Наказами по особовому складу на підприємстві “АТП-12629” оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У заголовку такого наказу зазначають: “Щодо особового складу”. Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. В наказі вказується підстава для його складання. На практиці набули широкого розповсюдження уніфіковані накази по кадрах. На підприємстві “АТП-12629” накази оформляються на чистих аркушах паперу формату А4. Розглянемо додаток 1.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги. Це залежить від причини , яка слугувала оформленні наказу.

а) на яку посаду;

б) до якого структурного підрозділу;

в) з якого числа оформляється на роботу;

г) вид прийняття на роботу (на постійне, тимчасову, за сумісництвом).

д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стан роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами);

б) загальна кількість робочих днів.

в) дата виходу у відпустку і повернення

г) період, за який надано відпустку.

а) дату звільнення

б) мотивування

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів підприємства зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.

У наказі повинні бути такі реквізити : назва виду документу; назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника; місце видання; номер; індекс; дата; заголовок до тексту; текст, що складається з двох частин: констатувальної, де констатуються та аналізуються факти (цієй частини може і не бути) і розпорядчої, де подаються розпорядження, заохочення, стягнення; підпис керівника установи; відбиток печатка [2,с.70].

Вивчаючи діяльність відділу кадрів ТзОВ “АТП-12629” можна сказати, що накази надзвичайно часто зустрічаються на практиці, тому що вони регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівника на інші посади, звільнення, надання річних відпусток, заохочення, накладання стягнень та інше.

2.2.3 Заяви

При вступі на роботу на підприємство “АТП-12629” громадяни подають письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, організацію чи установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду. І звичайно в подальшій роботі працівник може подавати й інші заяви, такі як заява про переведення на іншу посаду, про звільнення, про надання відпустки та інші.

Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів [8,с.55].

Заяву, як правило, пишуть від руки, але деякі організації мають трафаретні бланки для заяв різних видів. Заяви на даному підприємстві , як правило, пишуться власноручно. І звичайно, заяви оформляють на чистому аркуші паперу формату А4. Розглянемо додаток 2.

У заяві мають бути такі реквізити: адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява); адресант (відомості про заявника); назва виду документа; текст; перелік додатків; підпис заявника; дата. В реквізиті «адресант» вказуються прізвище, ім’я, по батькові, домашня адреса, номер телефону.

Заяви різного роду адресують керівникові підприємства. Працівник відділу кадрів ТзОВ “АТП-12629” повідомляє заявнику відомості про прізвище та ініціали керівника, а також попереджає заявника про те, щоб він обов’язково залишив лівий берег для підшивання її у справу. Після резолюції керівника заява підшивається в особову справу працівника. Заяви слугують підставою для видання наказів відносно того, про що йдеться в заяві.

Заяви щодо переведення на іншу посаду, заяви про надання відпустки, про звільнення та інші оформляють аналогічно до заяви про зачислення працівника на роботу.

2.2.4 Доручення

Доручення – це документ, що видається підприємством або приватною особою іншій особі для подання третій особі, в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій [8,с.68].

Залежно від суб’єкта дії доручення поділяються на:

Особисті доручення оформляють від руки на чистому аркуші паперу. При виконанні дій, зазначених у дорученні, пред’явлення документа, що засвідчує особу, на яку оформлене дане доручення, обов’язкове. Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом. Реквізити особистого доручення: назва виду документа; текст; дата; підпис особи, яка склала доручення; завірення підпису.

Офіційні доручення видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства. Їх оформляють на спеціальних бланках формату А4. Реквізити офіційного доручення: штамп, номер, дата, назва виду документу, текст, зразок підпису особи, якій видано доручення, підпис керівника установи, печатка. У тексті доручення містяться такі відомості: прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи (в офіційному дорученні – назва установи), яка видає доручення; прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи, якій видається доручення; назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність; напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість; термін дії доручення; назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається доручення.

Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлено. Виправлення та стирання в дорученнях категорично забороняються. Розглянемо додаток 3.

2.2.5 Трудова книжка

Основним документом про трудову діяльність працівника є його трудова книжка. Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємства,