Номенклатура справ служить для розподілу та групування виконаних документів у справи, закріплення індексації справ, встановлення термінів зберігання, побудови довідникової картотеки [12, c.112 ].
Наявність номенклатури справ обов’язкова.
Номенклатура справ буває таких видів:–

індивідуальна (конкретна);–

примірна;–

типова [5, c.189].

Індивідуальна номенклатура справ відображає документи конкретної установи і, як правило, складається в закладах, не підвідомчих міністерствам та відомствам (приватних, колективних, акціонерних та ін.), тобто згідно зі специфікою даного закладу та формою власності.

Примірна номенклатура справ відображає документи з наближеним характером діяльності та діловиробничого процесу, розробляється відомствами, має стандартний вигляд, але коректується в залежності від потреб закладу і носить рекомендований характер.
Типова номенклатура справ розробляється вищестоящими організа-

ціями (міністерствами) для певної категорії організацій з однотипним характером діяльності, комплексом документів і носить обов’язковий характер, тобто встановлює єдину індексацію справ [11, c.54].

Організація документного забезпечення управління та відомчого зберігання документів.

Розрізняють також номенклатури справ структурного підрозділу та зведену номенклатуру справ. В об’єм номенклатури справ структурного підрозділу входить вся документація:–

незакінчені справи, які ввійшли в організацію зі сторони;–

справи, що продовжуються більше одного календарного року;–

довідникові картотеки до документів [5, c.190].

Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою.
У кінці діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби (у структурному підрозділі – відповідальна за діловодство особа). Про наявність заведених за рік справ повідомляється архів ОДПС.
Отже, складання номенклатури справ є необхідною та обов’язковою передумовою формування та оформлення справ [15, c.34].

1.3 Підготовка документів до зберігання і наступного вико-

рискання

Документи підприємства надалі або залишаються на тривале чи короткотермінове архівне зберігання, або підлягають знищенню.

В даний час розрізняють два способи зберігання справ: горизонтальний і вертикальний. При горизонтальному способі зберігання справ їх кладуть одну на одну. При багатотомній справі такий спосіб зручний, оскільки дозволяє на щодо малої площі зберігати всю справу. При вертикальному способі зберігання справи розставляють подібно до книг на полиці. На корінцях справ проставляють номери і індекси, що дозволяє їх знаходити порівняно легко і швидко. Нерідко на корінцях, починаючи з лівого нижнього кута і до правого верхнього кута, по діагоналі проводять сигнальну смугу. Зазвичай на цій смузі і проставляють номер і індекс. Якщо хоч би одна тека вийнята з шафи, смуга уривається, що дозволяє наочно перевірити цілісність тек, що стоять в одному ряду [4, c.132].

Процес відбору документів називається експертизою їх цінності. Експертна комісія є дорадчим органом, рішення якого вступають в силу після затвердження їх керівником підприємства.

Експертна комісія проводить такі дії:

1. Щороку відбирає документи підприємства для подальшого зберігання чи знищення, здійснює контроль за організацією роботи з документами в апараті підприємства.

2. Вносить пропозиції про затвердження і подання на затвердження в установленому порядку зведених описів справ (річних розділів) постійного і описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, в тому числі з особового складу, актів про виділення до знищення документів, терміни яких закінчилися.

3. Бере безпосередню участь у підготовці і розгляді номенклатури справ підприємства, експертизі цінності і підготовці документів до подальшого зберігання.

4. Виносить на розгляд керівництва підприємства пропозиції про зміну термінів збереження окремих видів документів, встановлених діючими переліками, і визначення термінів збереження документів, не передбачених переліками [7,c.80-81].

Експертна комісія працює в кілька етапів: –

проводить експертизу наукової і практичної цінності документів;–

допомагає в оформленні справ;–

контролює опис документів постійного та тривалого зберігання;–

контролює стан зберігання документів;–

контролює передачу документів на зберігання у відомчий архів.

Експертиза цінності здійснюється на основі принципу особливості документів за внутрішніми та зовнішніми критеріями оцінки [5, c.200-201].

1.3.1 Оформлення справ

Передархівна підготовка справ включає дві процедури:–

оформлення;–

опис справ.

Оформлення справ здійснює особа, відповідальна за роботу з до-

кументами. Повне або часткове оформлення справ проводиться в зале-жності від термінів зберігання документів [7, c.80].
Справи постійного зберігання підлягають повному оформленню, справи тимчасового зберігання – частковому.

Повне оформлення справ передбачає:–

перегрупування документів справи в прямій хронологічній послідовності з січня по грудень;–

нумерацію листів у справі чорним графітним олівцем у верхньому кутику сторінки арабською цифрою;–

складання для найбільш цінних справ внутрішнього опису документів справи;–

складання завірчого напису справи;–

підшивку справи в тверду обкладинку темного кольору з картону чи іншого твердого паперу на 4 проколи без металевих затискачів (з шнурівками для зав’язування) чи друкарське палітурне переплетення документів справи;–

внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи: уточнення назви структурного підрозділу, якщо вона змінювалася, діловиробничого індексу, заголовка справи, дати та ін.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років) підлягають частковому оформленню: справи допускається зберігати в швидкозшивачах, листи не нумерують, завірчі надписи не складають, не проводять пересистематиза-

цію документів у справи, розташовуючи їх у прямому (замість зворотного) хронологічному порядку [14, c.229-230].

У кінці кожної справи постійного і тривалого зберігання (понад 10 років) для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів складається підсумковий запис на окремому аркуші. У ньому цифрами та прописом вказується кількість пронумерованих аркушів та окремо через знак “+” (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису (при його наявності). Після закінчення діловодного року справи постійного і тривалого зберігання та з особового складу,