дарту, включаються до описів справ [11, c.56].

Товщина теки не повинна бути більше 20 - 25 мм, що відповідає 200-250 сторінкам. Якщо ж матеріалу набирається більше, то його розбивають або на томи, або на частини під загальним заголовком.

Усередині поділу документи можна розташовувати в хронологічно-

му порядку, у міру їх поступлення, в логічній послідовності або в система-

тичному порядку (наприклад, пояснювальна записка до звіту фінансової діяльності підприємства, баланс, додатки). При формуванні справ, пов'я-

заних з скаргами, документи слід розташовувати в алфавітному порядку, що дозволяє швидко відшукати скаргу по прізвищу її автора [4, c.130].

Дата на обкладинці має відповідати року заведення й закінчен-ня справи; у справі, що містить документи років, що передували рокові утворення справи, під датою робиться запис: (документи за роки). На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини). Позначення дати включає число, місяць і рік. Число й рік записують арабськими цифрами, назва місяця — словом. На об-кладинці проставляє-

ться номер справи за описом, і за погодженням з відомчим архівом, номер опису й фонду. У разі зміни назви установи про-тягом періоду, охопленого документами справи, або під час пе-редавання справи до іншої установи (структурного підрозділу), на обкладинці дописується нова назва [6, c.45].

1.3.2 Опис справ

Опис справ – це систематизований перелік заголовків справ, що розкриває їх склад і зміст, закріплює систематизацію справ та зміст.
Окрім того, опис – обліковий документ і основний вид науково-довідникового апарату, який забезпечує оперативний пошук справ. Описи складаються як канцелярією, так і секретарем.

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ із складною структурою) за встановленою формою [5, c.203].

Складаючи опис справ структурного підроз-ділу, варто дотримуватися таких правил: номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення останнього за номенклатурою справ з додаванням великої початкової літери на-йменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи.

Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів певних категорій справ постійного та тимчасового зберігання (до 10 років), що викликається специфікою даної документації (накази з основної діяльності підприємства, особові справи, справи на авторські свідоцтва).

Зведений опис справ постійного зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню експертною комісією відповідного державного архіву че-рез два роки після завершення справ у діловодстві [16, c.40-41]. Отже, без опису справ був би неможливим оперативний пошук документів на будь-якому підприємстві, тому він повинен проводитися відповідно до усіх вимог та правил.

2 Особливості формування та оформлення справ на приватному підприємстві «Аріафарм»

2.1 Загальна характеристика ПП «Аріафарм»

Приватне підприємство «Аріафарм» створене громадянкою України Пустовіт Оксаною Володимирівною та зареєстроване 18 червня 2002 року Департаментом економічної політики та ресурсів Львівської міської ради (Додаток А). Дане підприємство створило на території України свої філії, у тому числі і в місті Івано-Франківську по вулиці Коновальця, 104а. У своїй діяльності підприємство керується власним Статутом та чинним законодавством України (Додаток Б). ПП «Аріафарм» включене до єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, підтвердженням цього є відповідна довідка (Додаток В). Також дане підприємство отримало ліцензію на торгівлю лікарськими засобами (Додаток Г).

Метою діяльності підприємства є сприяння швидкому насиченню ринку товарам та послугами, подолання галузевого та регіонального монополізму, розширення конкуренції, отримання прибутку для задоволення потреб власника та членів трудового колективу, залучення іноземних інвестицій в економіку України. Предметом діяльності є виготовлення лікарських засобів, оптова, роздрібна торгівля медикамен-

тами; створення аптек, аптечних кіосків тощо. Саме від продажу лікарсь-

ких засобів підприємство отримує головні прибутки. Наведемо порів-

няльний аналіз доходів від продажу лікарських засобів за 2004-2006 роки:

Тис.грн. 894000

718000

537000

2004 2005 2006 Роки

Отже, можна зробити висновок, що з кожним роком діяльність підприємства покращується і за рахунок цього його прибутки зростають.

2.2 Аналіз якості формування справ на ПП «Аріафарм»

Формуванням справ називається процес віднесення документів до певної справи і систематизація їх всередині справи.

В кожній організації відбувається постійне обертання документів незалежно від їх кількості. Чим більший об’єм документів, опрацьованих за календарний робочий рік, тим складнішим є процес їх упорядкування, тобто правильного формування у справи [5, c.226].

На приватному підприємстві «Аріафарм» особою, яка відповідальна за діловодство є секретар, який і формує усі виконані документи у справи. На цьому підприємстві працюють відповідальні працівники, в тому числі і секретар, який дотримується правильного формування справ. Адже тільки таке формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів та їх належному збереженню.

При формуванні справ на ПП «Аріафарм» дотримуються відповідних вимог та правил. У справи тут формують лише виконані документи за один календарний рік; у справи не вносять чорновики чи розмножені копії документів; справи не перевищують 250 листків, а якщо наявна велика кількість листків, то вони формуються в окремі справи; у справи можуть підшиватися копії, але тільки затверджені; у справу підшивають документи з одного питання; у справи не вносять документи, що підлягають поверненню; усередині справи документи розташовують у хронологічній послідовності.

Як правило, на даному підприємстві дотримуються