Однак кардинальні, революційні підходи до документообігу органів державної влади і місцевого самоврядування дуже небезпечні. Це може призвести не тільки до зриву термінів впровадження, але і до серйозних проблем в управлінні.

Тому Microsoft разом з партнерами пропонує два поетапних програмно-методологічних рішення в сфері організації документообігу органів державної влади і місцевого самоврядування:

автоматизоване діловодство для паперового документообігу;

електронний документообіг і діловодство.

Подібний поетапний підхід дозволить плавно підвищити ефективність роботи органу влади, виключивши можливість дезорганізації його діяльності.

Автоматизоване діловодство для паперового документообігу є в найближчій перспективі основним підходом до автоматизації документообігу в органах державної влади і місцевого самоврядування.

Оброблювані виконкомом Івано-Франківської міської ради документи, у тому числі і передані з використанням засобів обчислювальної техніки, мають дві форми — традиційно паперову й електронну. Подібний симбіоз є наслідком того, що сучасні засоби підготовки документів передбачають електронну форму збереження документа, а нормативна база та усталені правила звернення — паперову. Також найважливішим аргументом на користь збереження паперових носіїв документів є неперевершена зручність роботи з ними. Правила і звички змінюються значно повільніше від можливостей сучасних інформаційних технологій.

В органах державної влади і місцевого самоврядування, очевидно, ще довго при обробці документів в електронному вигляді будуть зберігатися операції, що вимагають створення їхніх паперових копій. Як правило, керівники бажають працювати з документами в паперовому вигляді. Крім того, поки що обмін офіційними документами між органами влади і передача їх у державні архіви також відбувається в паперовій формі.

Електронний документообіг і діловодство (ЕДД) є технологічною відповіддю на сучасні вимоги, які висуваються існуючою політико-економічною ситуацією до ефективності органів державної влади і місцевого самоврядування. На користь ЕДД говорять і досвід його впровадження в західних органах державної влади, і приклади експлуатації у великих, прогресивних комерційних структурах.

Наведені цифри не залишають сумніву в необхідності переводу Івано-Франківської міської ради на електронний, безпаперовий документообіг. Однак, для подібного переводу потрібна серйозна підготовка. Електронний документообіг і діловодство є кінцевою метою, досяжною після впровадження автоматизованого паперового документообігу і діловодства.

В традиційній системі діловодства (реєстрація кореспонденції на паперових картках) при значній кількості документів практично неможливо було проводити оперативний пошук необхідних документів та надавати необхідну довідкову інформацію. Таке рішення дає змогу не тільки ефективно відслідковувати шлях проходження документа, але і оперативно готувати різноманітну довідкову та статистичну інформацію, яка необхідна для прийняття рішень, контролювати стан виконавської дисципліни. Ця можливість забезпечена в ІФМР завдяки впровадженій автоматизованій системі діловодства.

Бажаним є також наявність інтерфейсу для роботи зовнішніх користувачів через внутрішню (Intranet) та зовнішню (Internet) мережу. Це дозволило б виконавцям самостійно контролювати стан виконання документів, закріплених за ними, та не відволікати працівників канцелярії на надання різноманітної довідкової інформації, яка забирає у них багато робочого часу. Локальна мережа в організації існує, також встановлено зв'язок з мережею Інтернет, однак на жаль це поки не надає таких можливостей.

Існуюча на цей час у загальному відділі міської ради автоматизована система діловодства має досить вузькі можливості: реєстрації та контролю виконання.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у загальному відділі. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка. До центральної бази даних заносяться закони України, постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також інші документи (рішення міської ради, рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови, листи-звернення від підприємств, установ та організацій, протоколи засідань), які надійшли та зареєстровані у ІФМР.

При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в базу даних. Основною одиницею обліку в системі є реєстраційна картка (РК) документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку. При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів.

Після проставлення керівництвом резолюцій ця інформація також заноситься у базу даних АСД. Крім того, за допомогою бази даних можна контролювати виконання документів. Система повідомляє про термін виконання тих чи інших документів, а після того, як документ виконаний, у базу даних заноситься відповідна позначка.

Однак цих можливостей недостатньо для ефективної роботи з документами та спрощення процесів документаційного забезпечення. Тому у міській раді розглядаються різноманітні пропозиції щодо впровадження систем електронного документообігу, які мали б ширший простір виконання завдань.

Системами електронного документообігу, які найбільше заслуговують на увагу, є Автоматизована система контролю та організації діловодства АСКОД та КАІ-документообіг.

Розглянемо коротко кожну з них.

Система АСКОД Стандартний забезпечує:

– створення, накопичення і зберігання реєстраційних і контрольних карток документів та їх електронних копій;

– коригування і друкування реєстраційних та контрольних карток;

– пошук документів за будь-якими реквізитами реєстраційних та контрольних карток;

– друкування журналів реєстрації службової кореспонденції та звернень громадян.

Контроль виконання документів здійснюється за допомогою постановки документів на контроль та створення контрольних карток. Із завершенням календарного року виконані картки переносяться до бази даних минулих років, де передбачено їх пошук за різними ключами та друкування.

Автоматизація впроваджується на всіх етапах процесу діловодства: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за проходженням і виконанням тощо.

КАІ-документообіг – це система, що створена спеціально для ведення електронного діловодства в органах державної влади і місцевого самоврядування. Вона призначена для впорядкування роботи з документами з моменту їх реєстрації та