– форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах;

– електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;

– електронні документи зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, фізичне та моральне старіння програмно-технічних засобів).

Життєвий цикл електронного документа представлено в додатку (див. Додаток Б) [47, с.47-48].

Юридична сила електронного документа забезпечується використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифікує автора надісланого електронного документа і забезпечує неможливість зміни документа у процесі доставки. Електронний підпис – це дані, представлені в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних [45, с.23].

У статті 1 Закону України «Про електронний цифровий підпис» [4] наводиться таке визначення електронного цифрового підпису – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

Найважливішим етапом в процесі автоматизації документаційного забезпечення є організація електронного документообігу. Електронний документообіг – це процес створення, одержання, спільного використання, відслідковування, ревізії, розподілу та зберігання документів та інформації, яку вони містять у межах певної інформаційної системи [47, с.58].

Функціональні можливості систем електронного документообігу можна подати у вигляді таблиці (див. Додаток В).

Автоматизація документообігу може забезпечити вдосконалення всього комплексу процесів роботи з документацією. Разом з тим перехід на вищий ступінь культури документообігу має супроводжуватися попереднім вирішенням таких завдань:

1 Стандартизація управлінської документації. Необхідно чітко дотримуватись послідовності і місця розміщення реквізитів у документах за формуляром-зразком, відмовитись від їх варіювання під час перенесення даних на електронні носії.

2 Упорядкування термінології. Потрібно уніфікувати мовні кліше в документах.

3 Встановлення відповідності змісту документів управлінським процедурам. Невисока інформативність багатьох документів наочно проявляється під час вирішення традиційних управлінських завдань за допомогою комп'ютерних технологій. Керівники структурних підрозділів часто у разі неповноти отриманої документної інформації змушені приймати управлінські рішення на інтуїтивному рівні, а не на підставі вичерпної інформації, що містять документи.

4 Раціональне використання площі відображення інформації. Перевищення площі багатьох документів відбувається не лише внаслідок збільшення обсягу інформації у тексті, а й через неправильне застосування форматів, наявності незаповнених зон між групами реквізитів, неврахування площин взаємного розміщення окремих реквізитів.

5 Вдосконалення технологічних засобів. Для введення інформації, автоматичного її нагромадження, зберігання та використання застосовуються електронні носії інформації різноманітних операційних систем і форматів, що ускладнює обмін інформацією між різними структурами чи рівнями управління. Сучасна культура документообігу формулює жорсткі вимоги, спрямовані на уніфікацію форм, проведення більшої формалізації текстів, урахування специфічних особливостей і можливостей технічних засобів.

6 Забезпечення системності та відкритості. Між структурними елементами системи мають бути такі зв'язки, які б забезпечували її цілісність і взаємодію з іншими системами. Система має створюватися з урахуванням можливості поповнення і оновлення її функцій без порушення порядку функціонування. В результаті розробки також має забезпечуватися раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами [51, с.92-94].

Г. Асєєв [14, с.29-32], який комплексно досліджує методологію корпоративного документообігу виокремлює такі основні вимоги до систем електронного документообігу:

Масштабованість. Бажано, щоб система документообігу могла підтримувати як п'ять, так і п'ять тисяч користувачів, і здатність системи нарощувати обсяг документообігу має визначатися тільки потужністю відповідного апаратного забезпечення.

Розподіленість. Основні проблеми при роботі з документами виникають у територіально-розподілених організаціях, тому архітектура систем документообігу має підтримувати взаємодію розподілених площадок. Архітектура системи повинна підтримувати також взаємодію із віддаленими користувачами.

Безпека і захищеність. Усі дії, пов'язані як з цілими документами, так і їхніми частинами, можуть бути запротокольовані. Система безпеки має необхідні засоби аутентифікації й шифрування. Захищеність припускає використання надійних технологій авторизації та захисту інформації від несанкціонованого доступу.

Зовнішній доступ до інформації системи збирання даних і управління й організація прав доступу до інформаційних ресурсів. Для вирішення багатьох задач потрібний доступ до інформації, одержуваної системою збирання даних і управління у ході роботи. Цей доступ має бути оперативним, простим, але з розмежуванням прав.

Модульність. Система документообігу має складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою, причому забезпечувати гнучкість управління доступом до всього спектра документів, від електронної пошти до дискусійних баз даних, від відео кліпів до формалізованих документів усіх типів.

Адміністрування і забезпечення надійності. Засоби адміністрування систем електронного документування, що дають змогу призначати і модифікувати рольові повноваження користувачів стосовно документів і функцій системи, повинні вміти настроювати її відповідно до організаційної структури, що постійно змінюється.

Протоколювання роботи користувачів. Протоколювання дає змогу відстежити всю історію документа (хто і коли його створив, редагував, переглядав, друкував тощо) і дає можливість вирішувати конфліктні ситуації при спільній роботі над ним декількох користувачів.

Відкритість. Відкритість припускає можливість тісної (безшовної) інтеграції системи з іншими системами, що експлуатуються на підприємстві.

Сумісність. При створенні системи використовуються інформаційно-технологічні інтерфейси, завдяки яким вона може взаємодіяти з іншими системами.

Гнучкість та інтегрованість. Платформа дає змогу набудовувати середовище користувачів відповідно до бізнес-процесів, у яких вони беруть участь. Власний клієнт системи забезпечує роботу і навігацію користувачів по всій локальній і розподіленій структурі збереження, а також по гіпертексту.

Ефективність. У результаті розроблення системи забезпечується раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільових ефектів,