Практичне значення роботи полягає в розробці науково-методичних рекомендацій підвищення рівня діловодства та створення сучасних ефективно функціонуючих систем документаційного забезпечення в установах, що тісно пов’язано з впровадженням реформ у галузі документування державного управління, зокрема на місцевому рівні, з метою підвищення ефективності діяльності органів місцевого самоврядування у цьому контексті. Створення механізму ефективного документаційного забезпечення в сучасних умовах потребує:

Ш організації адекватного документування управління;

Ш уніфікації і стандартизації нових систем документації;

Ш розробки програмних засобів щодо оптимізації документопотоків відповідно до рівнів управління;

Ш багаторівневих документаційних баз даних та інформаційно-пошукових систем;

Ш комерціалізації процесів документаційного забезпечення управління;

Ш створення системи підготовки фахівців у сфері документаційного забезпечення державного управління.

Структура дипломної роботи логічно підпорядкована меті і завданням дослідження. Дипломна робота складається із переліку умовних скорочень, вступу, двох розділів (восьми підрозділів), висновків, списку використаних джерел та додатків. Загальний обсяг дипломної роботи становить 115 сторінок, у тому числі: основний текст – 74 сторінки, список використаних джерел та літератури, що містить 71 позицію на 8 сторінках, та додатки на 16 сторінках.

У першому розділі розглядаються теоретико-організаційні аспекти документаційного забезпечення, зокрема нормативно-методична база, поняття, значення та роль управлінського документа, розкривається суть документаційного забезпечення управління та основи проведення автоматизації діловодних процесів.

У другому розділі проведено аналіз особливостей документаційного забезпечення і документообігу в Івано-Франківській міській раді та подано практичні рекомендації щодо вдосконалення процесів роботи з документами шляхом впровадження систем електронного документообігу та електронного урядування.

Розділ 1 ТЕОРЕТИЧНІ Й ОРГАНІЗАЦІЙНО-МЕТОДИЧНІ АСПЕКТИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

1.1 Місце документаційного забезпечення в системі функцій державного управління

Для позначення діяльності, пов’язаної зі створенням документів та організації роботи з ними, вживається декілька термінів, серед яких, зокрема, терміни "документування", "діловодство", "документаційне забезпечення", "управління документацією" тощо. Визначення обсягу змісту кожного з них – тема окремого дослідження. Для мети нашого дослідження оберемо найбільш вживаний термін – "документаційне забезпечення".

На основі врахування традицій і накопиченого досвіду роботи з документами історично складена сукупність певних принципів і правил, що визначають вимоги до підготовки документів та організацію роботи з ними. Ця діяльність поєднує в собі елементи діловодства та документаційного забезпечення управлінської діяльності та державного управління. Разом з тим останнє виконує функцію інформаційного постачання на всі ділянки управління такої документації, обсяги і якість якої відповідали б вимогам і потребам прийняття і виконання будь-якого управлінського рішення. Отже, документаційне забезпечення державного управління - це організаційно-методична діяльність, спрямована на створення управлінських документів і моніторингу їх використання в процесі прийняття рішень та реалізації основних функцій управління [35, с.9].

Однак в сучасних умовах термін “діловодство” перестає адекватно відображати зміст цього поняття. Під документаційним забезпеченням управління у найзагальніших уявленнях розуміється створення документованої інформаційної бази з різними носіями для використання управлінським апаратом в процесі реалізації його функцій. Діловодство ж розглядається лише як організаційно-правовий і технологічний інструмент документаційного забезпечення державного управління.

В державному управлінні інформаційне забезпечення досить тісно пов’язане з документаційним забезпеченням. Звідси випливає наступне визначення документаційного забезпечення управління – це діяльність спеціальних працівників або підрозділів органів ДПС щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство – діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів.

Значення документаційного забезпечення полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60–70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо). Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв’язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямом наукової організації праці працівників сфери управління.

З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу. Таким чином, розвиткові вдосконалення документаційного забезпечення управління підпорядковані завданню отримання нових або додаткових відомостей про систему державного управління в цілому та окремі її складові для аналізу, організації, контролю за виконанням рішень.

Визначення місця "документаційного забезпечення" серед функцій державного управління потребує з’ясування питання щодо класифікації функцій державного управління, оскільки наукова література з цього питання містить різні підходи до вирішення проблеми класифікації. Інколи за одними і тими самими ознаками класифікації одні автори поділяють функції державного управління на дві, інші – на три чи більше груп, відносячи навіть однакові функції до різних груп.

Г. Райт [65, с.40-47], поділивши функції на керівні та додаткові, до першої групи відносить планування, організацію, комплектацію кадрами, мотивацію та контроль, а до другої – функцію управління фінансовими ресурсами та представницько-організаційну функцію. На відміну від Г. Райта Б. Гурне поділяє функції управління на три групи – головні, допоміжні та командні. Склад конкретних функцій, віднесених Б. Гурне до виділених ним груп, відрізняється від складу функцій за класифікацією Г. Райта. Однак Б. Гурне серед інших (таких як управління персоналом, придбання майна та обладнання й управління ними, бюджет і бухгалтерський облік, функції юридичні і пов’язані з судовими позовами) до допоміжних відносить функцію документування, визначаючи її як систему дій, спрямовану