ВСТУП
НАЦІОНАЛЬНИЙ НАУКОВИЙ ЦЕНТР
„ІНСТИТУТ АГРАРНОЇ ЕКОНОМІКИ”
УКРАЇНСЬКОЇ АКАДЕМІЇ АГРАРНИХ НАУК
НІКОЛАШИН Андрій Олександрович
УДК 657.1.011.56
побудова системи облікової інформації в
сільськогосподарських ПІДПРИЄМСТВАХ
в умовах комп’ютеризації
08.00.09 – бухгалтерський облік, аналіз та аудит
(за видами економічної діяльності)
АВТОРЕФЕРАТ
дисертації на здобуття наукового ступеня
кандидата економічних наук
Київ – 2008
Дисертацією є рукопис.
Робота виконана в Подільському державному аграрно-технічному університеті Міністерства аграрної політики України.
Науковий керівник: кандидат економічних наук, доцент
Слободян Володимир Дмитрович,
Подільський державний аграрно-технічний
університет, проректор з навчальної та
методичної роботи, завідувач кафедри
бухгалтерського обліку
Офіційні опоненти: доктор економічних наук, професор
Правдюк Наталія Леонідівна,
Вінницький державний аграрний університет
Міністерства агарної політики України, декан
факультету економіки і підприємництва,
завідувач кафедри обліку та аналізу
кандидат економічних наук, доцент
Коцупатрий Михайло Миколайович,
Київський національний економічний університет ім. Вадима Гетьмана Міністерства освіти і науки України, декан факультету економіки аграрно-промислового комплексу, завідувач кафедри обліку, аналізу і аудиту в АПК
Захист відбудеться "__" 27 лютого 2008 р. о ___ _13_ годині на засіданні спеціалізованої вченої ради К 26.350.02 в Національному науковому центрі „Інститут аграрної економіки” УААН за адресою: 03680 м. Київ, МСП, вул. Героїв Оборони, 10, 3-й поверх, конференц-зал, к.317.
З дисертацією можна ознайомитися у бібліотеці Національному науковому центрі „Інститут аграрної економіки” УААН за адресою: 03680 м. Київ, МСП, вул. Героїв Оборони, 10, 2-й поверх, к. 212.
Автореферат розісланий "__" 25 січня 2008 р.
Вчений секретар
спеціалізованої вченої ради,
кандидат економічних наук Н.Л. Жук
ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ
Актуальність теми. Бухгалтерський облік характеризується обробкою великого обсягу інформації, яка потрібна не тільки для функціонування бухгалтерського апарату, а й для ефективного прийняття управлінських рішень. Тому оперативність надходження облікової інформації та її достовірність є одними з основних факторів ефективної діяльності підприємства.
Удосконалення бухгалтерського обліку має передбачати розв’язання, таких завдань, як поліпшення контролю та аналізу одержаних даних, забезпечення більш досконалих форм документів, збільшення оперативності одержаних даних тощо. Впровадження комп’ютеризації дозволяє ефективно вирішити ці завдання.
Теоретичними, методологічними та методичними основами побудови системи облікової інформації в умовах комп’ютеризації займалися такі вчені, як М.Т. Барановський, Л.Я. Бернстайн, Ф.Ф. Бутинець, М. Вебер, А.М. Герасимович, М.Я. Дем’яненко, П.О. Додонов, В.П. Завгородній, С.В. Івахненков, К.Е. Каллас, Г.Г. Кірейцев, М.М. Коцупатрий, М.Ф. Кропивко, Б. Нідлз, М.Ф. Огійчук, Ю.І. Осадчий, В.Ф. Палій, Н.Л. Правдюк, Р.С. Рашитов, В.С. Рожнов, , С.І. Синяк, Я.В. Соколов, В. Стібіц, М.Г. Чумаченко та інші.
Проте висвітлення методологічних і практичних аспектів побудови системи облікової інформації в умовах комп’ютеризації, особливо в сільсько-господарських підприємствах, є недостатнім. Серед найбільш вагомих слід виділити публікації Ф.Ф. Бутинця, В.П. Завгороднього, С.В. Івахненкова, М.Ф. Кропивка, П.Т. Саблука та деяких інших вчених.
Різноманітність методологічних підходів, великий вибір технічного і програмного забезпечення, недосконалість нормативно-правового забезпечення ускладнили ефективну побудову системи облікової інформації в сільськогосподарських підприємствах в умовах комп’ютеризації. Тому виникла потреба у створенні чіткої, універсальної системи облікової інформації, яка б використовувала новітні комп’ютерні технології. А це потребує відповідних змін у всіх підсистемах системи облікової інформації (методичній, технічній, організаційній), що зумовлює необхідність удосконалення й доповнення методологічних основ обліку, нормативно-правової бази, форм ведення обліку. У сукупності вищевикладене визначило актуальність і спрямованість дисертаційного дослідження.
Зв’язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Дисертаційна робота виконана у відповідності з програмою наукових досліджень, що проводяться в Інститетуті бізнесу і фінансів Подільського державного аграрно-технічного університету: „Формування системи та механізмів обліково-аудиторського та інформаційного забезпечення сільськогосподарських підприємств у ринкових умовах” (номер державної реєстрації 0107U002641). У межах програми автором виконано дослідження по удосконаленню побудови системи облікової інформації в умовах комп’ютеризації в сільськогосподарських підприємствах.
Мета та завдання дослідження. Метою дисертаційної роботи є опрацювання теоретичних основ і розробка практичних рекомендацій щодо формування й удосконалення системи облікової інформації в сільськогосподарських підприємствах в умовах комп’ютеризації.
Реалізація поставленої мети обумовила необхідність вирішення наступних завдань:
- визначити зміст терміну „бухгалтерська комп’ютерна система”;
- систематизувати класифікаційні ознаки бухгалтерської комп’ютерної системи з позиції функціонування облікових процесів;
- на засадах системного підходу сформувати основні компоненти системи облікової інформації в умовах комп’ютеризації;
- розробити механізми використання бухгалтерської комп’ютерної системи на основі міжнародних стандартів обліку;
- дослідити поняття електронного документообігу та розглянути особливості його застосування при бухгалтерській комп’ютерній системі;
- обґрунтувати підходи до впровадження бухгалтерської комп’ютерної системи в сільськогосподарських підприємствах.
Об’єктом дослідження є організаційно-економічні аспекти побудови системи облікової інформації в сільськогосподарських підприємствах в умовах комп’ютеризації.
Предметом дослідження є теоретичні, методичні та практичні аспекти побудови системи облікової інформації в умовах комп’ютеризації.
Методи дослідження. Теоретико-методологічною основою дисертаційного дослідження є діалектичний метод пізнання та системний підхід, що дало змогу дослідити поняття системи та форми обліку, а також адаптувати поняття бухгалтерської комп’ютерної системи в методології бухгалтерського обліку. В процесі дисертаційного дослідження використовувалися такі загальнонаукові методи: абстракція, узагальнення, аналогія і зіставлення (формування теоретичних узагальнень і висновків), аналіз і синтез (аналіз ринку програмного забезпечення), монографічний (вивчення позитивного досвіду щодо ефективної побудови систем облікової інформації в сільськогосподарських підприємствах), економіко-математичний (розрахунок ефективності впровадження бухгалтерської комп’ютерної системи в сільськогосподарських підприємствах), економіко-статистичний, розрахунково-конструктивний (аналіз стану та прогнозування розвитку використання комп’ютерних технологій в бухгалтерському обліку сільськогосподарських підприємств).
Інформаційною базою дисертаційного дослідження були: Закони України, Укази Президента України, Акти Верховної Ради України, Накази Міністерства агарної політики України, Накази Міністерства фінансів України, матеріали Державного комітету статистики України, міжнародні та національні стандарти бухгалтерського обліку, статистичні видання, періодична преса, спеціальна вітчизняна й іноземна література, звітні дані досліджуваних сільсько-господарських підприємств.
Наукова новизна дисертаційного дослідження полягає в теоретико-методичному обґрунтуванні та практичному вирішенні питань, пов’язаних з побудовою системи облікової інформації в сільськогосподарських підприємствах в умовах комп’ютеризації. Найважливіші результати дослідження, що характеризують наукову новизну і виносяться на захист, полягають у наступному:
вперше:
- запропоновано до застосування термін „бухгалтерська комп’ютерна система”, як система бухгалтерського обліку з можливостями самоконтролю, що використовує людську і машинну працю та складається з відповідних підсистем, що групуються в методичну, технічну та організаційну підсистеми. Задачами цієї системи є збирання, реєстрація, обробка, систематизація, зберігання та передача необхідної облікової інформації за допомогою сучасних технічних, програмних і технологічних засобів та рішень;
- систематизовано складові бухгалтерської комп’ютерної системи у вигляді ієрархічної структури підсистем, що знаходяться у тісному взаємозв’язку;
удосконалено:
- оцінку електронного документообігу з позицій не тільки руху документів, а й передачі прав на їх використання з повідомленням про це користувачів;
- процес нормування робочого часу працівників облікового апарату шляхом залучення нових поправочних коефіцієнтів з метою зниження трудомісткості при впровадженні бухгалтерської комп’ютерної системи;
одержало подальший розвиток:
- класифікаційна оцінка програмного забезпечення з комп’ютеризації бухгалтерського обліку в різних за розмірами сільськогосподарських підприємствах, а також рекомендації щодо його застосування;
- механізм впровадження автоматизованих облікових систем через розроблення Технічного завдання по створенню бухгалтерської комп’ютерної системи;
- принципи побудови електронного документа шляхом надання переліку обов’язкових реквізитів, необхідних для отримання юридичного статусу електронного документа, в якому, крім реквізитів характерних для паперових документів, повинні міститися власні: електронний підпис, відповідні посилання, позначки про зміни та доповнення в ньому, рівні доступу тощо;
- оцінка економічної ефективності від впровадження бухгалтерської комп’ютерної системи, що дозволило визначити структуру основних витрат підприємства при її впровадженні.
Практичне значення одержаних результатів полягає в тому, що впровадження розроблених теоретичних, методичних і практичних рекомендацій сприятимуть підвищенню ефективності побудови системи облікової інформації в сільськогосподарських підприємствах в умовах комп’ютеризації.
Рекомендації можуть бути впроваджені в практичну роботу різних за розміром сільськогосподарських підприємств, а також використані для розробки нормативно-правових актів України та впроваджені в навчальний процес вищих аграрних учбових закладів України.
Запропоновані в дисертаційному дослідженні рекомендації щодо побудови системи облікової інформації при використанні бухгалтерської комп’ютерної системи були апробовані та знайшли практичне застосування в роботі СТОВ агрофірма „Козацька долина” с.Вихрівка Дунаєвецького району Хмельницької області (довідка № 300 від 25 червня 2004 р.), СТОВ ім. Шевченка с. Копачівка, Деражнянського району Хмельницької області (довідка № 192 від 14 липня 2006 р.), ТзОВ „Кам’янець-Подільський птахокомбінат” м. Кам’янець-Подільський Хмельницької області (довідка № 245 від 25 травня 2006 р.), ВАТ „Адамс” с. Жовтневе Кам’янець-Подільського району Хмельницької області (довідка № 584 від 05 червня 2007 р.), ЗАТ „Агрофірма АВІС” с. Гуменці Кам’янець-Подільського району Хмельницької області (довідка № 98 від 14 червня 2007 р.).
