Службова документація з особового складу використовується як у довідкових цілях, так і є підставою для надання працівникам пільг, стипендій, пенсій чи іншої допомоги, а також для надання громадянам документів, що засвідчують їхню особу, посаду, фах. Кадрова документація завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тому її називають іменною документацією [4,с.46].

Кадрова документація за функціями управління поділяється на такі групи документів:

особисті та особові документи працівників;

організаційно-розпорядча документація;

первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів працівників відносяться трудова книжка, паспорт, диплом, атестат, свідоцтво, посвідчення особи, стаж роботи, спеціальність та інші документи, які підтверджують відомості про працівника. Сюди можуть також відноситись перепустки, посвідчення та інше.

До особових документів відносять заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової справи – атестаційний лист, документи про нагородження, присвоєння почесних звань та інше. Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, їх звільнення, переведення на іншу роботу, надання відпусток , а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень та інше.

До організаційно-розпорядчих документів відносять документацію, що закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами, у нашому випадку з підприємством.

Організаційно-розпорядчі документи поділяються на підкласи:

-документи з організації систем управління (акти та накази про створення, реорганізацію і ліквідацію підприємства);

-документи з організації процесів управління ( статут, положення т.і. );

-документи з управління кадрами (анкети, заяви, накази про прийняття працівника, переведення, надання відпусток);

- документи з оцінки трудової діяльності (доповідні, пояснювальні записки та інші документи).

Групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві підгрупи:

- вихідні облікові документи

- похідні облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюються відповідно до особистих документів працівників. Це - особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші документи. Похідні облікові документи мають другорядний характер. Сюди відносять: спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнальні форми реєстрації облікових відомостей. Ця підгрупа документів є найбільшою за обсягом і поділяється на документи:

- з обліку прийняття, переведення та звільнення працівників;

- що фіксують заробітну плату;

- що відображають рівень освіти працівників;

- з пенсійного забезпечення;

- про нагородження та інші документи.

Кадрове діловодство має надзвичайно велике значення для успішного розвитку кожної організації, установи чи фірми. Адже саме відділ кадрів займається добором і розстановою кадрів, організацією ведення кадрового діловодства ,оформленням вказівок з питань прийому на роботу, переведення, та звільнення працівників, формуванням кадрового резерву та роботою з ним, облікуванням робочого часу працівників, виписуванням та заповненням трудових книжок, реєструванням та здійсненням постійного обліку працюючих, проведенням атестацій, наданням відпусток, нагородженням працівників та іншою діяльністю пов’язаною з кадрами.

1.2 Кадрова служба – основна ланка у здійсненні документація з кадрових питань

Однією з основних життєво необхідних галузей діяльності людства є ділова сфера. Саме за допомогою ділових паперів, різних документів встановлюються офіційні , службові, ділові контакти між закладами, підприємствами, установами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

До організаційно-розпорядчих документів належить велика група, яку називають документацією з кадрових питань. І саме цією документацією займається кадрова служба. Підрозділи з кадрової роботи посідають одне з провідних місць у структурі управління.

Термін „кадри” походить із французької мови і означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у будь-якій галузі, на тому чи іншому підприємстві, організації чи установі [3,с.15].

Кадрове діловодство розвивалось впродовж багатьох років та пройшло безліч етапів. На сьогодні кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників та інше.

Кадрове діловодство має надзвичайно велике значення для успішного розвитку кожної організації, установи чи фірми. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту. Можна сказати, що саме від того, як організоване документаційне забезпечення управління у кадровій службі тої чи іншої установи, складається враження про організацію та її керівництво.

Відділ кадрів веде облік кадрiв підприємства.

Мета обліку кадрiв одержання даних про наявність і рух працівників в цілому на підприємстві і в кожному його відділі, контроль за виконанням плану по встановленій чисельності робітників та службовців, визначення витрат праці, контроль за кількістю прийнятих і звільнених працівників.

Розпорядча діяльність відділу кадрів підприємства “АТП-12629” полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Документація з кадрових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках [4,с.45].

До складу відділу кадрів підприємства, який призначає сам керівник, входять:

-начальник відділу кадрів;

-старший інспектор;

-секретар-референт.

Головним завданням відділу кадрів підприємства є втілення у життя рішень органів виконавчої влади з питань роботи з кадрами та забезпечення підбору кадрів відповідно до їхньої кваліфікації.

Відділ кадрів разом із керівниками інших структурних підрозділів здійснює:

- підбір, розподіл та виховання інженерно-технічного, обслуговуючого, адміністративно- управлінського персоналу;

організацію ведення кадрового діловодства;

документальне оформлення вказівок з питань прийому на роботу, переведення та звільнення працівників;

забезпечення умов праці та соціального захисту працюючих;

формування кадрового резерву та робота з ним;

обліковування робочого часу працівників;

відповідальність за збереження всієї кадрової документації;

виписування та заповнення трудових книжок;

реєстрування та здійснення постійного