Розглянувши склад нормативно-правової бази ДЗУ, можна сказати, що у даний час вона може вважатися мінімально достатньою. Однак вона не є систематизованою, оскільки правовим регулюванням охоплена не вся сукупність найосновніших відносин у даній сфері; певна частина нормативно-правових актів, що регулюють цю галузь, містить суперечливі норми і потребує узгодження; відсутній стержневий законодавчий акт, який би комплексно визначав основні засади правового регулювання відносин у сфері документаційного забезпечення; не визначені першочергові завдання та перспективи розвитку нормативно-правового забезпечення документостворення та організації роботи з документами; спостерігається повільність законопроектної роботи та значна тривалість узгоджувальних процедур у нормотворенні. Не враховуються реальні якісні зміни у сфері документозабезпечення, що склалися об’єктивно, прикладом чого є відсутність офіційного визнання в Україні документаційного забезпечення управління як функції державного управління, сфери документування та організації роботи з документами і відповідного історичного етапу їх розвитку. Основний масив нормативно-методичних документів регулює процеси діловодства, в той час як документаційне забезпечення управління є дещо ширшим поняттям.

На думку В.Т. Савицького [69, с.12] у вирішенні багатьох проблем документозабезпечення могли б відіграти належну роль концепція нормативно-правового регулювання цієї сфери, Закон України “Про документаційне забезпечення управління” та відповідна Інструкція щодо його реалізації.

Справді, для вдосконалення нормативно-правового регулювання у сфері документаційного забезпечення управління необхідно було б усунути наявні у нормативних актах різної юридичної сили та рівнів протиріччя; прийняти ряд нових актів із метою унормування неврегульованих відносин; чітко охарактеризувати статус документаційного забезпечення серед інших функцій державного управління; привести національну нормативно-правову базу у відповідність із нормами міжнародного права та міжнародними стандартами у цій сфері.

1.3 Управлінська документація – елемент ефективного документаційного забезпечення

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого і господарського характеру. Документ є вагомим доказом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівника з юридичної точки зору тощо.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.[13] ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.-Чинний з 01.07.95.

Документована інформація є основою управління. Ефективність останнього значною мірою базується на виробництві і споживанні інформації, сконцентрованої в документах, де їй надано відповідної форми і забезпечено переміщення у часі і просторі. Саме документи і управлінська документація є основою для прийняття управлінських рішень та їх юридично підкресленої реалізації, що визначає їх безумовне виконання.

На міжнародному рівні, як зазначено у підручнику Н.М. Кушнаренко «Документоведение» [44, с.20], загальновизнаним є визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене і затверджене Міжнародною організацією зі стандартизації (ІСО) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності.

Однак, у даний час в Україні визначення змісту поняття, що позначається терміном «документ», офіційно зафіксовано у сімох нормативно-правових актах : трьох Законах України – «Про інформацію» [7], «Про бібліотеки і бібліотечну справу» [1] і «Про обов’язковий примірник документів» [11], а також у чотирьох національних стандартах України – ДСТУ 2392–94 «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» [41], ДСТУ 3017–95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» [22], ДСТУ 3843 – 99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» [25], ДСТУ 2732 : 2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» [30]. Крім того, це поняття закріплене і в ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа. Терміни тa визначення» [29]. Трактування цього терміну зазначеними актами можна подати у вигляді таблиці (Табл.1.3.1).

Таблиця 1.3.1

Трактування поняття «документ» нормативно-правовими актами України

№
п/п | Нормативний акт, який визначає поняття терміна «документ» | Визначення поняття «документ»

1 | Закон України «Про інформацію» | Передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві

2 | Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» | Матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві

3 | Закон України «Про обов’язковий примірник документів» | Матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві

4 | ДСТУ 2392–94 «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» | Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності

5 | ДСТУ 3017–95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» | Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі

6 | ДСТУ 3843 – 99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» | Оформлений згідно з установленим порядком матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу

7 | ДСТУ 2732-94.