Як правило, на даному підприємстві дотримуються принципу, що справа вважається заведеною, якщо до неї включено перший виконаний документ. Справи зберігаються у замкнених шафах та сейфах, у вертикальному положенні, що забезпечує швидкий пошук потрібної справи. На корінці кожної справи зазначається її індекс за номенклатурою. Послідовність положення справ на полиці повинна точно відповідати номенклатурі справ, хоча, на жаль, це не завжди спостерігається, а це, в свою чергу, ускладнює пошук потрібного документа.

На ПП «Аріафарм» дотримуються індивідуальної номенклатури справ, яка відображає документи відповідно до специфіки даного закладу та форми його власності. Особливістю є те, що примірник номенклатури справ для зручності розташований у шафі, де зберігаються справи, щоб можна було швидко знайти необхідний документ.

Отже, організація роботи щодо формування справ на ПП «Аріафарм» здійснюється відповідно до основних норм та вимог. Відповідальною особою за належну реалізацію цього процесу є секретар, який і формує усі виконані документи у справи.

На основі аналізу діяльності підприємства виявлено основні переваги та недоліки формування та оформлення справ, що спостерігаються на ПП «Аріафарм». Перевагою є те, що формуванню справ тут приділяють велику увагу, розуміючи, що лише правильне групування документів у справи може сприяти ефективному функціонуванню усього діловодства на підприємстві. Але, на жаль, виявлено і певні недоліки. Зокрема явним недоліком є те, що на підприємстві не використовуються належним чином комп’ютерні технології. Використання електронних засобів обробки інформації значно скоротило б час, який необхідний для опрацювання документів та визначення основних ознак групування їх у справи.

Отже, можна зробити висновок, що формування та оформлення справ на ПП «Аріафарм» здійснюється на рівні, який забезпечує нормальне провадження діяльності. Незважаючи на це працівники підприємства розуміють, що цей процес потрібно завжди удосконалювати. Контроль за формуванням справ здійснює безпосередньо керівник.

Формування та оформлення справ є одним із найважливіших етапів роботи з документами, саме тому всебічно досліджений та проаналізований у даній курсовій роботі.

Список використаних джерел

1.Постанова Кабінету Міністрів України №1153 від 17 жовтня 1997року «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»/Із змінами і доповненнями, внесеними постановами Кабінету Міністрів України №1577 від 27 липня 2003 року №1558 від17 листопада 2004 року, №642 від 25 липня 2005 року і №981 від 24 вересня 2005 року//Офіційний вісник України. – 1997. - №43. – С.50.

2. ДСТУ 4163:2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. – К.: Держстандарт України, 2003. – 22с.

3. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять/ ДСТУ 2732:2004. – К.: Держстандарт України, 2005. – 33с.

4. Белов А.Н. Корреспонденция и делопроизводство/А.Н.Белов. – М.: Высш. Школа, 1989. – 198с.

5. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч. посіб./ В.А. Блощин-

ська. – Івано-Франківськ: Полум’я, 2000. – 270с.

6. Глущик С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб./ С.В. Глущик. – К.: АСК, 2003. – 68с.

7. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: Практ. посіб./

К.Д. Гордієнко. – К.: КНТ, 2006. – 278с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб./ А.Н. діденко. – 5-тевид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2006. – 384с.

9. Зарицка І.М. Українське ділове мовлення: Практикум: Посібник для вузів/ І.М. Зарицка. – Донецьк: Центр підготовки абітурієнтів, 1997. – 127с.

10. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ Т.В. Кузнецова , М.Т. Лихачев, А.Л. Ройхцоум, А.В. Соколова. Состав. М.Т. Лихачев. – М.: Экономика, 1991. – 271с.

11. Кулініченко В.Л. Ділові папери та документи підприємницької діяльності/ Упоряд. В.Л. Кулініченко. – К.: Укр. центр. духов. культури, 1996. – 144с.

12. Макарова Н.В., Николайчук Т.С., Типова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: Учеб. курс/ Н.В. Макарова, Т.С. Николайчук,

Ю.Ф. Типова. – СПб.: Питер, 2002. – 416с.

13. Мамрак А.В. Українське документування: мова та стиль: Навч. посіб. – 3-тє вид./ А.В. Мамрак. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – 364с.

14. Палеха Ю.І. Управлінське документування : Навч. посібник: У 2 ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Ви-цтво Європ. у-ту, 2001. – 327с.

15. Погиба Л.Т. Складання ділових паперів: Практикум: Навч. посібник / Л.Т. Погиба. – К., 2004. – 238с.

16. Систематизація документів та їх зберігання. http: //www. vuzlib. net/ DvDPS/ 5. htm.

17. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справ. пособие/ А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – 3-те узд. – К.: Высш. школа, 1998. – 320с.