Методичні та практичні рекомендації були використані в роботі Головного управління агропромислового розвитку Хмельницької обласної державної адміністрації (довідка № 2.1/2401 від 21 листопада 2006 р.), а також у методично-навчальному процесі Подільського державного аграрно-технічного університету (довідка № 61-02-591 від 29 грудня 2005 р.).
Особистий внесок здобувача. Дисертаційна робота є результатом самостійного наукового дослідження. Теоретичні узагальнення, положення, висновки, рекомендації та пропозиції отримані автором самостійно на підставі проведених досліджень. Усі статті за темою дисертаційного дослідження опубліковано одноосібно.
Апробація результатів дисертації. Основні положення та результати дисертації доповідалися й одержали позитивну оцінку на таких конференціях: Науково-практичній конференції професорсько-викладацького складу ПДАТУ (м. Кам’янець-Подільський, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006 рр.), Міжнародній науково-практичній конференції „Ринкова трансформація економіки АПК” (м. Харків, 2002 р.), Міжнародній науково-практичній конференції „Реформування обліку, звітності та аудиту в системі АПК України: стан та перспективи” (м. Київ, 2003 р.), Міжнародній науково-практичній конференції „АПК в умовах активізації інтеграційних процесів: стан, проблеми, перспективи” (м. Кам’янець-Подільський, 2004 р.).
Публікації. За результатами дослідження опубліковано 10 наукових праць загальним обсягом 2,7 друкарських аркуша, з них 8 наукових праць у фахових виданнях, загальним обсягом 2,18 друкарських аркуша.
Обсяг і структура дисертаційної роботи. Дисертаційна робота викладена на 160 сторінках друкованого тексту, складається із вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел, який налічує 214 найменувань, містить 20 рисунків, 23 таблиці, 7 додатків.
ОСНОВНИЙ ЗМІСТ РОБОТИ
У вступі обґрунтовано актуальність теми дисертації, визначено мету і завдання дисертаційного дослідження, викладено основні положення, наукову новизну та обґрунтовано практичну значимість дисертаційної роботи.
У першому розділі „Теоретичні основи побудови системи облікової інформації в умовах комп’ютеризації” досліджено поняття та значення облікової інформації в системі бухгалтерського обліку, проведено аналіз розвитку форм обліку, у тому числі сучасних комп’ютерних форм обліку, розглянуто та проаналізовано нормативно-правову базу застосування комп’ютерних технологій в бухгалтерському обліку.
Облікова інформація є головною складовою економічної інформації, що характеризується великим обсягом і різноманітністю. Облікова інформація потребує збору, передачі, реєстрації, обробки, аналізу, зберігання, що в сукупності має вигляд облікової інформаційної системи. Тому виникає потреба в чіткій структуризації системи облікової інформації. Особливої актуальності це питання набуває в умовах комп’ютеризації.
При впровадженні автоматизованих інформаційних систем в бухгалтерській облік досить часто відбувається просте поєднання вже існуючої (традиційної) системи ведення бухгалтерського обліку з комп’ютерними технологіями, хоча впровадження сучасних комп’ютерних технологій дає змогу значно розширити межі інформаційних систем бухгалтерського обліку, трансформуючи їх у нові комп’ютерні системи бухгалтерського обліку з розвинутими функціями оперативності, контролю, аналізу та можливостями для розвитку.
На протязі тривалого часу в бухгалтерському обліку склалося багато різних форм, розвиток яких передбачав три основні цілі: необхідність більш широкого розподілу праці між окремими обліковими працівниками, підвищення ефективності ведення синтетичного обліку (при цьому значно менше уваги приділялося веденню аналітичного обліку) та поліпшення оперативності одержання даних бухгалтерського обліку.
Застосування комп’ютерних технологій дозволило вирішити проблеми по покращенню ефективності аналітичного обліку та проблеми оперативності одержання комп’ютеризованих даних бухгалтерського обліку. Проте питання зниження трудомісткості праці вирішувалося лише частково, оскільки більшість первинних операцій виконувалася ручним способом.
Розвиток комп’ютерних форм обліку відбувався поетапно разом із здешевленням і збільшенням потужностей електронно-обчислювальних машин. Серед сучасних комп’ютерних форм обліку особливо слід виділити архівно-комп’ютерну (М.Ф. Кропивко) та комп’ютерно-комунікаційну (Ф.Ф. Бутинець, С.В. Івахненков). У кожній з цих комп’ютерних форм обліку є багато спільних і відмінних рис, певних преваг і недоліків. Основним їх недоліком є застосування різних підходів до побудови обліку в умовах комп’ютеризації, і це може ускладнювати внесення змін у підсистемах бухгалтерської комп’ютерної системи, що виникають при її впровадженні на конкретному підприємстві.
В умовах комп’ютеризації форму обліку слід розглядати з двох позицій: як підсистему системи бухгалтерського обліку, що при комп’ютеризації має вигляд алгоритму роботи бухгалтерської програми та як зовнішній вигляд системи, тобто структуру побудови бухгалтерської комп’ютерної системи. Таке розмежування дозволяє сформувати загальну форму обліку (рис. 1), як структуру бухгалтерської комп’ютерної системи, помістивши частину її складових в алгоритм роботи бухгалтерського програмного забезпечення. Це стосується облікових регістрів та нормативно-довідкової інформації, які при комп’ютеризації трансформуються з матеріального носія в електронний і мають вигляд впорядкованого набору даних, створюючи електрону базу даних.
Рис. 1. Схема комп’ютерної форми обліку при бухгалтерській комп’ютерній системі
Аналіз законодавчої бази України виявив значні прогалини в сфері застосування комп’ютерних технологій у бухгалтерському обліку, в тому числі і в сільськогосподарських підприємствах. У чинному законодавстві містяться лише загальні пояснення щодо ведення бухгалтерського обліку за допомогою комп’ютерної техніки (Закони України „Про електронні документи та електронний документообіг” та „Про електронний цифровий підпис”). Проте не розроблено чіткого механізму, що дозволив би масово застосовувати комп’ютерні технології в бухгалтерському обліку. Тому постає невідкладна потреба в доповненні законодавчої бази положеннями, які б чітко регламентували правила використання комп’ютерної техніки та технологій в бухгалтерському обліку сільськогосподарських підприємств.
В другому розділі „Побудова бухгалтерської комп’ютерної системи та характеристика основних її складових” запропоновано до застосування термін „бухгалтерська комп’ютерна система”, наданий перелік і характеристика складових бухгалтерської комп’ютерної системи, проаналізовано стан і рівень забезпеченості бухгалтерського обліку в сільськогосподарських підприємствах технічними та програмними засобами, досліджено поняття електронного документообігу, визначено вплив бухгалтерської комп’ютерної системи на організаційну структуру облікового апарату.
Впровадження сучасних комп’ютерних технологій в облікові інформаційні системи має здійснюватися комплексно з урахуванням великої кількості елементів, що в сукупності повинно мати вигляд єдиної системи. Саме такою системою має стати запропонована бухгалтерська комп’ютерна система.
Бухгалтерська комп’ютерна система – це система бухгалтерського обліку з можливостями самоконтролю, що використовує людську і машинну працю та складається з відповідних підсистем, що групуються в методичну, технічну та організаційну підсистеми. Задачами цієї системи є збирання, реєстрація, обробка, систематизація, зберігання та передача необхідної облікової інформації, за допомогою сучасних технічних, програмних і технологічних засобів та рішень. Модель бухгалтерської комп’ютерної системи наведена на рисунку 2.
Методична підсистема складається з предмету і методів бухгалтерського обліку, де зазначаються об'єкти обліку та сукупність способів і прийомів, які забезпечують одержання, обробку та видачу облікової інформації, а також з функціональної та забезепечуючої підсистем. Розділення на функціональну і забезпечуючу підсистеми дозволило виділити ряд важливих взаємопов’язаних підсистем. Функціональна підсистема містить в собі функції та завдання обліку, а також перелік вимог, що ставляться перед бухгалтерським обліком, і складається з підсистем: обліку, аналізу, контролю, планування та інформування. Забезпечуюча підсистема складається з організаційної, інформаційної, технологічної, технічної, програмної та кадрової підсистем, тобто включає засоби, необхідні для ефективного функціонування бухгалтерської комп’ютерної системи.
В технічній підсистемі особливо слід виділити засоби праці, що складаються з технічного та програмного забезпечення. До технічних засобів слід віднести цифрові технічні засоби, такі як персональні комп’ютери, сервери, планшетні комп’ютери, сканери, датчики, різноманітні мікропроцесорні пристрої тощо. Як показав аналіз сільськогосподарських підприємств Хмельницької області, комп’ютерною технікою забезпечені лише 8,41% від загальної кількості сільськогосподарських підприємств області (за даними Держкомстату України по Хмельницькій області за 2006р.), хоча й простежується тенденція до поступового підвищення рівня комп’ютеризації сільськогосподарських підприємств.
Рис. 2. Модель бухгалтерської комп’ютерної системи
Важливе значення в технічній підсистемі має програмне забезпечення, від якого безпосередньо залежить функціонування бухгалтерської комп’ютерної системи. Якщо загальний ринок програмного забезпечення бухгалтерського обліку вже сформований і налічує десятки програмних засобів вітчизняних та іноземних фірм, то ринок програмного забезпечення бухгалтерського обліку в сільському господарстві знаходиться лише на стадії формування. Це призводить до того, що бухгалтерські програми використовують (без урахування якості використання) лише у 22% комп’ютеризованих сільськогосподарських підприємств Хмельницької області (за даними Держкомстату України по Хмельницькій області за 2006р.). Майже такий самий низький відсоток (29%) використання бухгалтерського програмного забезпечення і в усіх інших комп’ютеризованих підприємствах області.
Організаційна підсистема бухгалтерської комп’ютерної системи складається з форми обліку, як алгоритму роботи програмного забезпечення, де знаходять своє втілення задачі методичної підсистеми, а також з документообігу та організаційної структури облікового апарату.
Правильна організація документообігу дозволяє знизити трудомісткість оформлення документів, підвищити оперативність документообігу, оптимізувати роботу працівників облікового апарату. Найбільш ефективно вирішити ці задачі можна при використанні електронного документообігу. Часто під електронним документообігом розуміють звичайний документообіг, але з використанням комп’ютера. Проте таке визначення є не точним. Електронний документообіг – це не тільки рух документів, а й передача прав на їх використання з повідомленням про це користувачів. Це пов’язано з тим, що рух електронних документів проходить в базі даних комп’ютера і користувач має можливість відслідковувати рух документів лише по особливим відміткам – передачі прав на використання електронного документу. А це потребує формування переліку обов’язкових реквізитів електронного документу, де будуть враховані такі відмітки. При бухгалтерській комп’ютерній системі слід виділити такі основні етапи електронного документообігу: початковий (реєстрація та введення в інформаційно-довідкову базу первинних даних), основний (процес обробки даних за певним алгоритмом) та кінцевий (оформлення і зберігання оброблених даних та передача їх користувачам).
Бухгалтерська комп’ютерна система дозволяє виявити переваги децентралізованої форми побудови облікового апарату. За рахунок створення розгалуженої комп’ютерної мережі між працівниками облікового апарату вдається збільшити оперативність надходження первинної інформації та її обробки незалежно від віддаленості підрозділів підприємства. Завдяки цьому підвищується оперативність управління та ефективність контролю, досягається раціональний поділ праці між працівниками облікового апарату.
