Системний підхід дозволяє використовувати математичний опис функціонування, дослідження різноманітних властивостей окремих елементів системи в цілому, проводити моделювання облікових, аналітичних та аудиторських npoцесів.

Системний підхід та моделювання дозволяють у доступній формі відображати всі необхідні дані, а також використовувати ПК для до-слідження поведінки системи в конкретних експериментальних умовах.

Принцип стандартизації та уніфікації дає змогу, в разі необхідності, застосування типових, уніфікованих та стандартних елементів функціонування автоматизованої інформаційної системи обліку. Цей принцип дозволяє скоротити термін впровадження автоматизованої інформаційної системи обліку, а також трудові та вартісні витрати на створення цієї системи.

Принцип сумісності дозволяє забезпечити здатність взаємодії автоматизованих інформаційних систем різних видів, рівнів у процеci їx сумісного функціонування, а також нормальне функціонування економічних об'єктів, підвищувати ефективність управління підприємством.

Принцип розвитку дає змогу постійно поповнювати i оновлювати функції системи та види її забезпечення. Цей принцип передбачає, що інформаційна система обліку має постійно нарощувати свої потужності новими технічними та програмними засобами, постійно розширятися новим колом завдань та поновлювати інформаційний фонд.

Принцип ефективності полягає у раціональному співвідношенні між витратами на створення автоматизованої інформаційної систе-ми обліку та ефектом, який отриманий завдяки її функціонуванню.

Наведені основні принципи використовують на всіх стадіях створення та функціонування автоматизованої інформаційної сис-теми обліку, тобто впродовж усього їх життєвого циклу.

На базовому підприємстві згідно наказу “Про облікову політику” №3 від 27 лютого 2001р. передбачалось застосовуватння програми “1С: Бухгалтерія”, де мав бути відображений автоматизований облік аналізу і аудиту виробничих запасів, але згідно об’єктивних причин даний програмний продукт відсутній. Отже, надалі питання буде розглядатись за умови, якби була застосована ця програма.

Перевагами “1С:Бухгалтерії” є простота в експлуатації, що дозволяє обійтись бухгалтеру без допомоги фахівця і спеціальної підготовки в процесі засвоєння основних принципів роботи з програмою, її встановлення і настройки під особливості облiку підприємства, а також полегшує адаптацію програми до можливих змін законодавства i форм звiтностi. До того ж, поширеність даної програми дозволяє сподіватись на те, що з часом будуть з’являтись її нові, поліпшені версії, побудовані за вже знайомими принципами, і придбати їх можна буде досить легко.

Впровадження автоматизованої системи обліку виробничих запасів дозволить:

- Зменшити навантаження працівників;

- Зменшити кількість бухгалтерів, зайнятих на цій ділянці роботи;

- Керівнику підприємства завжди мати необхідну інформацію стосовно руху виробничих запасів.

"1С:Бухгалтерiя" працює за тою ж загальною схемою, вона автоматизує процес введення і обробки первинної облікової інформації за допомогою різноманітних довідників (у електронній інструкції програми вони називаються списками), формування програмою бухгалтерських регістрів, різноманітних звітних форм на підставі виконаних групування первинної інформації і проміжних розрахунків.

До важливих можливостей "1С: Бухгалтерiї" відноситься ведення синтетичного i аналітичного обліку, можливість ведення багатовалютного обліку, автоматизоване формування всієї необхідної звітності i різноманітних документів по синтетичному i аналiтичному облiку, можливiсть редагування плану рахунків, системи проведень, настройок аналiтичного облiку, форм первинних документiв і звiтів, можливiсть автоматичного друку первинних і вихiдних документiв.

Виробники “1С: Бухгалтерії” комплектують програму найбільш необхідними, на їх думку, видами списків (довідників). До них відносяться:

Життєвий цикл автоматизованої інформаційної системи обліку поділяють на такі стадії:

Дослідження та обґрунтування створення автоматизованої інформаційної системи обліку.

Технічне завдання.

Ескізний проект.

Технічний проект.

Робоча документація.

Впровадження в дію.

Промислова експлуатація.

Перед початком роботи автоматизації облікового процесу на підприємстві необхідно провести обстеження структуру служби бухгалтерії, яка виконує облікові роботи та са-мого обліку як інформаційної системи. Обстеження здійснювалось відповідно до складеного плану i виділеними для цього робочими групами.

Застосування автоматизованої інформаційної системи обліку має забезпечити перебудову організаційної та функціональної структури бухгалтерії. Тому спочатку, на стадії обстеження, визначили струк-туру бухгалтерії підприємства та функціональні обов'язки працівників. При цьому використовували порівняльний аналіз організаційної структури бухгалтерії споріднених підприємств, особливо тих, які функціонують з АРМ.

Для визначення організаційної структури бухгалтерії підприємства склали таблицю, де зазначали групу i спеціалістів.

Організаційна структура вивчалась у тісному взаємозв'язку з обстеженням функцій управління, робіт, які виконує персонал бухгалтерів, а також функцій підрозділів підприємства та кожного виконавця, що займається обліковими роботами.

Для характеристики організаційно-методологічних функцій бух-галтерії підприємства складемо табл. 4.1.

Процес обстеження має не тільки охоплювати систему облікової інформації, а й враховувати остаточні рішення з автоматизації обліку (уточнення комплексу облікових завдань, склад технічних засобів i засобів передавання даних, визначення режимів роботи, організація АРМ, постановка облікових завдань).

Таблиця 4.1 – Розподіл обов»язків бухгалтерії підприємства

Найменування oпepaцій | Виконавець | Засоби виконання | Примітка

Технічні | Бухгалтер | ПК, „1С:Бухгалтерія”

ксерокс | Записи до регістрів обліку; підрахунок даних первинних документів, відомостей; сортування документів перед передачею до архіву; виписка та розмноження первинних документів

Логічні | Бухгалтер | ПК, «1С:Бухгалтерія» |

Упорядкування масивів вихідних даних (кодування документів), звірка розрахунків з підприємствами та особами

Аналітичні | Інженер, бухгалтер | Папір, олівець,

ПК, «1С:Бухгалтерія» | Приймання, формальна та логічна перевірка звітів матеріально-відповідальних осіб; виявлення та виправлення помилок в обліку; звірка даних бухгалтерського та первинного обліку; складання бухгалтерських розрахунків, інвентаризація.

Творчі | Головний бухгалтер | ПК, електронні таблиці EXEL, редактор WORD | Складні розрахунки, співставлення, вибір варіантів рішень на підставі критеріїв, що визначаються самим виконавцем (наприклад, економічний аналіз кошторисів витрат, собівартості продукції в розрізі об’єктів будування, оцінка ефективності господарської діяльності, проведення документаль-них ревізій, інструкцій, складання планів роботи бухгалтерії).

Організаційні | Головний бухгалтер | Папір, ручка | Адміністративна направленість (підтвердження висновків комісії про списання нестачі чи списання або псування матеріальних цінностей, затвердження та контроль виконання планів роботи бухгалтерії)

Допоміжні | Молодший бухгалтер | Матеріальне забезпечення бухгалтерії, ведення