Розглянемо тепер організацію роботи з готовими документами в ІФМР (див. Додаток Є). Ця робота починається з прийому документів. Всі документи, що надходять до виконкому міської ради приймаються централізовано канцелярією загального відділу, де розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто».

Усі документи, що надійшли до виконкому міської ради підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється начальником та працівниками загального відділу (вiдповiдно до розподілу обов’язків між працівниками). Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керiвництвом виконкому міської ради або виконавцями вiдповiдно до функціональних обов’язків, визначення необхiдностi реєстрації документів, а також встановлення термiнiв виконання документів, які передаються структурним пiдроздiлам чи безпосереднім виконавцям.

Одним із етапів документаційного забезпечення, а саме роботи з готовими документами, є реєстрація документів. Саме на цьому етапі спостерігаються основні зміни протягом останнього часу. Раніше реєстрація документів проводилась картковим методом. Реєстраційні картки друкувалися на друкарській машинці у необхідній кількості примірників, яка визначалася числом картотек, що ведуться у підрозділі. Ці картки складалися у двох примірниках (для реєстрації та контролю за виконанням документів). Вони групувалися в довiдковi картотеки, які створювалися окремо на кожний календарний рік. Починаючи з 1995 року, реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції здійснюється комп’ютерним методом. При цьому використовується база даних АСД (автоматизована система діловодства).

Реєстрація записів в базі даних АСД здійснюється відповідно до форми реєстрацiйно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквiзитiв. Пошук iнформацiї проводиться за одним із реквізитів реєстрацiйно-контрольної картки. Вибірка інформації здійснюється за кількома реквізитами реєстрації.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється у виконкомі міської ради лише один раз: вхiднi – у день надходження або не пiзнiше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час або з порушенням графіку роботи канцелярії загального відділу виконкому міської ради тощо, створювані – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного пiдроздiлу в інший він повторно не реєструється (див. Додаток Ж).

Після реєстрації працівники канцелярії передають документи на розгляд керівництва, яке проставляє свої резолюції і повертає кореспонденцію назад у канцелярію. Тут працівники вносять інформацію про резолюцію у базу даних та передають документи виконавцям згідно реєстру розсилки.

Комп’ютерна база даних передбачає проставлення контролю за виконанням документів. Реєстраційно-контрольні картки документів, взятих на контроль, містяться в окремому каталозі «Контроль» бази даних АСД. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту, за письмовим повідомленням виконавця, вносяться в базу даних АСД.

Пошук необхідної iнформацiї про документи, взяті на контроль, здійснюється в базі даних АСД за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання i змістом.

Документи вважаються виконаними лише тоді, коли порушені в них питання вирiшенi і дано відповідь по суті. Попередній аналіз повноти і якості виконання документів проводять загальний відділ та управління організаційно-інформаційної роботи та контролю, про що роблять відповідні записи на документах і вносять зміни у базу даних АСД. Всі виконані документи подаються на доклад керівництву через канцелярію (знову вноситься інформація про виконання в базу даних) для підписання та закриття документа до справи. У разі виявлення неякісного виконання, загальний відділ та управління організаційно-інформаційної роботи та контролю повертають такі документи виконавцям на доопрацювання.

Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, про що робить відмітку на документі («До справи» або «Зняти з контролю», підпис і дата).

У відділах Івано-Франківської міської ради формуються номенклатури справ. Згідно з ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять [30] номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад i зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі загального відділу вiдповiдає ступеню важливості питань, що вирішуються. Першою розміщується група справ, що включає документи органів влади вищого рівня, далі – група органiзацiйно-розпорядчої документації самої установи (розпорядження, рішення тощо), планово-звiтна документація i листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами влади вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, має умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи складається з індексу загального відділу 01 та порядкового номера в межах пiдроздiлу (01, 02, 03, 04, 05…).

Після складання номенклатури справ відбувається формування справ.

Формування справ – це групування виконаних документів у справи вiдповiдно до номенклатури справ [40].

У справи групують тільки оригінали документів, а у разі їх вiдсутностi – засвiдченi в установленому порядку копії. Документи згруповані у межах одного діловодного року. Документи всередині справи групуються у хронологічному порядку.

Виконком міської ради у межах своїх повноважень приймає рішення виконавчого комітету, міська рада – рішення міської ради, а міський голова видає одноосібно свої розпорядження. Оригінали цих документів зберігаються у протокольній частині загального відділу протягом 10 років, а далі передаються у міський архів згідно актів передачі на зберігання.

Розглядаючи процеси документаційного забезпечення управління доцільно було б розглянути