діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» [60], яка встановлює правила обробки, зберігання звернень громадян; «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» [61].
Ще одну групу утворюють нормативні та методичні документи, які розробляються Державним комітетом архівів України (Держкомархів України) та його галузевою інституцією – Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД), зокрема державні стандарти з оформлення управлінських документів: ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів [26] та ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять [30]; Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98 [27]; нормативні документи, що регулюють питання, пов'язані зі систематизацією, підготовкою, передачею документів до архіву: «Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів держав-ної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання» [54], «Типове положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» [74], Типове положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради» [75], а також методичні рекомендації щодо їхнього застосування: Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [48] і Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання [49].
Розглянемо ці документи детальніше.
ДСТУ 4163-2003 покликаний забезпечити оволодіння технологічними процесами створення організаційно-розпорядчих документів, побудову уніфікованої, тобто складеної за встановленими правилами, системи організаційно-розпорядчої документації (далі ОРД) і поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи, створювані внаслідок діяльності державних та недержавних суб'єктів господарювання: міністерств; корпорацій, концернів, асоціацій, компаній; промислових об'єднань; виробничих об'єднань; підприємств тощо. Цей стандарт подає основоположні принципи формування системи ОРД: встановлює склад реквізитів документів та сукупність вимог до змісту реквізитів і їх розташування, бланків, оформлювання документів та їх виготовлення за допомогою друкувальних засобів [20, с. 70- 72].
ДСТУ 2732:2004 встановлює терміни та визначення понять у сфері діловодства й архівної справи. Терміни, встановлені цим стандартом, слід застосовувати в усіх видах нормативних документів, що стосуються сфери діловодства й архівної справи, а також для робіт зі стандартування. Положення стандарту чинні для застосування в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших суб'єктів господарювання, що діють в Україні, а також технічних комітетів стандартизації, науково-технічних та інженерних товариств. Стандарт містить 155 термінів, пов'язаних із теорією та технологією діловодства й архівної справи. Також наводяться англійські та російські терміни-відповідники [35, с.9-10].
Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) – складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Його розроблення зумовлене змінами в складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.
ДКУД – це нормативний перелік назв уніфікованих форм документів (далі – УФД) з унікальними кодовими позначеннями. УФД – сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що підлягають виконанню у певній сфері діяльності, і розташованих у визначеному порядку на носії інформації.
Усі органи державного і господарського управління та підвідомчі підприємства й організації використовують ДКУД під час збирання та опрацьовування документів за відповідними уніфікованими формами в процесі виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством. ДКУД орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облікування та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (далі – УСД), створена за єдиними правилами та вимогами, яка містить інформацію, потрібну для управління в певній сфері діяльності. Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, використовувані під час виконання управлінських функцій. ДКУД містить кодові позначення та назви класів документів, підкласів та уніфікованої форми документа (УФД), призначені для систематизації документів та їх електронного документообігу.
Основним нормативним актом із визначення строків зберігання документів та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду або для знищення є «Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання» (далі – Перелік) [54]. Його призначено для використання всіма органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності. Його застосовують також при складанні усіх видів номенклатури справ та в роботі експертно-перевірних комісій (ЕПК) державних архівів і експертних комісій (ЕК) установ [20, с.70].
Важливу роль серед документів нормативно-методичної бази ДЗ в органах державного управління і місцевого самоврядування відіграють нормативно-правові, методичні документи, які видаються органами законодавчої та виконавчої влади регіонального рівня. Здебільшого вони представлені: типовими положеннями про орган державної влади чи місцевого самоврядування та його структурні підрозділи; примірними номенклатурами справ, розробленими архівними відділами обласних виконавчих комітетів; розпорядженнями та рішеннями про перевірку стану діловодства у відповідному органі та про проведення занять з підвищення кваліфікації його співробітників; переліками документів, що утворюються в органі державної влади чи місцевого самоврядування; методичними рекомендаціями, які роз'яснюють порядок створювання службових документів, маршрут руху документів, конкретизують правила зберігання документів.
До нормативно-методичної бази процесу документаційного забезпечення в
