По Генеральному регламенті посада архіваріуса як керівника архіву була єдиною. Він виконував поточну роботу. Якщо в архіві починалася робота з упорядкування справ, складання описів, алфавітів і інших довідників, то сюди відряджалися на час канцеляристи і копіїсти, в основному з установ-фондоутворювачів.

На службовців архіву лежали обов’язки “наглядати й охороняти” документи і здійснювати довідкову роботу. Для обліку велися журнальні щоденні записи, за більш тривалі проміжки часу складалися звіти. Старшим службовцем пропонувалося стежити за молодшими, щоб вони не “нудьгували за описом”.

Якісний рівень архівних довідників був низьким. При переклеюванні стовпців сстави часто змішувалися, заголовки в ряді випадків не відповідали змісту справ, нерідко книги вписувалися в опис без заголовка, а лише з позначенням номера і гола. Тривалість робочого дня архівістів за Генеральним регламентом складала шоста година. Але вже в середині XVІІІ ст. співробітникам архівів приходилося працювати по 14 і навіть 16 годин. Якщо ж довідка чи копії документів були потрібні якому-небудь чиновнику, то адміністрація діяла за принципом “примусити піддяних”, тобто не випускати співробітників з архіву, поки робота не буде довершена. До кінця XVІІІ в. тривалість робочого дня скоротилася до восьми годин Мітюков О.Г. Вказ. праця. – С.3.

Засобу на потреби архівів відпускалися явно недостатні. Положення з устаткуванням залишало бажати кращого. До кінця XVІІІ в. архіви були постачені шафами і полками, але, як правило, у недостатній кількості. Тому документи складали в шухляди чи просто звалювали на підлогу.

У XVІІІ в. виявилися два підходи до організації збереження документів. У “поточних” архівах діючих установ в основному зберігався колишній порядок класифікації архівних справ, вироблений ще в канцеляріях. Це спостерігалося й у центральних, і в місцевих архівах. Всередині документальних масивів джерела розділялися по тематичному, хронологічному й іншому принципах. Це робилося, головним чином, для кращого використання матеріалів. Таким чином, у “поточних” архівах продовжував домінувати принцип походження – “провеніенції”. Виключення з цього правила викликалися поганими умовами збереження, частими переміщеннями архівних фондів і т.д Крайская З.В., Челлини Є.В. Архивоведение. – М.: Норма, 1996. – С. 

.

В історичних архівах починає виявлятися інший підхід, що у своїй основі можна назвати бібліографічним: кожен окремий документ розглядався як самостійний об’єкт і прирівнювався в класифікаційному відношенні до книги. Документи стали класифікуватися за предметною ознакою, на основі твердих формально-логічних схем. Характерно, що розподіл матеріалів за принципом приналежності – “пертинентності” – у Росії відбувався в історичних архівах, не особливо великих за обсягом справ, що зберігались. Це можна пояснити тим, що багатомільйонні документальні масиви просто неможливо було піддати подібній класифікації при обмеженій кількості архівних співробітників.

Розділ IV. Основні вимоги до устаткування і приміщення архіву

4.1. Створення оптимальних умов зберігання документів

Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються:

наданням для архіву приміщення і проведенням планово-запобіжного ремонту приміщень;

облаштуванням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронною і протипожежною сигналізацією;

вживанням спеціального устаткування для зберігання документів (стелажів, сейфів, коробок і т.д.);

створенням оптимального світлового режиму а також режиму вологи і температури в приміщенні архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.

4.2. Вимоги до приміщення архіву

Відповідно до об'єму і складу справ, що зберігаютьчя, архіву надається окрема будівля (або частина будівлі), спеціально побудована і обладнана або пристосована для зберігання документів.

Будівництво спеціальної будівлі архіву може проводитися як за типовими проектами будівель державних архівів, так і за індивідуальними проектами, що узгоджені із зацікавленими організаціями.

Спеціальні приміщення для архіву повинні передбачатися при будівництві адміністративних будівель для організацій, в структурі яких діє архів. За відсутності спеціального приміщення для архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративних будівлях організацій.

Оптимальні умови зберігання документів і роботи з ними передбачають надання наступних приміщень для архіву:

сховище для зберігання документів;

приміщення для прийому, тимчасового зберігання, акліматизації документів;

приміщення для роботи користувачів (читальний зал);

робочих кімнат для співробітників архіву.

Робочі кімнати для співробітників і приміщення для роботи користувачів (читальний зал) повинні бути ізольовані від приміщень сховищ.

Приміщення сховищ, що не мають перегородок від робочих кімнат, ізолюються спеціально встановленими перегородками. Сторонні особи допускаються в сховища тільки з дозволу завідувача архівом і у присутності співробітника архіву.

Сховища архіву повинні бути відділені від лабораторних, виробничих, складських і побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням або вживанням харчових продуктів або хімічних речовин, і не мати загальних з ними вентиляційних каналів.

Сховища повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення і мати запасний вихід.

У приміщеннях сховищ не повинно бути газових, водопровідних, каналізаційних і інших магістральних трубопроводів. Проводка труб немагістрального характеру допускається за умови їх ізоляції в спеціальних захисних кожухах, що виключають проникнення викидів з них в сховищі.

Зовнішні двері приміщення архіву повинні бути оббиті металевим листом і мати міцні засуви. В неробочий час вони опечатуються або пломбуються. Печатку або пломбувальник зберігають разом з ключами у чергового по організації або у встановленому правилами внутрішнього розпорядку місці.

Приміщення архіву облаштовуються охоронною сигналізацією. На вікна, розташування яких дозволяє доступ ззовні, встановлюються металеві грати із замками, опечатаними пломбувальником.

4.3. Електро- і протипожежне устаткування

У приміщеннях сховищ архіву прокладається прихована електропроводка; допускається електропроводка в газових трубах. Освітлювальна арматура застосовується напівгерметична. Світильники, електрощити і розподільчі пристрої повинні бути закритого виконання. Сховища облаштовуються відключаючими рубильниками. Розподільні електрощити, запобіжники і рубильники встановлюються тільки зовні сховищ.

У цілях протипожежного захисту все електроустаткування забезпечується заземленням.

По пожежній небезпеці приміщення архівів відносяться до категорії "В". Сховища повинні розміщуватися в будівлях не нижче другого ступеню вогнестійкості.

Основним протипожежним устаткуванням архівів є вуглекислотні вогнегасники новітніх конструкцій (Додаток 1), які встановлюються з