У зв’язку з активним впровадженням у сферу державного управління і взаємовідносин державних структур з громадянами інформаційних технологій створення, обробки документів і електронного документообігу функцію державного управління, пов’язану зі створенням документів та організацією роботи з ними, на нашу думку, слід перейменувати з "діловодства" на "документаційне забезпечення управління" (ДЗУ). Діловодство доцільно розглядати лише як організаційно-правовий та технологічний інструмент для побудови ДЗУ і розуміти під документаційним забезпеченням управління створення документованої інформаційної бази на різноманітних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій, адже документаційне забезпечення управління є однією зі сфер управлінської праці, що вибудовується на наукових засадах, які визначаються документознавством.

На відміну від діловодства документаційне забезпечення управління охоплює всі системи управлінської документації з різними носіями інформації. У реалізації документаційного забезпечення управління значно посилюється його інформаційно-технологічна складова, пов’язана з активним впровадженням в управління новітніх інформаційних технологій. У зв’язку з цим зростають потреби в інтенсивній інтелектуалізації кадрового потенціалу документаційного забезпечення управління, створення організаційної системи, здатної ефективно забезпечувати проведення державної політики у даній сфері. В існуючій в даний час системі державного управління у сфері архівної справи та діловодства склалася значна диспропорція між двома групами повноважень на користь архівної справи, з явно вираженою непріоритетністю повноважень у галузі документостворення та організації роботи з документами.

При цьому слід враховувати, що на відміну від широко вживаного терміну "діловодство" суттєвим для ДЗУ є: його поширення на всі системи управлінських документів на будь-яких носіях; наявність самостійного структурного підрозділу, до обов’язків якого входить проектування, впровадження та контроль за дотриманням існуючих правил щодо ДЗУ; встановлення відповідальності управлінського персоналу за порушення таких правил.

1.2 Нормативно-методична база процесу документаційного забезпечення органів державного управління

Процес управління супроводжується створенням і функціонуванням управлінських документів, які складають основу документаційного забезпечення (ДЗ) установи. Як і будь-яка інша сфера діяльності, сфера роботи з документами повинна регулюватися певною нормативно-методичною базою.

Згідно з визначенням, поданим у навчально-методичному посібнику Г.І. Балібардіної «Документоведение и документационное обеспечение управления» [15, с.8] нормативно-методична база документаційного забезпечення управління (ДЗУ) – це сукупність законів, нормативних правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи, а також що регламентують роботу служби діловодства – її структуру, функції, штати, технічне забезпечення і деякі інші аспекти.

Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління охоплює:

– законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

– Укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження уряду, які регламентують питання документаційного забезпечення управління;

– правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

– правові акти нормативного та інструктивного характеру;

– методичні документи з діловодства в установі;

– державні стандарти на документацію;

– уніфіковані системи документів;

– класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації [83, с.8].

Окрім Конституції України процес документаційного забезпечення регулюється ще низкою Законів України: «Про інформацію» [7], «Про Національний архівний фонд та архівні установи» [9], «Про електронні документи та електронний документообіг» [5], «Про електронний цифровий підпис» [4], «Про обов’язковий примірник документів» [11], Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» [63].

Закон України «Про інформацію» [7] закладає правові основи інформаційної діяльності, подає основні види інформації, використовувані у діяльності установ та організацій, а також розглядає документ з точки зору інформаційних відносин.

Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» [9] регулює відносини, які виникають в процесі створення служб діловодства та архівних підрозділів установ з метою забезпечення збереженості Національного архівного фонду та його поповнення; встановлює порядок зберігання документів, завершених у діловодстві, користування цими документами зі службовою, виробничою, науковою чи іншою метою.

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» [5] регулює відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, опрацювання, використання та знищення електронних документів; встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу.

Закон України «Про електронний цифровий підпис» [4] визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при його використанні в системі електронного документообігу.

Закон України «Про обов’язковий примірник документів» [11] визначає правові засади функціонування системи обов'язкового примірника документів та регулює інформаційні відносини, пов'язані з поповненням національного інформаційного фонду України, встановлює права та обов’язки виробників документів та їх одержувачів.

Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади [63], затверджений Постановою Кабінету Міністрів України, встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Важливе значення в організації документаційного забезпечення в органах державного управління має інструкція з діловодства. Сьогодні процес документування діяльності органів державного управління, організація документообігу, зберігання документів і використання їхньої інформації регулюються такими нормативними документами: «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» [62], на підставі якої розробляється інструкція з діловодства конкретного органу управління з метою конкретизування вимог до створювання, обробки та зберігання документів; «Інструкція з