При підготовці документа на бланку установи назва посади пишеться коротко (в ній не повторюється повна назва установи):

Директор інституту

(підпис) Л.П.Жук

Заступник директора заводу

(підпис) Н.К. Савенко

Якщо документ виготовляється не на бланку, то посада того, хто підписує, подається разом з повним найменуванням організації, установи, підприємства.

При розшифруванні підписів у документі, а також у грифах погодження й затвердження, ініціали службової особи слід вказувати повністю (В.П. Орлюк, а не В.Орлюк). Поширений зараз спосіб розшифрування (лише перша літера імені) призводить до зайвих витрат часу на пошуки другого з ініціалів у ході підготовки відповіді.

Підпис вміщується праворуч під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його (або перерахований у додатку документів).

Найменування посади звичайно пишеться ліворуч від прізвища, саме ж прізвище друкується тоді на рівні останнього рядка назви посади:

Начальник відділу наукової

Організації праці (Ф.В.Усатов)

Проте найменування посади може друкуватися праворуч над підписом (це залежить від традиції оформлення документів різних типів).

Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа боа поширити його дію на певне коло організацій. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку аркуша і будується за таким зразком:

Затверджую

Начальник Головного управління

Машинобудування міністерство

Промисловості будівельних

Матеріалів УРСР

(підпис) П.Г. Моренець

12.08.73

Гербова печатка (печатка з зображенням Державного герба) вживається для засвідчення прав певних осіб, цінностей, а аткож якщо не спеціально передбачається правовими актами.

Печатки інших видів (без зображення Державного герба) вживаються, головним чином, для засвідчення копій і розмножених примірників, а також довідок, пов’язаних з підтвердженням трудової діяльності громадян.

Печатка ставиться так, щоб відбиток доторкався власноручного підпису й назви посади того, хто підписує.

Проставлення відміток на документах. Відмітки ставлять на лицевій стороні першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі.

Реєстрація (вхідний штамп) проставляється на нижньому полі документа (першої його сторінки) праворуч. Це назва установи, до якої надійшов документ, його реєстраційний індекс і дата надходження.

Вказівки про спобіг виконання документа даються у формі резолюції керівника установи або структурного підрозділу. До її складу мають входити такі елементи виконавець, характер виконання і строк виконання. Резолюція підписується й датується (вміщувати її доцільніше на самому документі, у правій верхній частині, а не на окремому аркуші).

Відмітка про взяття документа під контроль позначається літерою К на його лівому полі.

Відмітка про виконання і направлення ділового папера до справи містить такі дані: коротка довідка про виконання (якщо не додається окремо), слова “До справи”, вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання й підпис керівника відповідного структурного підрозділу (відмітка про виконання вміщується на нижньому полі першої сторінки).

Кожен укладений документ повинен містити відомості про його безпосереднього автора (прізвище й номер службового телефону). Ці відомості вміщуються в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа (лицевої сторони або звороту). Це урегульовано ГОСТом 6.38.732, п. 1.16. (с.5).

Додатки. Якщо до ділового папера додаються ще якісь документи, то в лівому кутку листа під текстом з нового рядка ставиться слово “Додаток” і підкреслюється. Нижче вміщуються назви документів, що додаються в цифровій послідовності з зазначенням кількості примірників і кількості сторінок. Кожна назва розміщується на окремому рядку (існує тенденція всі слова назви документа писати великими літерами). Під словом “Додаток” ніякі записи не робляться. Слова “Примітка” або “Обґрунтування” розміщуються так само.

Наявність окремого о додатка повинна бути вказана в основному або супровідному документі після тексту(але вище підпису) з зазначенням назви, кількості сторінок і кількості примірників. Такий додаток мусить мати всі реквізити й підпис особи, яка відповідає за його зміст.