У третьому розділі „Перспективи удосконалення бухгалтерської комп’ютерної системи в сільськогосподарських підприємствах” висвітлюються питання ефективності та послідовності впровадження бухгалтерської комп’ютерної системи, вдосконалення електронного документо-обігу, класифікаційної оцінки бухгалтерського програмного забезпечення для сільськогосподарських підприємств, вдосконаленню нормування робочого часу та обов’язків працівників облікового апарату.
Відповідно до державних стандартів, що регулюють питання створення автоматизованих систем (ДСТУ 2941-94, ГОСТ 34.601-90 та ГОСТ 34.602-89) нами сформована послідовність створення і впровадження бухгалтерської комп’ютерної системи (табл. 1).
Таблиця 1
Послідовність створення і впровадження бухгалтерської комп’ютерної системи
Стадії | Етапи робіт
1. Формування вимог до бухгалтерської комп’ютерної системи | 1.1. Дослідження об’єкта та обґрунтування необхідності створення бухгалтерської комп’ютерної системи
1.2. Формування вимог користувача до бухгалтерської комп’ютерної системи
1.3. Оформлення звіту про виконану роботу та заявки на розробку бухгалтерської комп’ютерної системи (теоретико-технічне завдання)
2. Розробка концепції бухгалтерської комп’ютерної системи | 2.1. Вивчення об’єкта
2.2. Проведення необхідних науково-дослідних робіт
2.3. Розробка варіантів концепції бухгалтерської комп’ютерної системи, що задовольняє вимогам користувача
2.4. Оформлення звіту про виконану роботу
3. Технічне завдання | 3.1. Розробка та затвердження технічного завдання на створення бухгалтерської комп’ютерної системи
4. Технічний проект | 4.1. Розробка проектних рішень по бухгалтерський комп’ютерній системі та її складових
4.2. Розробка та оформлення документації на поставку комплектуючих для бухгалтерської комп’ютерної системи і (або) технічна вимога (технічне завдання) на їх розробку
4.3. Розробка чи пристосування програмного забезпечення
4.4. Розробка завдань на проектування в суміжних частинах проекту бухгалтерської комп’ютерної системи
5. Робоча документація | 5.1. Розробка робочої документації на бухгалтерську комп’ютерну систему та її складові
6. Введення в дію | 6.1. Підготовка об’єкта автоматизації до введення бухгалтерської комп’ютерної системи в дію
6.2. Підготовка персоналу
6.3. Комплектування бухгалтерської комп’ютерної системи складовими (програмними і технічними засобами, програмно-технічними комплексами тощо)
6.4. Будівельно-монтажні роботи
6.5. Пусконалагоджувальні роботи
6.6. Проведення попередніх випробувань
6.7. Дослідна експлуатація
6.8. Проведення приймальних випробувань
7. Супроводження бухгалтерської комп’ютерної системи | 7.1. Виконання робіт відповідно до гарантійних зобов’язань
7.2. Післягарантійне обслуговування
В дисертаційному дослідженні розглянуті характеристика та роз’яснення кожного з етапів створення та впровадження бухгалтерської комп’ютерної системи, а також розроблено технічне завдання по її впровадженню на прикладі конкретного підприємства. Сформовано та проаналізовано вимоги до бухгалтерської комп’ютерної системи, основними з яких є функціональність, гнучкість, продуктивність, сумісність, безпека інформації, супровід, обслуговування, зручність у використанні, вартість тощо.
Економічна ефективність бухгалтерської комп’ютерної системи може бути прямою і опосередкованою. Пряма економічна ефективність проявляється через зменшення витрат на функціонування облікового апарату, а опосередкована через зниження трудомісткості, підвищення оперативності та якості робіт. Розрахунок прямої економічної ефективності виявив, що цей показник може бути досить високим за умови правильної послідовності створення і впровадження даної системи. Виявлено, що зменшення витрат на придбання технічного та програмного забезпечення є невиправданим, оскільки в структурі витрат на функціонування бухгалтерської комп’ютерної системи найбільший відсоток займають витрати на заробітну плату та накладні витрати.
Значне зниження трудомісткості при бухгалтерській комп’ютерній системі потребує перегляду нормативів робочого часу працівників бухгалтерського апарату відповідно до „Міжгалузевого нормативу чисельності працівників бухгалтерського обліку”. Необхідно ввести декілька нових поправочних коефіцієнтів, а саме коефіцієнт ведення електронного документообігу для визначення загального часу на друк документів (при необхідності переведення електронних документів у паперові) та коефіцієнт введення допоміжних даних для визначення додаткового часу на занесення допоміжної інформації по даних, що надходять вперше. Крім того, необхідно ввести до таблиці з нормативами додаткову графу, де б зазначалися норми часу при комп’ютерному способі обліку.
Впровадження електронного документообігу зумовлює проблеми, що не були характерні для традиційного документообігу, а саме: оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації в графічному вигляді, контроль за правами доступу, захист електронного документа і його реквізитів, відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам, юридична обґрунтованість облікових даних та юридична доказовість електронних документів тощо. Якщо більшість технічних проблем вдається розв’язати шляхом вдосконалення бухгалтерської комп’ютерної системи (заповненням документів друкованими літерами, застосуванням обов’язкових реквізитів для електронних документів, розміщенням в документах реквізитів, потрібних для перенесення в електронний вигляд, використанням апаратних та програмних засобів захисту тощо), то юридичну обґрунтованість облікових даних та юридичну доказовість електронних документів можливо вирішити лише законодавчим шляхом на державному рівні.
