Рис. 1.3.1 – Співвідношення діловодства (справочинства), документаційного забезпечення управління та керування документацією

Д(С) – діловодство (справочинство); ДЗУ – документаційне забезпечення управління;

КД – керування документацією

Бачимо, що однозначного погляду на визначення поняття документаційного забезпечення не існує. Зважаючи на те, що це поняття розглянуте в Держстандарті 2732:2004 [30], будемо вважати прийняте там визначення нормативним. Однак, з огляду на сучасний стан інформаційно-документаційної сфери, доцільно було б доповнити це визначення. Документаційне забезпечення здійснюється не лише на основі готових документів, воно може відбуватися, включаючи також сам процес створення документа із застосуванням як традиційних, так і електронних засобів обробки інформації. Тому можна було б визначити документаційне забезпечення як діяльність із документування та організації роботи зі службовими документами для забезпечення потреб управління інформаційними та документаційними ресурсами.

В наш час документаційне забезпечення має важливе значення, яке полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60-70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо). Ці операції виконуються в різних підрозділах організації, кожен з яких має свої чітко визначені функції.

Схематично процес документаційного забезпечення управління можна зобразити так (Рис. 1.3.2) [47, с.13]:

Рис. 1.3.2 – Схема документаційного забезпечення управління

Документаційне забезпечення управління виконує три основні завдання:

1 документування (створення документів, які підтримують і реєструють управлінську діяльність, тобто їх підготовку, оформлення, узгодження та виготовлення);

2 організація документообігу (забезпечення руху, пошуку, зберігання і використання документів);

3 систематизація архівного зберігання документів [47, с.13].

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичної сили документам, що створюються. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів – обов'язкових елементів оформлення документів (наприклад, дата, підпис, гриф затвердження, гриф погодження, індекс, текст тощо). Сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації визначені ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» [26]. Держстандартом встановлений не лише склад реквізитів (їх всього 32), а й зони та послідовність їх розміщення на документі. Сукупність реквізитів документа і схема їх розміщення на документі складають формуляр документа. Формуляр також регламентований державним стандартом, тому для правильного складання документа необхідно знати не лише реквізити документа, але й схему (модель) формуляра, встановленого держстандартом, що забезпечує єдність документування та єдність документації як в рамках однієї установи, так і в цілому по всій країні.

Основна ж мета налагодження роботи з документами – забезпечити надійний документообіг в організації.

Автори довідкового посібника «Делопроизводство» [70, с.83] визначають документообіг як рух документів в організації з моменту їх одержання чи створення до завершення виконання чи відправки.

Головний принцип правильної організації документообігу – швидке проходження документів найкоротшим шляхом, з мінімальними витратами праці і часу на їх опрацювання [37, с. 200].

Документообіг в організації здійснюється у вигляді потоків документів: вхідних, вихідних, внутрішніх. Важливо забезпечити прямий рух документів – без зигзагів і зворотного руху. Документ не повинен потрапляти двічі до одного підрозділу чи виконавця. Схеми документообігу розробляються відповідними службами і періодично коригуються. При цьому окремі групи документів спрямовуються на певні маршрути. Так здійснюється оптимізація роботи з документами і забезпечується оперативність реалізації управлінських рішень [46, с.19].

В загальному вигляді процес документообігу можна представити у вигляді рисунка (Рис. 1.3.3) [47, с.14].

Рис. 1.3.3 – Загальна схема документообігу

Основні типи документів та процедури їх опрацювання (див. Додаток А) [47, с. 10-11].

Порядок роботи з документами розподіляється на певні етапи. Кожний етап має свої прийоми виконання. Починається ця робота з надходження і первинного опрацювання документів. Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто технічних операцій.

Реєстрація документів – важливий етап. В процесі реєстрації ведеться облік отриманих документів, але найголовнішим є запис показників про документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації закладається банк даних про документи, які циркулюють в об'єкті чи суб'єкті.

З реєстрацією документів тісно пов'язаний наступний етап – контроль за виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб'єкту ефективно спланувати свій робочий день. Контроль за виконанням документів включає:

1 постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів;

2 облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Від постановки реєстрації документів залежить і організація інформаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного обслуговування або секретар зобов'язані за кілька хвилин видати довідку: де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в ручному режимі – на картках або в автоматизованому – на комп'ютері.

Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить