з дисципліни „ Організація праці менеджера”

на тему

«Загальна і спеціалізована документація. Вимоги до її складання та оформлення»

Зміст

Вступ 3

Розділ 1. Теоретико-методологічні положення документів.

1.1. Роль і значення документів. 4

1.2. Поняття документації. Класифікація документів. 7

1.2.1. Класифікація документів за змістом. 10

1.2.2. Класифікація документів по рівню узагальнення інформації. 12

1.2.3. Класифікація документів по характеру знакових засобів фіксації інформації. 12

1.2.4. Класифікація документів за матеріалом носія інформації. 16

1.2.5. Класифікація документів по регулярності виходу у світ. 18

1.2.6. Типологічна класифікація документів. 20

1.3. Поняття про формуляр документа. 21

1.4. Вимоги до складання документа. 31

Розділ 2. Аналіз та шляхи вдосконалення документації на ЗАТ ЛКФ “Світоч”.

2.1. Загальна характеристика закритого акцiонерного товариства "Львiвська кондитерська фiрма "Свiточ". 34

2.2. Відповідальність за порушення документів і правильність їх оформлення на ЗАТ “Світоч”. 36

Висновок. 47

Список використаної літератури. 48

Додатки. 49

Вступ

Документація тісно пов’язана із діловодством. А діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Актуальність теми розкривається в особливостях сучасної документації, насамперед, у переведені його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів в цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Одна з причин неякісного прийняття управлінських рішень-слабка теоритична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньою мірою володіють комплексом уставлених в установах, організаціях та на підприємствах методів, способів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках і незнання вимог ГОСТів, що встановлюють порядок оформлення документів.

Тема є актуальною, тому що сьогодні в світі і в Україні іде процес переходу від постіндустріального до інформаційного і суспільного, або суспільних знань, тобто коли 80% буде нею займатися.
Безперервно зростаючи стрімким темпом документні потоки имагають оперативності та впорядкуванні. Одним із засобів систематичних документів на різних носіях є їхня класифікація, тобто віднесення від певного виду і типу до конкретних ознаків. Про це свідчить велика кількість закордонних і відчизняних публікацій.
Об’єктом дослідження є компанія “Світоч”, а предметом - історія винекнення та видова характеристика сучасних класифікацій документа.
Мета дослідження - аналізувати сучасний стан класифікації документів і віднайти ефект механізма для подальшого розвитку, а завдання праналізувати основні проблеми та тенденції документної класифікації на основі відчизняного та закордонного досвіду.

Завданням виступає розкриття питання, що стосується документів.

Розділ 1. Теоретико-методологічні положення документів

1.1. Роль і значення документів

Вперше слово «документ» використали Цезарь та Ціцерон. Пізніше це слово стало означати «письмовий доказ», або «доказ взятий з книг». Слово «документ» вживалося від середньовіччя до ХІХст. До наших днів воно дійшло завдяки більш широкому тлумачення цьго слова вченим Поле Опле 1868-1944р. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. Глиняні документи вживаються у Вавілоні. У Стародавньому Єгипті всю інформацію записували на папірусі. З часом великої популярності набуває матеріал для виготовлення документів, як пергамент (оброблена шкіра телят чи свиней). Напочатку нашої ери в Китаї був винайдений папір. І поступово вся Європа перейшла на папір, як основний матеріал для виготовлення документів.
Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем - функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До міжгалузевих - документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні - на більш дрібні сукупності документів [ 1, ст.132 ].

Система документування - це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов'язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони—писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом [ 8, ст.231 ].
Види документів визначають за такими ознаками:
найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
походженням — службові (офіційні) й особисті:
* службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;
* особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;
місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:
* внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
* зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні,