Довідка по готелях (обновляється щотижня): повний перелік готелів із вказівкою їхніх адрес і телефонів «reception», можливих за наявним контрактом класах розміщення й харчування в готелях, режиму продажів по запиті;*

Довідка по рейсах (обновляється щотижня): список авіарейсів, які обслуговують наявні маршрути, номери рейсів, дні вильоту, час й аеропорти вильоту-приземлення.

Отримана таблиця наявності вільних місць значно спрощує бронювання власних турів. При впровадженні чергової нової заявки програма автоматично запропонує вибрати маршрут, готель і дату заїзду з отриманих по каналі зв'язку меню, підставивши обрані значення у відповідні поля екранної форми. Це значно полегшує бронювання турів і виключає помилкові або недійсні заявки.

Бланки заявок, які готуються програмою для печатки, повністю відповідають стандартній формі замовлення, включеної в додаток до нового агентського договору.

Спеціальні комерційні звіти, які складаються за допомогою комп'ютерів, показують менеджерам по продажах:

1) Які рахунки-фактури надають найкращі можливості для щомісячного вдосконалення;

2) Яка частота продажів повинна бути на продовженні місяця в кожного продавця;

3) Яких результатів повинен буде досягти кожен продавець по кожному з рахунків у попередньому місяці;

4) Скільки кожен продавець повинен продати до кінця року, щоб ліквідувати зниження ефективності в попередніх місяцях;

5) Що кожен продавець повинен зробити по кожному рахунку в наступному місяці, щоб досягти потенціалу поточного місяця (з урахуванням сезонності);

6) Наскільки нижче або вище ефективність кожного співробітника щодо ефективності його колег.

Наріжний камінь системи - це регулярний щомісячний вимір індивідуальних досягнень в умовах ясної впевненості й виваженості факторів виробництва. Введення цієї системи дозволило компанії підвищити ефективність продажів, а також поліпшити свою позицію на ринку.

На закінчення треба сказати, що планування прибутку в багатьох компаніях було перекручено помилковим переконанням, що деякі функції організації не мають відносини до планування прибутку.

Складність установлення грошового еквівалента результатів деяких дій співробітників не повинна бути причиною для відмови від всіх зусиль по встановленню кількісних цілей для цих функцій. Крім того, реклама, керування персоналом або будь-якою іншою функцією співробітників можуть безпосередньо включатися в планування прибутку, установлювати специфічні, вимірні індивідуальні цілі й відповідно можуть бути оцінені. Це дозволяє враховувати вплив факторів внутрішнього й зовнішнього середовища на збільшення прибутку фірми (мал. 2.4).

Рис. 2.4. Фактори збільшення прибутку.

На початку своєї діяльності компанія “Діан-тур” проводила непродумані рекламні заходи, які були несвоєчасні й надмірно дорого коштували. Результати були ілюзорні й невизначені, витрати перевищували норми, і компанія не могла зайняти заплановані позиції на ринку. Це змусило фірму переглянути свою політику в області реклами.

Менеджмент повинен ретельно визначити сегменти ринку, які необхідно завоювати, а також фактори, які впливають на прийняття клієнтами рішення про покупку. Ринок повинен бути сегментований в умовах цих ключових факторів. Необхідно визначити й старанно проаналізувати пріоритет сегментів ринку й сучасної позиції компанії в кожному сегменті.

Досвід фірм по поліпшенню технологічних й управлінських процесів показує, що їхній успіх може бути заснований на певних заходах:

1. Дії, які починаються вищим керівництвом, повинні бути засновані на знанні точних витрат. Часто їх можна одержати тільки в результаті загальної оцінки картини діяльності фірми. Наприклад, важливість експлуатаційних витрат розкривається, якщо загальна калькуляція містить у собі втрати в міжсезоння й виплати по різноманітних штрафних санкціях.

2. Відбір найбільш багатообіцяючих менеджерів, які очолюють процеси й підготовляють доповіді по більше швидкому розвитку програм, і їхня підтримка на рівні вищого керівництва.

3. Визначення основних дій, необхідних для успішного керування й забезпечення персоналом з відповідними навичками.

4. Заохочення спілкування між людьми, які очолюють різноманітні туристські відділи, з метою розуміння колективного погляду й зусиль для потреб фірми.

За досягненнями будь-якої діяльності коштують щоденні зусилля по збільшенню прибутку. Виконавчі менеджери повинні бути готові прийняти занадто часто не визнаний факт, що всі менеджери й персонал мають дві різні відповідальності.

Так, директор фірми “Діан-тур” прийшов до висновку, що його зусилля по зниженню витрат не змогли змінити тенденції до зниження прибутку, тому що починалися несистематично. Тоді він почав організаційні зусилля для розуміння компанією нових економічних методів, що дозволило зміцнити у свідомості всіх, що відповідальність за збільшення прибутку лежить на кожному співробітнику. Прагнення до зменшення витрат визначили як частина роботи кожного менеджера. Була притягнута зовнішня допомога для здійснення специфічних цілей по збільшенню прибутку. Були сформовані робочі команди для досягнення цих цілей й удосконалювання коштів періодичного визначення темпів розвитку.

Протягом короткого часу були відкриті філії по Україні й у країнах СНД, оброблено більше 70 нових напрямків, включаючи такі екзотичні, як Бразилія, Папуа - Нова Гвінея, Бірма, Антарктида й інші. Тільки за перший рік економія склала більше 28 тис. грн. Ці кошти були спрямовані на рекламну кампанію “Діан-тур” й її філій. Частина розробок і витрат по рекламі взяли на себе філії, що також послужило причиною загального зниження собівартості турів.

2.3. Система управлінського контролю ТОВ “Діан-тур”

Простежимо еволюцію управлінського контролю на підприємстві. Раніше керівник, що почав приймати рішення, не радячись із «низовими» менеджерами. Він часто скасовував їхнього рішення, навіть не попереджаючи їх про це. Більше того, він став приймати рішення й на «низовому» рівні замість них, зваливши всю роботу на себе. Він пояснював це їхньою некомпетентністю й бажанням зрозуміти суть справ «знизу». Вони стали звільнятися. Тоді він набрав нових, підкоривши їх тим вимогам, які сам сформулював на основі власного досвіду. Вони не мали достатнього досвіду менеджерської роботи, і він знову став робити роботу за них. І тільки випадкова допомога з боку