Вона забезпечує такі основні функції як: прийом та первинна обробка документів, відправка документів, електронний архів, контроль виконання, сканування та візуалізація, інтелектуальний пошук, звітність, адміністрування та захист інформації.

Ще однією можливістю щодо вдосконалення процесів документаційного забезпечення управління є створення системи електронного урядування. Електронне урядування – це спосіб організації державної влади за допомогою систем локальних інформаційних мереж та сегментів глобальної інформаційної мережі, яка забезпечує функціонування певних органів в режимі реального часу та робить максимально простим і доступним щоденне спілкування громадянина з органами влади.

Простими словами, електронне урядування передбачає: будь-яка особа через Інтернет може звертатися із запитами до органів державної влади, органів місцевого самоврядування для отримання необхідної інформації, а основне – для отримання адміністративних послуг. Скажімо, особа, не відходячи від комп’ютера, може здійснити будь-яку трансакцію з органом влади (зареєструвати юридичну особу, земельну ділянку, посвідчити договір купівлі-продажу, оренди тощо), витрачаючи при цьому якнайменше часу. Перевагою для органів державної влади і місцевого самоврядування є в цьому випадку те, що спрощуються процеси документаційного забезпечення, тобто роботи з документами. Необхідні документи надходять у електронному вигляді, що полегшує їх реєстрацію, а також прикріплення копії документа до реєстраційної картки, тобто непотрібний як такий процес сканування документів, що значно зменшує затрати часу.

Окрім того, портал органу влади чи місцевого самоврядування має надавати громадянам і бізнесу легкий доступ до таких інформаційних ресурсів: бази даних стосовно ринку праці, заповнення електронних бланків і форм, електронний обмін даними між урядом і громадянами, здійснення на сайті відповідного органу (після появи відповідних нормативно-правових актів) платежів за послуги за допомогою кредитних карт [33, c. 65].

Впровадження електронного урядування відбувається поетапно:

– інформування громадян про діяльність органів виконавчої влади і місцевого самоврядування через інформаційні технології (ІТ).

– організація електронного документообігу в органах влади і місцевого самоврядування.

– забезпечення можливості звернення громадян до органів державної влади через ІТ;

– надання адміністративних послуг через ІТ.

Івано-Франківська міська рада знаходиться зараз на другому етапі, оскільки інформування громадян відбувається через сайт міста Івано-Франківська, який постійно вдосконалюється. Сайт надає інформацію про місто, міські новини, міську владу (голову міста, виконком, міську раду, депутатів), а також про окремі галузі діяльності (освіта і культура, туризм, спорт, міжнародні зв’язки, економіка, інвестиції, ЖКГ міста і т.д.)

Саме на сайті міста доцільно було б впровадити таку функцію як електронне урядування, що б значно розширило можливості як громадян, так і службовців міської ради.

Міська рада якраз перебуває на етапі впровадження систем електронного документообігу, про які йшлося вище.

Однак існує, нажаль, ряд проблем, які стоять на заваді впровадження систем електронного урядування. Це:

– проблема доступу до Інтернету;

– кваліфікація державних службовців. Навіть якщо практично всі кабінети державних службовців і обладнані комп’ютерами, то працювати з ними уміють далеко не всі, не говорячи вже про користування Інтернетом.

– неналежно виконується обов’язок органів влади розміщувати на власних веб-сторінках необхідну інформацію, що ілюструє призначення, компетенцію того чи іншого органу.

Однак, в майбутньому за умови подолання цих проблем електронне урядування стане ефективним інструментом на шляху до вдосконалення процесів управління та взаємодії органів державної влади і місцевого самоврядування між собою та громадськістю, а також до зменшення обсягу паперового документообігу, що значно спростить процеси документаційного забезпечення, зменшить затрати часу на прийом, реєстрацію, облік і передачу документів та необхідну площу для їх зберігання.

Що ж до документного забезпечення як такого, то можна стверджувати, що зокрема загальний відділ зовсім не забезпечений необхідною літературою, публікаціями, які б стали у нагоді і завжди були під рукою при виконанні їх професійних обов’язків.

Можна було б, наприклад, розмістити на сайті міста Івано-Франківська необхідні нормативно-методичні документи, які регулюють діяльність міської ради в цілому та інформаційних відділів зокрема, включаючи роботу з документаційного забезпечення. Це могли б бути:

– Закони України «Про державну службу» [3], «Про місцеве самоврядування» [8], «Про боротьбу з корупцією» [2], «Про звернення громадян» [6], «Про інформацію» [7], «Про Національний архівний фонд та архівні установи» [9], «Про електронні документи та електронний документообіг» [5], «Про електронний цифровий підпис» [4], «Про обов’язковий примірник документів» [11], Регламент Івано-Франківської міської ради [66], Регламент виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради, Положення про роботу відділів міської ради;

– Інструкції з діловодства: «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» [62]; «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» [60]; «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» [61];

– Державні стандарти у сфері діловодства та архівної справи: ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів [26]; ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять [30]; Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98 [27]; «Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів держав-ної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання» [54]; Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [48] і Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання [49].

Звичайно, деякі з цих нормативних актів можна