Неприпустимо вводити до комірок які-небудь формули або функції. Якщо користувач бажає включити до складу бази обчислювальне поле наприклад «Загальна сума, грн.», то його потрібно заповнювати не формулами, а відповідними значеннями.

Кнопки вікна «База даних» дають змогу ви-лучити поточний запис, скасувати в ньому будь-яку зміну, повернутися до попереднього запису і перейти до наступ-ного, виконати пошук записів за кількома критеріями, а також відредагувати їх.

Праворуч у вікні форми розташовані такі кнопки.

Добавить – очищує поля для уведення нового запису бази даних. Якщо знову натиснути кнопку Добавить, то введені дані будуть додані як новий запис у кінець бази даних.

Удалить – видаляє виведений запис, інші записи бази даних зсуваються. Видалені записи не можуть бути відновлені.

Вернуть – відновлює відредаговані поля у виведеному запису, видаляючи зроблені зміни. Щоб відновити запис, необхідно зробити це перед натисканням клавіші Enter або перед переходом до іншого запису.

Назад – виводить попередній запис у переліку. Якщо був визначений критерій за допомогою кнопки Критерии, то кнопка Назад виведе попередній запис із тих, що задовольняють заданому критерію.

Далее – виводить наступний запис у базі даних.

Критерии – очищає поля для уведення критеріїв порівняння з операторами порівняння для пошуку необхідної підмножини записів.

Правка – слугує для виходу з режиму уведення критеріїв. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Очистить – видаляє існуючий критерій із вікна діалогу. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Створення бази даних завершу-ється командою Закрыть.

Базу даних можна створити також, безпосередньо вво-дячи імена і значення полів записів у комірки робочого аркуша. Цей варіант буде кращим, коли в базі міститься багато текстів, що повторюються, введення яких істотно спрощується за допомогою функції Автовведення.

Для додавання запису до бази даних необхідно:

виділити комірку в таблиці, до котрого слід додати запис;

у меню Данные вибрати команду Форма;

натиснути кнопку Добавить;

заповнити поля нового запису;

для переміщення до наступного поля натиснути клавішу Тab;

після уведення даних натиснути клавішу Enter для додавання запису;

після додавання усіх необхідних записів, натиснути кнопку Закрыть.

Нові записи будуть додані в кінець бази даних.

Для вставлення пропущеного запису необхідно виді-лити рядок, перед яким буде вставлятися запис, і активі-зувати команду Вставка > Строка. Після заповнення встав-леного таким чином порожнього рядка потрібно знову активізувати команду Добавить. Переглядають усі запи-си бази даних за допомогою вертикальної смуги прокру-чування, причому натиснення на ній дає перехід на 10 за-писів уперед або назад.

Базу даних можна сформувати і на основі наявного документа-таблиці. Для цього досить після шапки табли-ці вставити порожній рядок і заповнити його короткими іменами полів початкових даних, тобто ввести заголовний Рядок, а потім вилучити підсумкові рядки, шапку та всі поля, що обчислюються. У невеликих базах останні мож-на зберегти.

Сортування бази даних

Реляційні бази даних (списки) сортують так само, як і дані таблиць-документів: за зростанням або спаданням значень вибраних полів; за алфавітом і за послідовністю, зворотною йому; за одним, двома або трьома ключами; за рядками або стовпцями; за днями, місяцями та іншими ключами. До бази даних можна застосовувати всі основні та додаткові способи сортування даних, а також методи відновлення таблиць-документів. Адже всі інструменти сортування даних в Excel спочатку створю-валися саме для баз-списків.

Сортування дозволяє переупорядкувати рядки в таблиці по будь-якому полі. Наприклад, щоб упорядкувати дані за сумою сировини слід виділити одну комірку даного поля таблиці і викликати команду Сортировка із меню Данные.

У полі прихованого переліку Сортировать по вибирається поле, по якому будуть відсортовані дані, і тип сортування:

по возростанию – цифри сортуються по зростанню, текст – за абеткою, логічні вираження – ЛОЖЬ передує ИСТИНА.

по убыванию сортування в зворотному порядку.

У полі прихованого переліку Затем по - вказується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в першому ключовому полі. У другому полі Затем по указується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в перших двох ключових полях.

Для сортування даних також використовуються кнопки . Перед їх використанням слід виділити стовпець, по якому необхідно сортувати таблицю.

При сортуванні по однім стовпці, рядки з однаковими значеннями в цьому стовпці зберігають колишнє упорядкування. Рядки з порожніми комірками в стовпці, по якому ведеться сортування, розташовуються наприкінці переліку, що сортується. Microsoft Excel дозволяє також сортувати не всю таблицю, а тільки виділені рядки або стовпці.

Пошук записів бази

В Excel процедура пошуку і селекції даних організо-вується за принципом збігу або селективним способом.

Принцип збігу передбачає повну ідентичність крите-рію значенню поля, що аналізується під час пошуку, аж до розмірів літер і кількості пропусків. Критерії при цьому подаються у вигляді текстової константи, дати або чисел, наприклад: Борошно в/г; шт.; 3,50.

Селективний спосіб пошуку реалізується за допомо-гою таких критеріїв, як відношення, логічні функції та шаблони, наприклад:

Борошно *; Борошно ? гатунку;

И (сума >=2,00; сума <=3,50);

ИЛИ (одиниці вим. =’шт.’; одиниці вим. = ’кг.’),

де * — ознака будь-якої групи символів; ? — ознака того, що в цій позиції може міститися будь-який один символ. Кри-терій Борошно* ідентифікує всі записи бази «Калькуляція», що стосуються будь якого борошна; кри-терій Борошно ? гатунку — всі записи борошна