В Законі України „Про електронні документи та електронний документообіг” зазначено, що електронний документ має юридичну силу лише при наявності обов’язкових реквізитів, проте в самому законі розглядається лише електронний цифровий підпис, щодо решти реквізитів, то такий перелік відсутній. Тому виникає необхідність у створенні такого переліку (табл. 2).
Таблиця 2
Реквізити електронного документу
№ | Назва | Опис
1 | Назва документа | Надається назва документа відповідно до затвердженого державного класифікатора управлінської документації
2 | Індивідуальний код документа (форма документа) | Індивідуальний код документа – це код форми документа відповідно до затвердженого державного класифікатора управлінської документації або у випадку застосування індивідуально-розробленого документа – код форми затверджений на підприємстві
3 | Номер документа | Вказується реєстраційний номер документа
4 | Дата складання | Зазначається дата створення документа відповідно до прийнятих стандартів
5 | Місце складання | Вказується адреса створення документа
6 | Назва підприємства | Зазначається, яким підприємством було створено документ
7 | Зміст господарської операції | Вказується дія або подія, яка зумовила зміни в структурі активів, зобов’язань чи власному капіталі підприємства
8 | Обсяг господарської операції | Зазначається, в якій кількості, обсязі чи розмірі була здійснена господарська операція
9 | Одиниця виміру господарської операції | Зазначається, в яких одиницях виміру була здійснена господарська операція (грошових, натуральних чи трудових).
10 | Посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції | ПІБ осіб та їхні посади, що брали участь у здійсненні господарської операції та несуть відповідальність за неї
11 | Посади осіб, відповідальних за правильність оформлення | ПІБ осіб та їхні посади, що проводили оформлення документа за здійсненою господарською операцією
12 | Електронний цифровий підпис | Наводяться дані в електронній формі, які додаються до електронного документа для ідентифікації підписувача цих даних. Підписується за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Електронний підпис повинен містити не тільки дані підписувача документа, але й термін дії підпису
13 | Період дії документа | Вказується, до якого часу триває його дія (актуальність), який строк подальшого зберігання
14 | Рівень доступу до документа | Проводиться розмежування в правах доступу до документа. Вказується, якими правами повинен володіти користувач для доступу до документа (огляд, зміна, доповнення)
15 | Код користувачів документа | Вказується персональний код користувача документа. Створюється з метою об’єднання в єдину базу даних всіх користувачів облікової інформації з розмежуванням у правах доступу
16 | Позначки про користування документом | Зазначаються ПІБ осіб, код та їхні посади, що користувалися документом протягом всього терміну зберігання. Також вказуються дати та час користування
17 | Позначки про зміну в документі | Зазначаються ПІБ осіб, код та їхні посади, що вносили зміни в документ протягом всього терміну зберігання. Крім того, вказуються дати та час змін, а також зазначається, що саме було змінено
18 | Позначки про доповнення документа | Зазначаються ПІБ осіб, код та їхні посади, що вносили доповнення в документ протягом всього терміну зберігання документа. Крім того, вказуються дати та час доповнення, а також зазначається, що саме було доповнено
19 | Посилання на швидкий доступ до документа | Вказується електронна адреса розташування сформованого документа з метою швидкого доступу до нього або з метою створення посилання на нього
20 | Посилання на супровідні документи | Вказується підстава створення даного документа та зазначаються документи (з посиланнями на них), на основі яких був створений даний документ
Електронний документ повинен містити ряд загальнообов'язкових реквізитів: назва, індивідуальний код, дата, місце складання, назва підприємства, зміст господарської операції тощо та перелік специфічних реквізитів, що характерні тільки для електронного документа: електронний цифровий підпис, період дії документа, код користувача, позначки про користування тощо. Таким чином, можна виділити три групи реквізитів електронного документа: стандартні реквізити, що містяться в документі незалежно від його форми, позначки про зміни та доповнення, що дозволяють юридично підтвердити будь-які зміни документа та електронний цифровий підпис, що ідентифікує користувача документа.
В процесі дисертаційного дослідження була надана класифікаційна оцінка програмному забезпеченню з комп’ютеризації бухгалтерського обліку в сільськогосподарських підприємствах. Для малих підприємств та фермерських господарств вибір спеціалізованих програм є незначим. Серед них можна виділити програми на базі "1С:Підприємство" ("МКМ: Фермер", "МІКСТ: Невелике сільськогосподарське підприємство"), але й вони є мало поширеними. Слід зазначити, що в зарубіжних країнах такий вид програм є більш розповсюдженим.
Найбільший вибір спеціалізованого програмного забезпечення існує для середніх сільськогосподарських підприємств. Можна виділити програми на базі "1С:Підприємство" ("Кварц: Конфігурація для сільськогосподарських підприємств", "МІКСТ: Сільськогосподарське підприємство", "ІН-АГРО: Конфігурація для підприємств агропромислового комплексу України"), на базі "Акцент" ("Бухгалтерський облік на сільгосппідприємствах", "Молочне виробництво", "Облік витрат у рослинництві" тощо), на базі "БАС підприємство" ("БАС – сільгосппідприємство"). Крім того, існують спеціалізовані програми, що розроблені науково-дослідними інститутами (Інституту агарної економіки УААН, Харківський ДАУ тощо). Серед спеціалізованих програм для середніх сільськогосподарських підприємств найбільш розповсюдженою є "Кварц: Конфігурація для сільськогосподарських підприємств".
Для великих сільськогосподарських підприємств існують мережеві програми й автоматизовані системи управління підприємством, проте вони є досить дорогими та потребують значного пристосування до конкретних потреб підприємства. Серед найбільш доступних програм слід виділити мережеву версію програми для "1С:Підприємство" („Кварц: Конфігурація для сільсько-господарських підприємств України 2.0.”), програми „X-DOOR” „Парус-Підприємство”, „БЭСТ-ПРО” тощо.
