Плани, а також звіти зберігають у справах того року, на який вони складені чи за який вони складені (Додаток Л).

Окремі справи утворюють документи з обмеженим доступом. Вилучати зі справи такі документи суворо заборонено, а особливо виносити їх за межі підприємства без дозволу керівника. Такі документи можуть бути надані працівникові підприємства лише під розписку. Якщо при розмноженні працівником таких документів були виявлені пошкоджені копії, то він зобов’язаний негайно їх знищити. Якщо з справи вийняли певний документ, то на його місце кладуть аркуш з вказівкою кому, на який термін та куди видано цей документ.

Бухгалтерські справи можуть бути видані тільки з дозволу головного бухгалтера. Видача справ за межі підприємства дозволяється його керівником.

Уся продукція, що знаходиться на підприємстві повинна бути якісною. Тому створюються справи під назвами «Якість», в яких містяться сертифікати якості на лікарські препарати та паспорти на них (Додаток М).

Отже, групування документів має дуже важливе значення для ведення справ на підприємстві. Адже якщо б справи не були сформовані належним чином, це значно ускладнювало б роботу з документами, насамперед пошук потрібних документів. Хоча на ПП «Аріафарм» документи згруповані відповідно до основних вимог та принципів, все ще існують окремі справи, які потребують доопрацювання.

2.4 Методи оформлення справ на ПП «Аріафарм»

Оформлення справ проводиться працівниками підприємства, які відповідають за формування справ. В залежності від строку зберігання проводиться повне чи часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного зберігання. Під час повного оформлення справ спочатку підшивають документи у справи, потім нумерують аркуші справи, складають завіряючий напис, вносять, якщо потрібно, необхідні уточнення у реквізити на обкладинці справи. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню. При оформленні таких справ не проводять пересистематизацію документів, аркуші справи не нумерують, завіряючі написи не складають та зберігають такі справи у швидкозшовачах [14, c.229].

Документи, що складають справу, підшиваються на 4 протоколи в тверду обкладинку з картону. Справи постійного зберігання, що складаються з документів особливої цінності або неформальних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами. При наявності невикористаних особових документів, ці документи вкладаються в конверт, який потім підшивається у справу. В кінці кожної справи підшиваються чисті бланки форм для завіряючого напису, а на початку справи - бланки форм для внутрішнього опису документів.

З ціллю забезпечення зберігання та закріплення порядку місцезнаходження аркушів, всі листи, крім внутрішніх описів, нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому кутку чорним графічним олівцем. Використання чорнил або кольорових олівців забороняється. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо. Якщо справа складається з декількох томів, то вони нумерується окремо. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні матеріали на самостійних аркушах нумеруються на зворотній стороні в лівому верхньому кутку. Складений лист розгортається та нумерується в правому верхньому кутку. Якщо до документу підклеєні інші документи, то кожний документ нумерується окремо. Підшиті в справу конверти з вставками нумеруються так : спочатку конверт, а потім кожна вставка. У випадках більшої кількості помилок в нумерації аркушів в діловодстві проводиться їх перенумерація. При перенумерації старі номери закреслюються одною рискою, а поруч ставиться новий номер кожного аркуша.

Для обліку кількості аркушів в справі і фіксації особливостей їх нумерації складається завіряючий напис справи. Завіряючий напис складається в справі на окремому листку - завірнику. Якщо справа підшита без листка-завірника, він наклеюється на внутрішню сторону обкладинки. В завіряючому написі вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів і окремо, через знак "+", кількість знаків внутрішнього опису. Завіряючий напис підписується тим секретарем, який вказує свою посаду та дату.

Також на ПП «Аріафарм» складають опис справ. Тут проводять внутрішній опис документів. Такий опис складають на справи, в яких зберігаються окремі види документів. Описи ведуться протягом кількох років із єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису. В кінці опису роблять підсумковий запис, в якому вказується кількість справ, перший і останній номери справ, також у річний розділ опису вносять справи, що завершені протягом діловодного року. Отже, складання опису справ сприяє швидкому пошуку документів на підприємстві.

Висновки

Отже, виходячи із вищесказаного, можна зробити висновок, що формування та оформлення справ займає важливе місце у роботі будь-якої організації.

Тема формування і оформлення справ завжди була актуальною і залишається такою на даний час. ЇЇ актуальність полягає в тому, що правильне формування та оформлення справ сприяє оперативному пошуку документів на підприємстві, їх належному збереженню та упорядкуванню всього діловодства.

У даній курсовій роботі описано теоретичні засади процесу формування та оформлення справ та досліджено особливості такого процесу на ПП «Аріафарм». В результаті такого дослідження виявлено, що при формуванні справ на ПП «Аріафарм» дотримуються відповідних вимог та правил. Тут приділяють велику увагу цим питанням.

При формуванні справ на ПП «Аріафарм» дотримуються таких вимог: у справи тут формують лише виконані документи за один календарний рік; у справи не вносять чорновики чи розмножені копії документів; справи не перевищують 250 листків, а якщо наявна велика кількість листків, то вони формуються в окремі справи; у справи можуть підшиватися копії, але тільки затверджені; у справу підшивають документи з одного питання; у справи не вносять документи, що підлягають поверненню;