– вносити на розгляд виконавчого комітету міської ради рішення з питань, що віднесені до компетенції відділу;

– повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами;

– одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи від інших структурних підрозділів міської ради;

– вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб;

– використовувати системи зв’язку і комунікації міської ради.

До обов’язків працівників відділу належать:

– прийом, здійснення комп’ютерної реєстрації і передачі за призначенням вхідної кореспонденції, а також внутрішньої документації виконкому міської ради, реєстрація і відправлення вихідної кореспонденції;

– здійснення контролю за правильним оформленням документів при обробці вхідної та вихідної кореспонденції відповідно до інструкції з діловодства;

– організація роботи з обліку і збереження закінчених справ, підготовки і здачі їх в архів згідно зі встановленим порядком;

– відправлення кореспонденції згідно з поданими реєстрами, а також вручення виконавцям листів, розглянутих керівництвом виконкому;

– розкладання і впорядкування документів у папки згідно з номенклатурою справ;

– видача довідок організаціям та підприємствам щодо проходження їх документів у виконкомі міської ради;

– участь у розробці поточних планів відділу, внесення пропозицій, спрямованих на вдосконалення роботи з діловодства.

Основні положення про роботу міської ради, її виконавчого комітету та структурних підрозділів зокрема, подаються у Регламенті Івано-Франківської міської ради [66], Регламенті виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради та положеннях про роботу відділів міської ради.

2.2 Особливості документаційного забезпечення у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради

Діловодство, чи «документаційне забезпечення управління», означає «галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами». Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення і контролю документообігу офіційних документів.

Документаційне забезпечення і досі залишається спірним поняттям, але найбільш поширеною є думка, що документаційне забезпечення охоплює процеси документування та організацію роботи з готовими документами.

Розглянемо детальніше ці процеси на прикладі Івано-Франківської міської ради та загального відділу зокрема.

Документування – це створення документів, які підтримують і реєструють управлінську діяльність, тобто їх підготовка, оформлення, узгодження та виготовлення [47 , с.13].

Документування управлінської дiяльностi полягає у фiксацiї за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

В основному у процесі документування опираються на положення Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради, затвердженої рішенням виконавчого комітету міської ради від 24.02.2009р. № 75 [40].

У виконкомі міської ради визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ, та необхідний i достатній для документування її дiяльностi.

Управлінська дiяльнiсть виконкому міської ради здійснюється шляхом видання рішень виконкому міської ради та розпоряджень міського голови.

Якщо проводяться обговорення певних питань, то хід цих обговорень i рішення, що приймаються на засіданнях виконкому міської ради фіксуються в протоколах, а виконавцям надсилають копії рішення виконкому міської ради та розпорядження міського голови

Виконком міської ради може надсилати громадянам чи організаціям листи (див. Додаток Е). Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін iнформацiєю, дати усні роз'яснення.

Що ж до загального відділу, то він надає структурним підрозділам та органам виконавчого комітету організаційно-методичну допомогу з удосконалення та організації діловодства, розробляє та затверджує обов'язкові для виконання нормативні акти з питань організації документів у діловодстві, має право перевіряти ведення діловодства в структурних підрозділах управління і вимагати від їх керівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків. Спеціалісти відділу займаються також перевіркою грамотності викладу тексту документа. Якщо у тексті виявлені певні помилки, то цей документ повертається на доопрацювання його автору.

Відділ здійснює діловодство, веде документацію та листування державною мовою.

Документи, які надсилаються зарубіжним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Обов’язковими реквізитами службового документа, що складається у виконкомі міської ради є: найменування виконкому міської ради – автора документа, код виконкому міської ради, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа i направлення його до справи.

Як правило, тексти розпорядчих документів i листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: розпорядження, рішення – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення.

Як правило, всі службові документи виконкому міської ради оформлюються на бланках. Для листування з постійними закордонними кореспондентами виготовляються бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені кількох або більше організацій, оформлюються не на бланках.

Для економії часу спеціалістів на складання службових документів проведено уніфікацію однорідних або близьких за змістом документів. Розробляються макети текстів і трафаретні тексти, які заздалегідь виготовляються друкарським способом.

Форма анкети виготовляється у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання та збуту, фінансових документах тощо.

Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Після створення документа, він підлягає датуванню, індексації, погодженню, засвідченню (підписанню). На ньому проставляється гриф затвердження, резолюція (керівник призначає виконавця документа, вказує зміст доручення, термін виконання документа). Далі на документі проставляються відмітки про проходження та виконання. Якщо на документі проставляється відмітка «До справи», то це