– індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

– прості, що містять інформацію з одного питання;

– складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

В свою чергу за терміном зберігання розрізняють:

– документи постійного зберігання;

– документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

– документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

Цільове призначення управлінського документа визначається перш за все сферою його використання у відповідності з основними функціями управління.

Наведена нижче таблиця 1.3.2 може дати правильне уявлення про використання управлінської документації в процесі здійснення управління.

Таблиця 1.3.2

Використання управлінської документації в реалізації функцій управління

Прогнозування | Первинно-облікова, цінова, торговельна, організаційно-розпоряча, наукова-технічна документація

Планування | Планова, ресурсна, організаційно-розпоряча документація

Організація і координація | Організаційно-розпоряча документація

Контроль | Реєстраційно-облікова, аналітична, організаційно-розпоряча документація

Облік і аналіз | Бухгалтерсько-облікова, звітно-статистична. Банківська, фінансова, цінова, документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення

Документ як такий має інформаційний характер. Інформативна функція є основою для всіх управлінських документів. Інформативність документа забезпечує прийняття управлінських рішень, дає правове обґрунтування будь-яких дій у межах виконання управлінського рішення; виступає джерелом знань і відомостей для певних узагальнень, пошуку аналогій і прийняття нових рішень. Крім того, документ виступає засобом зв’язку між окремими елементами керуючої і керованої підсистему правління [28, с.46-47].

Зміст управлінського документа вводить його в певне коло правовідносин у сфері управління, тобто надає йому юридичної сили. Законами і підзаконними актами встановлюється перелік ознак, які надають документу юридичної сили. Це, зокрема, наявність реквізитів – підпису, грифу затвердження, відбитка печатки, елементів бланка. Необхідно зазначити, що юридичні вимоги до різних видів документів, у залежності від їх призначення, можуть бути різними, але кожний управлінський документ повинен містити не менше п’яти реквізитів, які дозволяли б йому називатись документом і надавали певний юридичний статус. До таких реквізитів належать: автор документа, назва документа, підпис, дата і реєстраційний індекс.

Суворе дотримання регламентованого порядку юридичного засвідчення організаційно-розпорядчих документів є обов’язковою вимогою до документування управлінської діяльності.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Треба відмітити, що управлінська документація має свої специфічні властивості:

1. Управлінські документи, незалежно від характеру інформації, яка в них міститься, призначені для регулювання відповідних громадських відносин (відносин між організаціями, між організаціями та державою, між організаціями та громадянами тощо).

2. На відміну від інших носіїв інформації управлінські документи завжди видаються певними офіційними джерелами: установами, організаціями (державних органів) або посадовими особами, в компетенцію яких входить створення цих документів. "Офіційність" управлінських документів підтверджується відповідними печатками, спеціальними бланками тощо.

3. Порядок створення управлінських документів, їх форма, зміст та сфера використання регламентуються відповідними нормативно-правовими актами, що не допускають їх довільного використання [29; 30; 40; 48].

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

– організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

– розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

– довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

– з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

– особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

Основоположне правило роботи з організаційно-розпорядчими документами полягає у визначенні чіткого переліку організаційно-розпорядчих документів для кола питань шляхом уніфікації і стандартизації.

Розглянемо один з найбільш поширених документів, що функціонують у сфері соціального захисту та є індикатором реалізації конкретних управлінських рішень для задоволення потреб громадян, а саме звернення громадян.

Звернення громадян стосуються різних напрямків діяльності суспільства і держави, але , як правило, вони мають єдину мету - звернути увагу відповідних органів і посадових осіб на необхідність розв’язання проблем, що зачіпають суспільні інтереси народу, або конкретної особи, зокрема. Загальними ознаками звернень є те, що вони відображають стан справ у відповідній сфері діяльності і несуть в собі інформацію, яка направляється в державні органи чи органи місцевого самоврядування, об’єднання громадян, на підприємства чи в організації.

Виділяють такі види звернень громадян:

– пропозиція (зауваження, петиція) – звернення з питань, що мають громадське значення, в тому числі щодо покращення роботи органів державної влади та місцевого самоврядування в сфері соціального захисту населення;

– заява – вимоги про задоволення якихось прав, надання пільг, виплат;

– скарга – звернення з приводу порушення прав із вимогою їх поновлення.

Різні операції щодо опрацювання управлінського документа необхідно виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, копіювання документа, у виконанні якого повинні брати участь декілька осіб, і одночасна передача копій всім виконавцям, використання у всіх можливих випадках навчально-інформаційних даних про документ замість самого документа, розмноження проекту документа для одночасного погодження його з декількома підприємствами і т.д.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають і схеми руху основних груп і видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на цій основі доцільний порядок роботи з документами в установі [22, с.267]. Дані про рух документів в організації можуть знаходити своє відображення в реєстраційному журналі або реєстраційних карточках.

В.Т. Савицький [67, с.12], який у свої дисертації також досліджував поняття документаційного забезпечення, визначає його як діяльність із документування та забезпечення потреб управління