію, яка циркулює в органах державної влади, можна визначити як соціально-управлінську інформацію. Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному інфор-маційному забезпеченні, в тому числі економічною, кон'юнктур-ною, науково-технічною, оглядово-аналітичною, фактографіч-ною та іншою інформацією. Визначення поняття "інформаційне забезпечення", наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об'єкт, засоби здійснення, процесуально-діяльнісну та інформаційно-ресурсну складові[14].

Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підго-товки й надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами їх розв'язування.

Інформаційне забезпечення - комплекс методів і засобів документаційного, фактографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інфор-маційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.

Інформаційне забезпечення управління - це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі і з використанням комп'ютерних інформаційних систем) з метою аналізу одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління .

У загальному обсязі інформації, яка циркулює у складних суспільних системах, відрізняють інформацію безпосереднього управління й інформацію розвитку системи. Під інформа-цією безпосереднього управління розуміють відомості, які циркулюють по каналах конкретної системи і використовуються для вирішення завдань, які стоять перед цією системою. Під інформацією розвитку системи розуміють відомості, що містять результати науково-технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтверджується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльності, що викликано спільною структу-рою діяльності - об'єктом (документно-інформаційним ресурсом), технологією та іншими структурними компонен-тами. Виходячи з цього умовного поділу, діяльність спеціалістів у галузі документно-інформаційних ресурсів можна поділити на діяльність у галузі документаційного забезпечення системи управління або документування управлінської діяльності (document management) і діяльність у галузі інформаційно-аналітичного забезпечення (information management), які разом є скла-довими інформаційного забезпечення діяльності підприємства.

Очевидно, що організація інформаційної діяльності на підприємствах та інформаційного забезпечення управління є самостійним видом діяльності, а інформаційні підрозділи підприємств, будучи функціонально включеними до відповід-них організаційних структур, виконують специфічні функції управління інформаційною діяльністю, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як усередині організації, так і стосовно зовнішнього середовища[15].

Управлінську інформацію можна умовно поділити на три категорії:

* інформація стратегічного планування дозволяє вищому керівництву приймати рішення із встановлення довготермінових цілей, накопичення ресурсів для досягнення цих цілей і фор-мулювати політику їх досягнення (може містити перспективні оцінки середовища, економічні прогнози і демографічні тенденції);

* контрольна управлінська інформація використовується менеджерами середнього рівня для координації різних під-контрольних їм дій, приведення ресурсів у відповідність із завданнями і розробки оперативних планів;

* оперативна інформація допомагає виконувати звичайні повсякденні операції, розрахунок заробітної платні і фінансові розрахунки та ін.

Ефективність будь-якої інформаційної системи значною мірою залежить від якості інформації, яка до неї вводиться. Необхідний рівень якості забезпечується шляхом фільтрації вхідного потоку інформації.

В сучасних інформаційних системах відбір інформації є обов'язковим етапом перетворення інформаційного потоку і потребує формулювання загальних та окремих критеріїв відбору інформації на вході інформаційної системи й визначення принципів відбору документів і відомостей для різних цілей інформаційного забезпечення.

Відбір інформації - це процес виділення з інформаційного потоку найбільш цінних документів, їх окремих частин або фактичних відомостей у відповідності з прийнятими критеріями.

Критерій відбору інформації - ознака або набір ознак, на основі яких приймається рішення про включення документа або його складових до інформаційної системи.

В цілому на процес збирання інформації, її систематизації впливають як індивідуальні особливості менеджера з управління інформаційними ресурсами, так і специфічні організаційні вимоги, які ґрунтуються на необхідності оперувати зібраною інформацією. Людина, яка здійснює відбір інформації, активно переробляє інформацію, виконує сортування у відповідності з певною оціночною шкалою, наприклад за значущістю, ступенем новизни та ін. При цьому процес відбору можна представити як процес послідовного прийняття рішення про можливість виділення