Продовження табл. 1.3.1

8 | ДСТУ 2732 : 2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» | Інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі

Примітка. Запис інформації повинен відповідати характеристикам певного жанру чи номіналу. Жанрові характеристики запису інформації – це функціональні та структурно-композиційні ознаки певного жанру твору літератури чи мистецтва (роман, монографія, хронікально-документальний фільм тощо). Номінальні характеристики запису інформації – це функціональні та структурно-композиційні ознаки певного виду задокументованої службової чи особистої інформації (наказ, акт, протокол, лист, щоденник тощо)

Н.М. Кушнаренко [44, с.20-21] допускає існування кількох визначень поняття «документ»: широкого (ДСТУ 2392–94) [41], яке застосовується у всіх видах документації, вужчого (ДСТУ 3017–95) [22] – використовується у сфері книговидання і найвужчого (ДСТУ 2732-94) [29], сферою дії якого є діловодство і архівна справа.

Невід’ємною складовою управлінської діяльності та державного управління загалом, є створення інформаційного носія з організацією його послідовного пересування в межах певної системи управління. Найбільш поширеним у сучасному управління матеріальним носієм із зафіксованою на ньому з дотриманням певної юридичної процедури інформацією є управлінський документ.

Управлінський документ – це матеріальний об’єкт із закріпленою будь-яким способом на спеціальному носії інформацією, що утворилась і (або) використовується в процесі управління. Проте, зазначимо, що комплексні ознаки управлінського документа як джерела і засобу інформації стали враховуватися і використовуватися в організації документаційного забезпечення управління установ, підприємств і фірм лише від початку 80-х рр. У цей час в Україні розвивається власна наукова школа документознавства прикладної спрямованості [35,с.9-11; 36, с.38-39].

Сьогодні управлінська документація як сукупність відомостей і даних, необхідних для здійснення аналізу, контролю, прийняття та організації виконання управлінських рішень, виступає невід’ємною складовою управління . З одного боку, управлінська документація відображає умови, властивості, закономірності, особливості функціонування як об’єкта, так і суб’єкта управління. З іншого боку, вона опосередковує трудову діяльність людей, визначає форми відносин між ними і керуючою системою і постійно використовується в управлінні та організації виробництва.

Як специфічний продукт управлінська документація має такі особливості:

– виступаючи на певному етапі управління продуктом праці. На наступному етапі вона є її предметом;

– має тривале і багаторазове використання, не втрачаючи при цьому своїх споживчих властивостей;

– має здатність до накопичення;

– є змінюваною в ціні без будь-якої якісної або кількісної зміни початкового зразка;

– забезпечує можливість тиражування (копіювання) і одночасного використання в багатьох місцях.

Функціональна різноманітність управлінських документів обумовлює велику кількість класифікаційних ознак, покладених в основу їх групування. Головне завдання вивчення управлінських документів як об’єктів класифікації полягає в тому, щоб виділити їх характерні особливості ї дати їм правильне тлумачення і оцінку. Так, відомий український документознавець С.Г. Кулєшов доводить, що є «так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, тобто в яких відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом – виокремлення груп документів».

Так, зокрема, управлінські документи, що перебувають в обігу в межах установи, можуть бути згруповані за такими ознаками:

послідовність створення: оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів; копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу);

рівень доступу: загальнодоступні в межах установи. Для службового користування (документи, що містять конфіденційну інформацію), секретні (документи, що містять таємну інформацію);

юридична сила - справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні; нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин; фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

Наведені прості класифікації є однорівневими. Тобто виділені групи документів не мають подальшого поділу на якісь види. При групуванні управлінських документів установи можуть бути розроблені дворівневі класифікації, де групи (класи) документів поділяються на підгрупи (підкласи) і види. Видами документів у даному випадку виступають номінали (акт, протокол, наказ) або частіше - їх різновиди (наприклад, акт приймання-здачі робіт, протокол засідання колегії міністерства, наказ про заохочення).

В межах класифікації управлінських документів за способом організації процесу їх обігу на вхідні, вихідні, внутрішні, що стосуються внутрішніх питань установи (організації, підприємства, фірми) і не виходять за його межі; зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція, можна виділити ще дві групи – ті, що підлягають реєстрації. І ті, що їй не підлягають. Дворівневу структуру має і класифікація номіналів управлінських документів. Які поділяються на види, а останні на документи, що підлягають затвердженню, засвідчуються і не засвідчуються гербовою печаткою.

Групуються за терміном виконання термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»; нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом установи (організації, підприємства, фірми).

За видами управлінські документи поділяють на:

– типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

– трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної