На етапі створення бази даних, щоб розпочати ручне введення критеріїв, пошук записів, їх послідовне перегля-дання і редагування, слід активізувати команду Крите-рии, яка трохи видозмінює початкове вікно й очищає всі його поля.

Критерії – це набір умов для пошуку, що використовується для витягу даних з бази даних. Як критерії пошуку використовують значення полів по-чаткової бази, що вводять до відповідних комірок нового вікна командою Добавить. Загалом керують критеріями так само, як і записами. Шукати дані можна за одним або кількома критеріями одночасно.

Для пошуку за допомогою форми даних записів, що відповідають критерію, необхідно:

виділити комірку в таблиці;

виконати команду Данные > Форма;

натиснути кнопку Критерії;

у полях редагування ввести критерії для пошуку даних;

для виводу на екран першого запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Далее;

для виводу на екран попереднього запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Назад;

для пошуку записів у переліку по іншому критерію натиснути кнопку Критерії і ввести новий критерій;

по закінченні пошуку натиснути кнопку Закрыть.

У вікні по-казано критерії пошуку та селекції сировини, яка має назву Борошно* і ціною до З грн.

Переходять до режиму пошуку клацанням мишею на кнопці «Далее». Як результат, у початковому вікні з'являється перший із записів бази даних, що задовольняє задані критерії. Запис переглядають і в разі потреби корегують. Після клацання мишею на кнопці «Закрыть» Excel записує відновлений запис у базу да-них. Усі подальші записи переглядають у вікні за допо-могою кнопок «Назад» і «Далее».

Якщо критерію пошуку не задовольняє жоден із записів бази даних, то клацання мишею на будь-якій із кнопок вікна су-проводжується звуковим сигналом.

Повернення до поточного запису й ігнорування резуль-татів пошуку за критерієм забезпечується кнопкою «Прав-ка». Для введення чергового критерію потрібно заздале-гідь активізувати команду Очистить, після чого пошук від-новлюється. Повертаються до початкової бази даних через команду Данные > Фильтр > Отобразить все.

Основні функції для роботи з базами даних:

Для підрахунку значень та обчислень в базах даних викорис-товують функції роботи з базами даних, вони містяться у відповідній категорії – Работа с базой данных.

Всі функції роботи з базами даних починаються на літери Б, або Д, або БД. Наприклад:

БДПРОИЗВЕД(база_даних;поле;критерій) – перемножує значення певного поля б.д., що задовіільняють умові;

БДСУММ(база_даних;поле;критерій) – сумує числа певного стовпця б.д.. що задовільняють умові;

БИЗВЛЕЧ(база_даних;поле;критерій) – виводиить з б.д. один перший запис, що задовільняє умові;

БСЧЕТ(база_даних;поле;критерій) – підраховує кількість числових комірок по заданій умові;

ДМАКС(), ДМИН(), ДСРЗНАЧ() – виводить найбільше, найменше, середнє значення, що задовільняє умові.

В усіх функціях роботи з базами даних задається:

база_даних - діапазон комірок, в яких міститься вся таблиця, тобто база даних;

поле – ім’я поля (комірка), по якому здійснюється обчислення функції;

критерій – умова (діапазон комірок) для обчислення.

Наприклад: Знайти загальну ціну усіх видів борошна. Для цього у вільному місці таблиці, найчастіше внизу спочатку створюють відповідний критерій:

Потім активізують комірку в якій буде результат обчислень, майстром функцій викликають функцію БДСУММ і виділяють необхідні діапазони.

Для отримання результату натискають ОК.

Дана функція буде мати вигляд: =БДСУММ(A3:D16;D3;B20:B21).

Аналогічно використовують інші функції роботи з базами даних.

Часто при автоматизації бухгалтерських документів використовуються форми та елементи управління. Це: лічильник, лінійка прокрутки, список, поле зі списком, кнопка та ін. Наприклад при автоматизації калькуляції можна використати такі елементи;

лічильник – для вибору номера калькуляційної картки;

поле зі списком – для вибору назви продукції;

кнопку – для навантаження макросу, який буде очищати калькуляційну картку.

Для роботи лічильника, його потрібно зв’язати з коміркою, у якій буде відображатися номер картки.

Для роботи списку повинна бути база даних продукції, з якою зв’язується елемент.

Для очищення документу створюється макрос, який потім навантажується на кнопку.

ІІ. Практична частина

1. Постановка задачі та атоматизація.

Для автоматизації калькуляційної карточки та накладної на відпуск товарів я використала електронні таблиці Excel, створила робочу книгу «Автоматизація калькуляційної картки.xls». Робоча книга складається з таких робочих Листів: Дані, Продукція, Накладна і Калькуляція.

Лист Дані – це база даних продуктів, з яких виготовляються хлібобулочні вироби на підприємстві. База даних складається з № по порядку, назви продуктів, одиниць виміру та ціни. Всі дані є первинними і вводяться з клавіатури.

Лист Продукція – містить калькуляцію на виготовлення виробів. Назва виробу, вага та кількість штук вводяться з клавіатури. Назва сировини та одиниці виміру беруться з бази даних продуктів і зв’язані формулами зв’язку між листами (=Дані!C5, =Дані!C7). Потім вводиться норма затрат на 100 штук випічки. Кількість витраченої сировини обчислюється за формулою, вона = норма сировини * кількість виробів / 100 (=$E$1*D3/100, =$E$12*D17/100). Ціна затраченої сировини = ціна одиниці (вона береться з бази даних) * кількість витраченої сировини (=Дані!D6*E4, =Дані!D9*E18). Внизу даних за допомогою автосуми підраховується сума затрачена на виготовлення партії виробів (=СУММ(F3:F7)) та ціна одиниці виробу = загальна сума / кількість виробів (=F8/E1). Таким чином, якщо змінити кількість кількість виготовлених виробів, змінюються суми затраченої сировини та загальні суми, але ціна одиниці виробу лишається незмінною. Але якщо зміняться ціни в базі даних одиниці сировини, то зміняться і всі інші дані ціна одного хлібобулочного виробу теж..

Лист Накладна – містить стандартний бланк накладної даного підприємства, з назвами всіх виробів, їх ваги та одиниць виміру, що виготовляє підприємство. Номер накладної задається елементом управління лічильник, а дата вводиться функцією =СЕГОДНЯ(). При виписці накладної напроти тих виробів, які замовляє покупець потрібно