3 Вибираємо кореспондента (Президент України, Секретаріат Президента; Верховна Ради України, постійні комісії Верх. Ради; Кабінет Міністрів України, мін-ва, комітети, відомства; Обласна рада, ОДА; Відділи і управління ОДА; Суб'єкти підприємницької діяльності і т.д.)

4 Вибираємо номенклатуру справ:

01-01 Закони України, Укази і розпорядження Президента України;

01-02 Постанови Верховної Ради України;

01-03 Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України;

01-04 Рішення обласної ради;

5 Вводимо керівника, якому направляємо цей документ (вибираємо з довідника посадових осіб):

Анушкевичес В. А. – міський голова;

6 Вибираємо чи документ

на контролі;

до відома.

Автоматично присвоюється № документа:

Вхідний номер документа 1371/01-02/02 від 03.04.2009,

де: 1371 – порядковий номер у році, 01-02 номенклатура справ, 02 – код кореспондента,

Автоматично встановлюється дата виконання (з можливістю поправити). Дата виконання 03.04.2009.

Вводимо короткий зміст документ: про запровадження мораторію на ліквідацію, відчуження, перепрофілювання оздоровчих заходів (дитячих, професійних).

Схема реєстрації вихідної кореспонденції:

1 Вводимо нову картку;

Тут тип документа присвоюється автоматично:

Листи структурного підрозділу

2 Вибираємо корреспондента, напр.:

УЖКГ, спецкомбінат, зел.господ., держ.інсп.ох.навк.середов.;

3 Вибираємо номенклатуру справ:

Листування з установами, підприємствами, організаціями міста з питань їх роботи;

4 Вводимо керівника, який направляє цей документ (вибираємо з довідника посадових осіб):

Яцишин Я.;

5 Вибираємо чи документ

на контролі;

до відома.

Автоматично присвоюється № документа:

Вихідний номер документа 528/01-17/29в від 03.04.2009,

де: 528 – порядковий номер у році, 01-17 номенклатура справ, 29 – код кореспондента і додається буква в.

Автоматично встановлюється дата виконання (з можливістю поправити). Дата виконання, напр. 03.05.2009

Вводимо прізвище (якщо знаємо) кому направляємо.

Вводимо назву організації, якій надсилаємо документ – УЖКГ, УКБ, управління освіти, ЦМКЛ, управління культури, управління праці.

Вводимо короткий зміст документ: про надання інформації.

Оскільки існує локальна мережа, то по ній інформація заноситься одночасно в базу даних АСД на двох комп’ютерах загального відділу.

Використання інформаційних систем у загальному відділі та в ІФМР в цілому дозволяє зекономити багато часу та ефективніше організовувати процес документообігу.

Розглядаючи документообіг Івано-Франківської міської ради, потрібно також зупинитися на організації роботи з розгляду звернень громадян, оскільки це один з найважливіших напрямів діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування та їх посадових осіб, які відповідно до своїх повноважень зобов'язані у встановленому порядку розглядати звернення, давати на них відповіді і вживати необхідних заходів.

Листи, заяви i скарги громадян, що надходять до виконкому міської ради, реєструються у вiддiлі звернень громадян виконкому міської ради відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

У першу чергу розглядаються звернення тих громадян, які мають встановлені законодавством пільги (ветерани війни і праці, інваліди та інші непрацездатні особи, потерпілі від аварії на Чорнобильській АЕС, багатодітні родини, самотні матері та інші громадяни, які мають потребу в соціальному захисті та підтримці). Розглянемо кількість таких звернень у відсотковому відношенні, зобразивши їх у вигляді діаграми (Рис. 2.3.1).

Рис. 2.3.1 – Дані про кількість звернень громадян пільгових категорій

Після одержання звернення насамперед встановлюють, чи належить до компетенції установи порушене у ньому питання. Якщо ні, то визначають, куди направити звернення для перевірки чи вирішення проблеми. При цьому керуються Законом України «Про звернення громадян» [6], Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян [60] та іншими нормативними актами державної влади, що регулюють роботу із зверненнями громадян. Можна також проаналізувати коло питань, які є предметом звернень, як у кількісному так і у відсотковому відношенні (Рис. 2.3.2).

Рис. 2.3.2 – Дані про кількість звернень громадян у розрізі питань

Якщо громадянин висловлює бажання особисто викласти аргументи особі, яка перевіряла заяву чи скаргу, взяти участь у перевірці поданого звернення, ознайомитися з матеріалами перевірки, бути присутнім при розгляді питання на засіданні відповідного органу, то згідно із законодавством така можливість йому надається.

Особистий прийом громадян здійснюють: міський голова, його заступники, керуючий справами виконкому, начальники відділів, управлінь згідно з затвердженими графіками, які доводяться до відома населення.

Письмові й усні пропозиції, заяви і скарги громадян, зроблені на особистому прийомі, підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках (Табл. 2.3.1).

Таблиця 2.3.1

Картка обліку особистого прийому громадян

№ п/п | Дата прийому | Хто приймає | Прізвище, ім’я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника | Порушені питання | Кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання | Наслідки розгляду, індекс, дата одержання відповіді від виконавця

Короткий зміст | індекси

Проводяться «прямі лінії» та прийоми за місцем проживання з керівництвом виконкому, облікуються та узагальнюються виконання звернень, які поступають в ході їх проведення, інформація подається в газету «Західний кур'єр».

Можна стверджувати, що ефективність розгляду звернень громадян за минулий рік також підвищилась у порівнянні з попереднім (див. Додаток М).

Отже, ефективність документообігу, в тому числі і у сфері розгляду звернень громадян зростає з року в рік, оскільки змінюються умови праці в цілому завдяки впровадженню комп’ютерних технологій та автоматизованих систем організації діловодних процесів, що дає змогу скоротити час на проходження документів всередині організації та значно спростити пошук необхідних документів.

2.4 Шляхи вдосконалення процесів документаційного забезпечення у міськвиконкомі

Необхідність автоматизації документообігу органів державної влади і місцевого самоврядування є сьогодні очевидною для всіх.

Діловодство з використанням паперових журналів і картотек є несумісним з вимогами підвищення ефективності роботи державних службовців у силу декількох причин.

Інформація про документи і хід їхнього виконання розподілена по системі картотек організації та її структурних підрозділів. Тому отримання інформації про роботу з документами на підприємстві вимагає пошуку та обробки даних з різнорідних і децентралізованих картотек.

Картотеки документів зазвичай відділені від виконавців. Вони містять неповну і неоперативну інформацію про стан документів.

Розмноження і переміщення великої кількості паперових документів, ведення численних