на виконання. При чіткому розподілі обов'язків та делегуванні повноважень документ відразу потрапляє на виконання. При занадто централізованій системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору – від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис.
Наступний етап – поточне збереження документів. Будь-який документ після того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Для розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор – номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуться в установах. Добре складена номенклатура справ дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак складання номенклатури потребує спеціальних знань.
Складання номенклатури справ, формування справ та їх збереження пов'язані з експертизою цінності документів. Під експертизою розуміють визначення практичного та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Експертиза цінності документів постійного та тимчасового зберігання проводиться щорічно [21, с. 201].
І, нарешті, завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два роки – поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу. Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб'єкта будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде становити труднощів.
Передача документів до архіву здійснюється за описом і актом. Справи тимчасового зберігання до архіву не передаються, а зберігаються в канцелярії або в структурному підрозділі.
Сьогодні, на відміну від традиційних діловодних процесів, процеси документаційного забезпечення реалізуються із врахуванням впровадження систем електронного документообігу, методів інформаційного забезпечення керування, моніторингу документаційних потоків в установі, керування документаційними процесами відповідно до чинних національних стандартів [57, с.3].
Процеси документаційного забезпечення повинні бути стандартизовані та впорядковані. Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів України. Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату:
– уніфікація і стандартизація документів;
– раціональна організація обігу документів і зберігання документів;
– економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством;
– автоматизація та механізація праці управлінців.
Г.В. Кузнєцова у своєму посібнику «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» [43, с.14] зазначає, що весь процес управління пронизаний інформацією, яка є основою ухвалення рішень, і побудований на оперативній роботі з документами, в яких вона фіксується. Тому інформаційно-документаційне забезпечення управління будь-якої фірми, установи, організації, підприємства розглядається сьогодні як найважливіша обслуговуюча функція управління. Від її раціональної організації залежить швидкість і оптимальність вибору рішення, доведення його до виконавця, своєчасний контроль за виконанням і, нарешті, досягнення економічного ефекту в діяльності фірми, організації, підприємства.
1.4 Автоматизація процесів документаційного забезпечення
Як свідчить досвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудоване на основі традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошуку великих обсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Тому робота з документами забирає значну частину робочого часу керівників та спеціалістів, яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретні відомості та факти, що містяться в них.
Комп'ютеризація процесів документаційного забезпечення, на думку Ю.І. Палехи [51, c.91], є актуальною з таких основних причин:
1
Ускладнення функцій управління, динамічні зміни в системі і структурі органів соціального управління, створення нових органів самоуправління. Усе це відображається на ускладненні документообігу, зростанні кількості документів і підвищенні вимог до роботи з ними.
2
Зростання кількості тих, хто працює з документами. Не лише документознавець чи інформаційний аналітик, а кожен співробітник, незалежно від посади, мусить мати достатні знання, щоб працювати з документами, оцінювати їх легітимність, володіти засобами систематизації та раціоналізації документообігу. Сучасний управлінець має усвідомити, що діловодство – це не якась другорядна справа, а основа його роботи.
3 Правила роботи як з загальною, так і спеціальною документацією, зафіксовані в нормативних актах, не можна трактувати довільно. Комп'ютеризація потребує чіткого дотримання чинних правил діловодства, поглиблення гарантій якісного опрацювання документної інформації. Не можна порушувати основи діловодства за умов впровадження комп'ютерної обробки інформації. Забезпечення якості документів, їх досконале оформлення на електронних носіях має бути вимогою часу. Без комп'ютеризації документообігу сучасна культура управління неможлива.
За умов інформатизації управління, коли інформація в електронному вигляді закладається в пам'ять ПК, стає можливим швидко отримати будь-яку її частину. Це змінює правовий статус сутності категорії документаційного забезпечення управління, включаючи всю сукупність операцій опрацювання, зберігання та використання документної інформації у формі електронних документів як їх безпосередніх носіїв. Отже, одним із понять документаційного забезпечення управління є електронний документ.
У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» [5] таким чином визначено електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Електронні документи характеризуються такими ознаками:
– електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;
– електронні документи мають широкий спектр інформаційного відображення (текстові,