ДИПЛОМНА РОБОТА

Тема: Документаційне забезпечення в органах державного управління (на прикладі Івано-Франківської міської ради)

ЗМІСТ

АНОТАЦІЯ

Документаційне забезпечення виконавчих органів самоврядування на основі Івано-Франківського виконавчого комітету. -Рукопис.

У дослідженні висвітлено суть документаційного забезпечення виконавчих органів місцевого самоврядування та перспективам його оптимізації у сфері промисловості та інфраструктури на прикладі управління промисловості та інфраструктури виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради.

Вперше в українському державному управлінні документаційне забезпечення установи розглянуто як комплексне явище, від рівня якого залежить ефективність виконання установою її профільних управлінських завдань. Виокремлено складові документаційного забезпечення в установі й науково обґрунтовано чинники, що забезпечують досконалий рівень організації роботи з управлінською документацією за сучасних умов. Розроблено модель організації служби діловодства в установі. Встановлено вимоги щодо кваліфікаційних рівнів працівників служби діловодства установи у контексті формування їх професійної та інформаційної культури.

Ключові слова : документаційне забезпечення державного управління, діловодство, документообіг, оптимізаційні заходи.

Перелік умовних позначень та скорочень

ДЗУ | документаційне забезпечення управління

ДЗ | документаційне забезпечення

ІАС | інформаційно-аналітична система

ІР | інформаційні ресурси

ІФМР | Івано-Франківська міська рада

ОДВ | орган державної влади

ОМС | орган місцевого самоврядування

Рр. | роки

Рис. | рисунок

СЕД | система електронного документообігу

С. | сторінка

Та ін. | та інше

Таб. | таблиця

ВСТУП

Актуальність теми дослідження. Для сучасної України вдосконалення роботи органів місцевого самоврядування є одним з актуальних завдань, що потребує науково обґрунтованих підходів. Належна організація функціонування цих органів забезпечує успішний розвиток держави, зокрема її соціально-економічну та політичну стабільність. З іншого боку, на ефективність дій органів державної влади суттєво впливає їх взаємозв’язок з органами місцевого самоврядування. Саме на місцевому рівні вирішуються основні проблеми життєдіяльності територіальної громади та забезпечується реалізація її інтересів. Діяльність у цьому напрямі є головним завданням органів місцевого самоврядування, успішне здійснення якого залежить від якісного та оперативного опрацювання відповідної інформації, що надходить до цих органів або створюється ними у вигляді документів.

Документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами є одним із основних складових діяльності органів місцевого самоврядування. Водночас, на ці процеси, що, як правило, охоплюються поняттям діловодства, останнім часом впливає застосування нових інформаційних технологій, методів інформаційно-документаційного забезпечення управління. У підсумку зазначена діловодна діяльність, що спрямована на прийняття, документування та реалізацію управлінських рішень, набуває більш широкого змісту і може позначатися як документаційне забезпечення діяльності юридичної особи. Слід зауважити, що в державних органах та органах місцевого самоврядування як типова, так і профільна документація представлені переважно видами управлінських документів. Це означає, що в документаційному забезпеченні діяльності органу місцевого самоврядування основними є процеси створення та організування функціонування службових управлінських документів різних класів управлінської документації. Однак, нині, на відміну від традиційних діловодних процесів, вони реалізуються із врахуванням впровадження систем електронного документообігу, методів інформаційного забезпечення керування, моніторингу документаційних потоків в установі, керування документаційними процесами відповідно до чинних національних стандартів.

Незважаючи на актуальність дослідження зазначених аспектів в роботі органів місцевого самоврядування, в Україні вони залишаються поза увагою документознавців. Водночас сучасний стан та перспективи розвитку документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування доцільно розглядати у контексті вивчення основних напрямів розвитку діловодства в зазначених органах у попередні періоди, що певною мірою пов’язані із нинішньою характеристикою їх діяльності у сфері створення управлінської документації та організування роботи зі службовими документами.

Одним із визначальних факторів впливу як на перебіг, так і на результат управлінського процесу є діяльність органів державної влади та місцевого самоврядування, пов’язана з документуванням та організацією роботи з документами. З середини 70-х років ХХ століття таку діяльність, поряд із традиційною назвою “діловодство”, називають терміном “документаційне забезпечення управління” (далі – ДЗУ, документозабезпечення). Вважається, що поява цього терміна зумовлена впровадженням в управлінську діяльність автоматизованих систем управління.

Інформація, що використовується в системі сучасного державного управління, переважно оформлена документально. За допомогою документа інформація зберігається і передається у часі та просторі, а тому значна частина дій здійснюється у процесі управління шляхом створення і використання різноманітних документів. Документування та організація роботи з документами як складові процесу управління є важливими чинниками забезпечення результативності діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.

Стан наукової розробки теми дослідження. Аналіз стану справ в області організації діловодства і документообігу в ряді установ показав недооцінку організації централізованої розробки і впровадження в масштабах установи актуалізованих класифікаторів, тезаурусів і тлумачних словників. Спроби ряду підрозділів створити свої системи класифікації документів, упорядкувати роботу з ними, приводять до ще більшого хаосу і, що більш небезпечно, до збільшення чисельності адміністративно-управлінського персоналу. Суспільне значення документаційного забезпечення управління викликає постійний науковий інтерес до проблем цієї сфери, проте ґрунтовних, комплексних наукових розробок у даному напрямі ще надто мало. Тому надзвичайно важливим надбанням у дослідженні проблем діяльності з документування та організації роботи з документами є наукові праці сучасних українських вчених І.Є.Антоненко, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова, Ю.І.Палехи та інших науковців.

Вагомим внеском у наукову розробку теоретико-методологічних проблем даної теми, організаційно-правових аспектів, нормативно-правового регулювання та практичної реалізації документаційного забезпечення управління є праці науковців Г. Беспянської, М.І. Додонової, Т.В.Іванової, Л.П. Піддубної, Т.В.Кузнецової, Н.М.Кушнаренко, Н.М. Поліщук, С.Сельченкової, О.В. Цимбалюк та інших вчених.

Низка розвідок присвячена історії діловодства в Україні, однак тільки в деяких з них висвітлено окремі аспекти, пов’язані з витоками та передумовами формування сучасної вітчизняної системи документаційного забезпечення державного управління у галузі соціального захисту населення. Це, зокрема, публікації І.О.Ворончук, Ю.І.Палехи [52-53], Н.С.Костинської, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова. Рівень сучасної технології діловодства, документаційного забезпечення управління