Незважаючи на вибір бухгалтерських програм для сільськогосподарських підприємств, вони мало розповсюджені. Основними причинами цього є недосконалість самих програм, слабка обізнаність потенційних користувачів з їх перевагами, мала підтримка з боку розробників програм тощо. Вирішити таку ситуацію можна через створення попиту на спеціалізовані бухгалтерські програми, шляхом зменшення вартості програм, застосуванням пільгових кредитів на їх придбання, проведенням навчальних семінарів, а також всебічної підтримки з боку державних органів.
Запровадження бухгалтерської комп’ютерної системи зумовлює зміни в структурі облікового апарату та в обов’язках його працівників. Крім традиційних обов’язків бухгалтера: прийняття рішень організаційного характер, остаточний візуальний контроль, організація і проведення інвентаризації, діалог із зацікавленими користувачами тощо, з'являються нові обов'язки: введення первинних даних з паперових документів і з несумісних електронних документів, оформлення та передача при потребі первинних електронних документів, проведення візуального контролю за точністю введених даних. Поява нових обов’язків вимагатиме від працівників поглиблення знань, особливо в напрямку застосування комп’ютерних технологій в бухгалтерському обліку.
ВИСНОВКИ
У дисертації наведені теоретичні положення та практичні рекомендації для вирішення наукової проблеми побудови системи облікової інформації в сільськогосподарських підприємствах в умовах комп’ютеризації, що сприятиме формуванню бухгалтерської комп’ютерної системи та ефективному її використанню в сільськогосподарських підприємствах
1. Запропоновано до застосування термін „бухгалтерська комп’ютерна система”. Це система бухгалтерського обліку з можливостями самоконтролю, що використовує людську і машинну працю, та складається з відповідних підсистем, що групуються в методичну, технічну та організаційну підсистеми. Задачами цієї системи є збирання, реєстрація, обробка, систематизація, зберігання та передача необхідної облікової інформації за допомогою сучасних технічних, програмних і технологічних засобів та рішень.
2. Обґрунтовано підходи до впровадження бухгалтерської комп’ютерної системи шляхом формування послідовності стадій та етапів її створення і запровадження. Одним з головних етапів є розробка Технічного завдання, де повинні розглядатися практичні рекомендації не лише щодо порядку створення, а й до вибору основних складових: програмного та технічного забезпечення, побудови комп’ютерної мережі, структури облікового апарату тощо.
3. Проведений розрахунок економічної ефективності бухгалтерської комп’ютерної системи довів, що вона може бути досить висока за умови правильної послідовності створення і впровадження цієї системи. Виявлено, що зменшення витрат на придбання технічного та програмного забезпечення є невиправданим, оскільки в структурі витрат на функціонування бухгалтерської комп’ютерної системи найбільший відсоток займають витрати на заробітну плату та накладні витрати.
4. Аналіз законодавчої бази України виявив значні прогалини в сфері застосування комп’ютерних технологій у бухгалтерському обліку, в тому числі, і в сільськогосподарських підприємствах. Закони України „Про електронні документи та електронний документообіг” та „Про електронний цифровий підпис” дають лише загальні пояснення щодо комп’ютеризації бухгалтерського обліку. Тому постає невідкладна потреба в доповненні нормативно-правової бази України положеннями, які б чітко регламентували правила використання комп’ютерної техніки та технологій в бухгалтерському обліку сільсько-господарських підприємств.
5. Дослідження ринку бухгалтерського програмного забезпечення для сільськогосподарських підприємствах дозволило згрупувати його в три групи: універсальні програми із стандартним переліком виконуваних функцій, які придатні лише для часткової комп’ютеризації обліку; програми науково-дослідних інститутів, які враховують особливості обліку в сільському господарстві, але є мало розповсюдженими; спеціалізовані програми, що придатні для комплексної комп’ютеризації обліку різних за розмірами сільськогосподарських підприємств, але на ринку пропонуються лише програми-”надбудови”, що можуть працювати тільки разом з головною програмою.
6. Виявлено, що у зв’язку зі значним зниженням трудомісткості при комплексній комп’ютеризації бухгалтерського обліку виникає потреба в перегляді нормативів робочого часу працівників бухгалтерського апарату, а саме „Міжгалузевого нормативу чисельності працівників бухгалтерського обліку”. Крім того, з’являється необхідність в нових поправочних коефіцієнтах: коефіцієнту ведення електронного документообігу для визначення загального часу на друк документів та коефіцієнту введення допоміжних даних для визначення додаткового часу на занесення допоміжної інформації по даних, що надходять вперше.
7. Визначення електронного документообігу, як звичайного документо-обігу, але з використанням комп’ютерної техніки, є не точним, оскільки електронний документообіг – це не тільки рух документів, а й передача прав на їх використання з повідомленням про це користувачів. Це пов’язано з тим, що рух електронних документів проходить в базі даних комп’ютера, і користувач має можливість відслідковувати рух документів лише по особливим відміткам – передачі прав на використання електронного документа.
8. Юридична сила електронних документів може бути доведена лише за наявності обов’язкових реквізитів, які повинні включати стандартні реквізити, що містяться в документі незалежно від його форми, позначки про зміни та доповнення, що дозволяють юридично підтвердити будь-які зміни документа та електронний цифровий підпис, що ідентифікує користувача документа.
9. Головними передумовами розвитку бухгалтерської комп’ютерної системи в сільськогосподарських підприємствах повинні бути: розробка законодавчо-нормативної бази, забезпечення пільгами (банківські кредити, зменшення податків тощо) сільськогосподарські підприємства при впровадженні бухгалтерської комп’ютерної системи, підтримка навчальних закладів, особливо в питаннях забезпечення необхідним програмним та технічним забезпеченням тощо.
СПИСОК ОПУБЛІКОВАНИХ ПРАЦЬ ЗА ТЕМОЮ ДИСЕРТАЦІЇ
У фахових виданнях:
1. Ніколашин А.О. Особливості комп'ютеризації бухгалтерського обліку в сільському господарстві: Зб. наук. праць Подільської держ. аграр.-техн. акад./ За ред. проф. М.І. Бахмата. – Кам’янець-Подільський, 2002. - №10. - С. 172-173.
2. Ніколашин А.О. Використання комп’ютерних технологій при підготовці фахівців з спеціальності „Бухгалтерський облік і аудит”: Зб. наук. праць Подільської держ. аграр.-техн. акад. / За ред. проф. М.І. Бахмата. – Кам’янець-Подільський, 2003. - № 11. - С. 260-262.
3. Ніколашин А.О. Юридичне підтвердження електронних облікових документів: Зб. наук. праць Подільської держ. аграр.-техн. акад. / За ред. проф. М.І. Бахмата. – Кам’янець-Подільський, 2004. - № 12. – Т. 2. - С. 219-221.
4. Ніколашин А.О. Організація бухгалтерського апарату при бухгалтерський комп’ютерній системі: Зб. наук. праць Подільського держ. аграр.-техн. ун-ту / За ред. проф. М.І. Бахмата. – Кам’янець-Подільський, 2005. – № 13. – С. 336-338.
5. Ніколашин А.О. Бухгалтерська комп’ютерна система // Облік і фінанси в АПК. – 2005. – № 6. – С. 25-28.
6. Ніколашин А.О. Розрахунок економічної ефективності використання бухгалтерської комп’ютерної системи в сільськогосподарських підприємствах // Облік і фінанси в АПК. – 2005. – № 8. – С. 47-50.
7. Ніколашин А.О. Характеристика сучасних комп’ютерних форм обліку: Збірник наукових праць Подільського держ. аграр.-техн. ун-ту / За ред. проф. М.І. Бахмата. – Кам’янець-Подільський, 2006. – № 14. – Т. 2. – С. 240-243.
8. Ніколашин А.О. Поняття облікового регістру, форми та системи обліку при впровадженні комп’ютерних технологій. // Облік і фінанси в АПК. – 2007. – № 6-7. – С. 93-95.
Тези науково-практичних конференцій:
9. Ніколашин А.О. Реформування комп’ютеризації бухгалтерського обліку в сільському господарстві: Ринкова трансформація економіки АПК. Ч.3: Фінансово-кредитна система. / За ред. П.Т. Саблука, В.Я. Амбросова, Г.Є. Мазнєва.– К.: ІАЕ, 2002.- С. 326-329.
10. Ніколашин А.О. Характеристика ринку бухгалтерських програм для сільського господарства: Реформування обліку, звітності та аудиту в системі АПК України: стан та перспективи. Ч.2: Науково-методична робота з обліку та звітності АПК: стан та перспективи. / За ред. П.Т. Саблука, М.Я. Дем’яненка, В.М. Жука. – К.: ІАЕ, 2003. – С. 178-182.
АНОТАЦІЯ
Ніколашин А.О. Побудова системи облікової інформації в сільськогосподарських підприємствах в умовах комп’ютеризації. – Рукопис.
Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата економічних наук за спеціальністю 08.00.09 – Бухгалтерський облік, аналіз та аудит (за видами економічної діяльності). – Національний науковий центр „Інститут аграрної економіки” УААН, Київ, 2007.
Дисертація присвячена теоретичному та методологічному обґрунтуванню та практичним рекомендаціям з побудови та удосконалення системи облікової інформації в сільськогосподарських підприємствах в умовах комп’ютеризації, що сприятиме формуванню бухгалтерської комп’ютерної системи та ефективному її використанню в цих підприємствах.
У дисертаційній роботі досліджується поняття системи облікової інформації в умовах комп’ютеризації. Запропоновано до застосування термін бухгалтерська комп’ютерна система. Сформований перелік її складових та визначено послідовність взаємозв’язків між її підсистемами, а також проведений розрахунок економічної ефективності її впровадження.
Проаналізовано та класифіковано ринок програмного забезпечення з комп’ютеризації бухгалтерського обліку в сільськогосподарських підприємствах. Удосконалено оцінку електронного документообігу з позицій не тільки руху документів, а й передачі прав на їх використання. Сформовано перелік обов’язкових реквізитів електронного документа, що дозволить їм отримати юридичну силу.
Ключові слова: система, бухгалтерська комп’ютерна система, облікова інформація, форма обліку, комп’ютерні технології, електронний документообіг, обліковий апарат, програмне забезпечення, реквізити електронного документу.
АННОТАЦИЯ
Николашин А.О. Построение системы учетной информации в сельскохозяйственных предприятиях в условиях компьютеризации. – Рукопись.
Диссертация на соискание|снискание| научной степени кандидата экономических|экономичных| наук по специальности 08.00.09 – Бухгалтерский учет, анализ и аудит (за видами экономической|экономичной| деятельности). – Национальный научный центр „Институт аграрной экономики” УААН, Киев, 2007.
Диссертация посвящена теоретическому и методологическому обоснованию и практическим|практичным| рекомендациям по|с| построению и усовершенствованию системы учетной информации в сельскохозяйственных предприятиях в условиях компьютеризации, что будет способствовать|содействовать| формированию бухгалтерской компьютерной системы и эффективному ее использованию|употреблению| в данных предприятиях.
В диссертации рассматривается понятие системы учетной информации в условиях компьютеризации. Особое место в работе
