Для забезпечення розрахунків за виробничі запаси (незалежно від факту заключного письмового договору або усної домовленості щодо поставки) від постачальника на адресу підприємства виставляється “Рахунок-фактура” (форма № 868). В рахунку-фактурі зазначається вся необхідна інформація, яка вказується платником у банківських платіжних документах. Форма документа наведена у додатку .

З метою одержання від постачальника виробничих запасів по факту здійсненої передоплати представнику одержувача видають “Довіреність на одержання цінностей”. Бланки довіреностей є документами суворої звітності, підписується керівником та головним бухгалтером підприємства.

Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що їх замінює, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі реєстрації довіреностей.

Для отримання належних підприємству виробничих запасів у бухгалтерії постачальника, спираючись на дані із заключних договорів купівлі-продажу та інформації, вказаної у довіреності на одержання цінностей, здійснюється виписка товарно-транспортних накладних (додаток ).

Для обліку та контролю за надходженням та оприбуткуванням матеріальних цінностей на підприємстві застосовується “Журнал обліку вантажів, що надійшли” (форма № М-1). Записи виконуються відділом постачання в міру надходження матеріальних цінностей на склад підприємства на основі товарно-транспортних документів, прибуткових ордерів, актів приймання матеріалів (додаток Ж).

При оприбуткуванні матеріальних цінностей комірник підприємства використовує “Прибутковий ордер” (форма № М-4). Прибутковий ордер складається у двох екземплярах матеріально-відповідальною особою у день надходження на склад.

Для оформлення приймання матеріальних цінностей, які мають кількісні та якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника, а також при прийманні матеріалів, які прибули без документів застосовується “Акт про приймання матеріалів” (форма М-7). Після приймання цінностей акти з прикладанням документів передаються: один до бухгалтерії підприємства для обліку переміщення матеріальних цінностей, а другий – відділу постачання.

Для обліку руху матеріальних цінностей в середині підприємства та їх відпуску підрозділам свого підприємства, а також для сторонніх організацій застосовується “Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів” (форма № М-11), що виписується у двох примірниках і підписується головним бухгалтером.

У випадку відпуску матеріалів підрозділам свого підприємства один примірник передається одержувачам (цеху, дільниці), другий - для складу, який потім передається до бухгалтерії .

Для оформлення відпуску матеріалів, що систематично витрачаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби та є підтверджуючим документом для списання матеріальних цінностей зі складу використовується “Лімітно-забірна картка” (форми № М-8 та М-9, М-28 та М-28а). Лімітно-забірна картка виписується на одне або декілька найменувань матеріалів у двох примірниках. В лімітно-забірній картці дільниці розписується комірник, а в лімітно-забірній картці складу – представник дільниці.

По факту оприбуткування або видачі із складу товарно-матеріальних цінностей комірник, використовуючи інформацію зазначену у первинних документах, здійснює записи у картках складського обліку. Документ “Картка складського обліку матеріалів” (форма № М-12) застосовується для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом та розміром, заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу і ведеться матеріально відповідальною особою. Записи у картці виконують на підставі первинних прибутково-видаткових документів у день, коли відбувається операція.

З метою прискорення пошуку тих чи інших запасів на складі у картках складського обліку зазначаються поряд з іншим номери стелажу та чарунки. Поряд з цим для характеристики матеріалів кожного номенклатурного номера, що знаходиться в місцях зберігання, використовують “Матеріальний ярлик” (форма № М-16). Бланк ярлика заповнюється зав. складом на кожний номенклатурний номер матеріальних цінностей. Заповнений усіма необхідними даними ярлик прикріплюється до місця зберігання матеріальних цінностей та служить для них паспортом.

Враховуючи те, що на підприємстві може бути велика кількість товарно-матеріальних цінностей, а як наслідок і звіт дуже громіздким, то в деяких випадках до звіту по складу включаються лише ті запаси, по яких був рух. За допомогою цього вдається значно зменшити обсяги зайвої інформації і прискорити роботу облікових працівників.

Виходячи із даних звіту про рух матеріальних цінностей бухгалтер здійснює записи про надходження, вибуття та залишки товарно-матеріальних запасів за окремий місяць у регістр синтетичного і аналітичного обліку „Оборотна відомість по товарно-матеріальних рахунках” або Відомість М-2.

Облік розрахунків з постачальниками і підрядчиками (транспортними та іншими сторонніми організаціями) за надані послуги по перевезенню вантажу здійснюється в журналі-ордері № 6.

2.5 Синтетичний і аналітичний облік виробничих запасів

Організація синтетичного обліку виробничих запасів на Підприємстві здійснюється на рахунку 20 “Виробничі запаси”, до якого відкривають наступні субрахунки:

- 201 “Сировина й матеріали”,

- 202 “Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби”,

- 203 “Паливо”,

- 204 “Тара й тарні матеріали”,

- 205 “Будівельні матеріали”,

- 206 “Матеріали, передані в переробку”,

- 207 “Запасні частини”,

- 208 “Матеріали сільськогосподарського призначення”,

- 209 “Інші матеріали”.

По дебету рахунка 20 «Виробничі запаси» та його субрахунків відображають надходження відповідних запасів на підприємство та збільшення їх вартості в результаті дооцінки, по кредиту — витрати на виробництво, відпуск в переробку, на сторону, а також зменшення вартості запасів внаслідок уцінки.

На субрахунку 201 «Сировина й матеріали» ведеться облік наявності і руху сировини та основних матеріалів, які входять до складу продукції, що виготовляється, або є необхідними компонентами при її виготовленні, а також допоміжні матеріали, які використовуються при виготовленні продукції або для господарських потреб (забудовники облік будівельних матеріалів ведуть на субрахунку 205 “Будівельні матеріали”).

На субрахунку 202 «Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби» ведуть облік наявності і руху купованих напівфабрикатів і комплектуючих виробів, придбаних підприємствами для виробництва продукції; конструкцій і