1 Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні» [8]: цей закон детальніше розглядає структуру органів місцевого самоврядування, повноваження районних, міських, селищних, сільських, районних у містах рад, а також порядок обрання голів, секретарів та депутатів цих рад, їх права та обов’язки, прийняття ними рішень, проведення сесій та повноваження у здійсненні різних видів діяльності.

2 Закон України «Про державну службу» [3]: визначає статус державного службовця, його права та обов’язки, порядок прийняття на службу та її проходження, етичні засади здійснення їх діяльності і т.п.

3 Закон України «Про боротьбу з корупцією» [2]: визначає поняття корупції та корупційних діянь, систему органів боротьби з корупцією, обмеження державних службовців, спрямовані на попередження корупції, та їх відповідальність за недотримання цих норм.

4 Регламент Івано-Франківської міської ради [66] та Регламент виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради, що закладають засади здійснення їх діяльності, положення про відділи, де визначаються їх основні функції та завдання.

Документне забезпечення загального відділу постійно зростає, оскільки до відділу надходять нові нормативно-правові акти: Закони, Постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, Укази Президента України, акти органів центральної та місцевої виконавчої влади, а також безпосередньо внутрішні розпорядчі документи, зокрема рішення виконавчого комітету ІФМР, рішення ІФМР та розпорядження міського голови.

У діяльності Івано-Франківської міської ради створюються також: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні документи.

Що ж до інформаційно-документаційного забезпечення, то в ІФМР воно представлене друкованими виданнями:

– місцеві: «Західний кур’єр», «Галичина», «Світ молоді», «Галицький кореспондент», «Франківський оглядач», «Репортер», «Прикарпатська правда», «Рідна земля», «Анонс-контракт», «Афіша Прикарпаття»;

– деякі загальнодержавні видання: «Урядовий кур’єр», «Україна молода», «Дзеркало тижня», «Коментарі», «Віче»;

– та електронними ресурсами, зокрема: Інтернет-виданнями та електронними засобами масової інформації, сайтами Івано-Франківських телерадіокомпаній «Вежа», «Бойчук-студія» та радіостанції «Західний полюс», інформаційної агенції «МАЛАКАВА», офіційним сайтом міста Івано-Франківська, Івано-Франківської обласної державної адміністрації, бюро рекламно-інформаційного забезпечення «БРІЗ», персональним сайтом Віктора Анушкевичуса.

Незважаючи на таке різноманіття джерел інформації, бачимо, що не вистачає саме спеціалізованих видань, які потрібні у конкретних сферах діяльності установи.

Однак сам процес документаційного забезпечення з часом удосконалюється, тобто проводиться автоматизація і комп’ютеризація основних видів діяльності, що значно зменшує затрати часу на пошук необхідної інформації та збільшує ефективність діловодних процесів.

2.3 Аналіз документообігу у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради

З документами у виконкомі ІФМР як і в будь-якій іншій установі, незалежно від їхнього змісту, необхідно виконувати деякі загальні операції: приймати і відправляти, реєструвати, передавати за призначенням, контролювати хід їхнього виконання, давати довідки по документах. У органах державної влади і місцевого самоврядування традиційно склалися певні правила організації цієї роботи.

Документ, що надійшов ззовні до ІФМР, спочатку повинен бути зареєстрований. Це означає, що йому присвоюється унікальний реєстраційний номер, що заноситься до журналу або картотеки разом з інформацією про документ.

Після цього документ починає рух по органу влади. Практично на будь-якому етапі руху документ може бути через непотрібність списаний у справу, що відповідним чином реєструє діловод. Після списання документ, якщо це передбачено інструкцією з діловодства, передається на архівне зберігання або знищується відповідно до прийнятих правил архівного збереження.

На початку руху документ потрапляє до посадових осіб виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради, зазвичай керівників, які визначають, хто, що і у який термін повинен зробити по даному документу — «виносять» резолюції. Ці резолюції деталізуються доти, поки документ не потрапляє до виконавців.

Виконавці, у міру виконання резолюцій по документу, повертають його разом із звітами керівникам — авторам резолюцій, які повинні оцінити результати виконання і прийняти рішення про подальшу долю документа. По завершенні роботи над документом він списується у справу.

Як правило, у результаті виконання резолюції виконавцем створюється внутрішній або вихідний документ. Однак в окремих випадках під виконанням резолюції можуть матися на увазі активні дії службовців.

Створення документу — досить складний і трудомісткий процес. Навіть формування великої кількості простих типових документів («Вашу заяву взято до уваги і буде враховано…») дуже часто може забирати досить багато часу.

Документ, «породжений» в ІФМР, також реєструється. При цьому, якщо документ призначений для внутрішнього використання, він реєструється як внутрішній, а для відправлення в іншу організацію або іншій особі — як вихідний. Склад реквізитів у внутрішніх і у вихідних документів, які реєструються, як правило, однаковий.

Зазвичай реєстрація внутрішнього або вихідного документа здійснюється вже після його затвердження, і задачею діловодства є його доведення до уваги всіх уповноважених посадових осіб, у тому числі і службовців інших органів влади. Документ може потрапляти до сфери контролю ще на етапі підготовки, тобто розробки та узгодження проекту документа.

Документообіг, тобто рух документів в організації з моменту їх створення або надходження до завершення виконання чи відправки, відбувається у Івано-Франківській міській раді у вигляді потоків вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

До вхідної документації ІФМР належать: листи-запити, листи-звернення (див. Додаток З), службові листи, виконавчі листи, гарантійні листи, листи на виконання робіт, послуг.

Вихідна документація ІФМР представлена в основному листами (див. Додаток И), договорами про науково-технічне співробітництво, матеріальну відповідальність, постачання.

Внутрішня документація складається з розпорядчих документів (рішення (див. Додаток І), розпорядження, накази) а також довідково-інформаційних документів: звіти; листи; плани (виробничі, будівельно-монтажних, науково-дослідних робіт, роботи