Правила формування справ такі:

? у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено;

? у справу підшивають оригінали чи копії, затверджені в установ-леному порядку;

? документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

? документи з одного питання підшивають в одну справу (у кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може бути кілька томів однієї справи);

? до справи вносять лише один примірник документа;

? кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);

? як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виборного періоду);

? усередині справи документи розташовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, термін зберігання яких ста-новить до 10 років включно, можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності) [8, c.120-121].

Формують і зберігають справи по місцю утворення документів. На кожну названу в номенклатурі справу заводиться тека. На обкладинці справи указують: заголовок справи, найменування організації, індекс справи по номенклатурі, дата, по необхідності указується: "Зберігати постійно".

Якщо з'являються документи, назви яких не передбачені номенкла-

турою, на них заводяться самостійні справи, назви яких дописуються в номенклатуру під резервними номерами.

У справу документ підшивається зі всіма доповненнями, що виникають в процесі рішення питання.

Справа вважається заведеною з моменту включення в нього першого виконавчого документа.

Завести справу має право лише керівник організації або уповноважена особа, уповноважена (менеджер офісу, начальник канце-

лярії, секретар) [10, c.70-71].

1.1.2 Групування окремих категорій документів

У кожній установі повинні дотримуватися певних принципів щодо групування окремих категорій документів у справи.

Структурні підрозділи групують в справи документацію за профілем свого підрозділу. Треба пам'ятати, що не рекомендується формування і зберігання справ у виконавців.

Включення в справу документів, що не відносяться до нього, а також чернетки, варіанти, розмножені копії і документи, що підлягають поверненню, не допускається. Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання [6, c.55].

При формуванні справ бажано враховувати терміни зберігання документів. У одній справі повинні знаходитися документи одного терміну зберігання. Групувати документи постійного і тимчасового зберігання на одному регістрі або в швидкозшивачі можна у виняткових випадках, наприклад якщо вони пов'язані з рішенням одного питання. Проте після закінчення року такі документи розділяються на дві групи згідно номенклатури [4, c.129].

Методичне керівництво і контроль за правильністю формування справ здійснює канцелярія (секретаріат) організації.

Розпорядчі документи (накази, розпорядження і т. п.) формують в справі по видах і хронології із застосуваннями, що відносяться до них.

Колегіальні документи треба групувати в дві групи: у першу — протоколи і рішення колегіального органу, в другу — документи до засідань (порядок денний, доповіді, довідки, висновки, проекти рішень і інші документи).

Протоколи розташовуються в хронологічному порядку і по номерах. Документи засідання, згруповані в одну справу, систематизувалися по номерах протоколів. Першим підшивається ініціативний документ.

Доручення вищестоящих органів групуються в справи по напрямах діяльності організації. Документи усередині справ розташовуються в хронологічному порядку [16, c.37-38].

Накази по особовому складу групуються окремо від наказів по основній діяльності.

Плани, звіти, кошториси групуються окремо від проектів цих доку-

ментів.

Документи в особистих справах розташовуються в наступному порядку: 1)внутрішній опис документів, наявних в особистій справі; 2)заява про прийом на роботу; 3)анкета; 4)листок по обліку кадрів; 5)автобіографія; 6)документи про освіту; 7)виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення; 8)доповнення до особистого листка по обліку кадрів; 9)доповнення до особистої справи; 10) довідки і інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки і інші документи другорядного значення групуються окремо від особистих справ. Особові рахунки працівників групуються в самостійні справи в межах року і розташовуються в них по прізвищах в алфавітному порядку [4, c.31].

Листування слід групувати в справи за період навчального або календарного року. Листування систематизується у хронологічній послі-

довності: відповідь поміщається за запитом. При відновленні листування з конкретного питання документи включаються в справу поточного року з вказівкою індексу справи за попередній рік [9, c.99 ].

На кожну заявку про видачу диплома на відкриття авторського свідоцтва і патенту на винахід заводиться окрема справа. У нім групуються наступні документи:

- внутрішній опис документів;

- заява про видачу диплома на відкриття авторського свідоцтва, патенту на винахід;

- опис передбачуваного відкриття, винаходи (креслення);

- довідка про прийом заявки до розгляду; доповнення і виправлення до опису винаходу, відкриття і кресленням;

- висновок про наявність новизни (або її відсутності);

- висновок про корисність передбачуваного винаходу;

- дані експертизи на новизну;

- рішення про видачу диплома на відкриття авторського свідоцтва, патенту на винахід [13, c.65-66].

Якщо підприємство має багато контрагентів, то можна засто-совувати об'єктивну ознаку групування документів, тобто в одній справі зберігати різні види документів (контракти, факси, телефо-нограми і т. п.), що стосуються однієї організації (наприклад, «до-кументи (контракти, акти, листування) про співпрацю з AT „Каштан" за 1997 р.») [ 8, c.121].

В деяких організаціях для полегшення роботи при розподілі та групуванні документів розробляється класифікатор документів.

Класифікатор документів – це розроблена в даній установі схема класифікації документів з питань діяльності з метою підвищення оперативності, чіткого розподілу інформації, економії праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату та каталога документів.

Класифікатори бувають:

– структурний;

– виробничо-галузевий [5, c.199 ].

1.2 Номенклатура справ як необхідна передумова формування справ

Для забезпечення правильного формування та обліку справ на підприємстві повинна складатися номенклатура справ закладу.

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи,