На ПП «Аріафарм» дотримуються індивідуальної номенклатури справ, яка відображає документи відповідно до специфіки даного закладу та форми його власності. Примірник номенклатури справ для зручності розташований у шафі, де зберігаються справи, щоб можна було швидко знайти необхідний документ. У кінці кожного року керівник підприємства скріплює підсумковий запис номенклатури справ своїм підписом. Отже, номенклатура справ є необхідним етапом роботи з документами, що передує формуванню справ. Контроль якості функціонування номенклату-

ри справ у закладі визначається тим , наскільки він сприяє швидкому пошуку, орієнтації працівників у роботі з документами. Якщо протягом дії номенклатури справ не виникають труднощі в її застосуванні, то таку номенклатуру справ можна використовувати далі. Контроль за якістю функціонування номенклатури справ покладається також на секретаря-референта фірми.

На основі номенклатури справ вкінці календарного року відпра-

цьовані документи перед тим, як їх віддадуть на збереження або знищення, переглядають, сортують, проводять експертизу їх цінності і , відібрані для збереження, формують у справи.

Формування справ ґрунтується також на нормах, які передбачають:

- оперативність обробки і пошуку документів;

- надійність максимального документаційного обслуговування;

- збереження документів [10, c.70].

При формуванні документів у справи використовують різноманітні ознаки зведення справи. В основному документи на даному підприємстві формують у справи за номінальною ознакою, яка означає поділ документів за їх різновидами. Наприклад: накази, розпорядження, протоколи, вказівки, накладні та інші. Також використовується при формуванні справ предметно-адресна ознака, за основу беруть вирішення певного питання. Наприклад: « Документи з поліпшення якості продукції (рекламації, доповідні записки, акти, довідки)». На підприємстві «Аріафарм» використовують також інші ознаки: авторську, кореспондентську, а особливо хронологічну. Групування документів за певний період здійснюється саме за хронологічною ознакою.

Великою перевагою є функціонування у даній організації виробничо-галузевого класифікатора. Цей класифікатор створили порівняно недавно і вже оцінили значне полегшення у роботі з документами. Готуючи класифікатор, чітко класифікували рубрики, щоб надалі не вийшло плутанини із віднесенням інформації до розділів. При поділі на рубрики дотримуються необхідного логічного ділення та членування. Цей класифікатор є досить зручним та оперативним [5, c.199].

Отже, можна зробити висновок, що формування справ на ПП «Аріафарм» здійснюється на належному рівні, хоча працівники підприємства розуміють, що цей процес потрібно завжди удосконалювати. Контроль за формуванням справ здійснює безпосередньо керівник , який стежить за дотриманням усіх необхідних вимог , що передбачають чіткість та злагодженість послідовних етапів групування документів.

2.3 Критерії відбору окремих категорій документів у справи на ПП «Аріафарм»

Класифікація документів – це розподіл усіх документів за певними ознаками на справи. На будь-якому підприємстві повинні дотримуватися певних принципів щодо групування окремих видів документів у справи. Це спостерігається також на ПП «Аріафарм».

Основною ознакою, якою керуються при групуванні документів на цьому підприємстві є назви видів документів (накази, контракти, акти тощо). Але у зв’язку з тим, що обсяг документообігу є великим, то для оперативного пошуку можуть вводитися інші ознаки, за якими групують документи.

Основними документами є, звичайно, Статут підприємства та інші засновницькі документи, тому на них заводять окрему справу, яка знаходиться у сейфі та містить гриф обмеження доступу. Це означає, що ці документи можуть видаватися лише керівником підприємства або його уповноваженою особою під розписку.

ПП «Аріафарм» співпрацює з багатьма іншими підприємствами: ТзОВ «Інтернешнл Медікл Еквімпент», ТзОВ «Фармако», ТзОВ «Вента. ЛТД» та іншими. Зокрема, під час співпраці з ТзОВ «Інтернешнл Медікл Еквімпент» дане товариство надало копії свого свідоцтва про реєстрацію та свідоцтво про реєстрацію себе як платника податку (Додаток Д).

Договори підприємства поділяють на дві групи: договори між різними підприємствами та договори, які стосуються трудової діяльності, тобто трудові договори, трудові угоди (Додаток є).

Накази також об’єднують в окремі справи. Зокрема тут дотри-

муються тієї важливої вимоги, що накази по особовому складу групують окремо від наказів щодо загальної діяльності.

Що стосується особових документів, то їх формують у справи, розкладаючи на полиці в алфавітному порядку прізвищ працівників. В особовій справі кожного працівника містяться різні документи, в залежності від того, яку посаду він займає. Але в основному це внутрішній опис документів, наявних в особовій справі, заява про прийом на роботу, документи про освіту, трудова книжка, виписки з наказів про призначення, переміщення або звільнення, автобіографія, довідки та інші документи.

Протоколи сформовані у справи за хронологічною ознакою, також вони розташовані за номерами.

Окремі справи утворюють накладні, серед яких виділяють податкові накладні (Додаток з). Чільне місце займають накладні на товар, що поставляється на ПП «Аріафарм» з інших підприємств (Додаток й).

Листування групують за роками, а при відновленні листування з конкретного питання документи включаються у справу поточного року з вказівкою індексу справи за попередній рік. Але так як обсяг листування за певний рік буває невеликим, то на даному підприємстві заводять лише одну справу на все листування: вихідні листи, вхідні листи, факси